ペーパーレス化を実現するために、物理的に保管されている書類や冊子類をスキャニングしデジタルデータとして活用したいと考えている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、書類の量が膨大であったり、特殊な書類をスキャニングするためには特別な機器が必要で、自社では対応できないことも少なくありません。

そのような場合に役立つのがスキャン代行サービスです。本記事では、スキャン代行サービスを活用するメリットや取り扱い可能な書類、業者選びのポイントもあわせて紹介します。

スキャン代行サービスとは

スキャン代行サービスとは、その名の通り紙や本をスキャナーで読み取り（スキャニング）、デジタルデータへ変換する作業を代行してくれるサービスのことを指します。

膨大な書類管理に頭を抱えている企業も少なくありません。

そこで、書類整理の手間を削減するためにスキャン代行サービスを活用する企業が増えています。

スキャン代行サービスを使うメリット

スキャン代行サービスを活用することで、企業にとってどういったメリットがあるのでしょうか。

コスト削減と業務効率化

書類をデジタルデータへ変換することにより、PCやデータベース上から目的の書類を素早く検索できるようになります。

また、書類を保管しておくためのスペースや管理者も不要になり、コスト削減につながります。

自社でスキャニング作業を内製化することも可能ですが、作業に慣れていないと多くの時間と人員が必要になり、コストが無駄になってしまいます。

スキャン代行サービスを活用し外部へ作業を委託することで、社員は定型的な作業から解放され、より高度で専門的な業務に専念できるようになるのです。

スキャナーの導入が不要

自前でスキャニング作業を行うとなると、大型のスキャナーや複合機を導入しなければなりません。購入費用やリース費用が発生し、メンテナンスコストもかかってしまいます。

しかし、スキャン代行サービスを活用すれば、スキャナーの導入そのものが不要になり、設置場所の確保やメンテナンスの手間も省くことができます。

書類の劣化を防ぐ

重要書類や書籍などを繰り返し使用していると、シワや破れなどができることもあります。また、書類の保存状態によっては、インクがかすれて見えにくくなったり、書類そのものが色褪せて劣化してくることもあるでしょう。

スキャン代行サービスでデジタルデータに変換できれば、このような劣化を未然に防ぐこともできます。

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スキャン代行で対応できる書類の種類

実際にスキャン代行サービスを依頼した場合、どのような書類をデジタルデータに変換できるのでしょうか。基本的に企業が扱うほとんどの書類はスキャニングに対応できますが、一例をピックアップしてご紹介します。

• 1.契約書
• 2.カタログ
• 3.書籍
• 4.希少資料
• 5.ISO文書
• 6.BCP関連文書
• 7.紙図面
• 8.手書き帳票
• 9.裁判書類
• 10.通関書類

上記のとおり、契約書や手書き帳票といった1枚単位での紙はもちろんのこと、裁判所類、通関書類といった複数枚の紙がまとまった書類、カタログのような冊子までもスキャニングに対応できます。

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スキャン代行にかかる平均価格

スキャン代行サービスの利用にあたって、特に気になるのがコスト面の問題ではないでしょうか。

スキャン代行サービスの料金は、書類の種類や解像度、モノクロかカラーかによっても変わってきます。

一般的な書類

手書き帳票や資料、BCP関連文書など、一般的な書類の場合は1枚あたり6円から20円程度の料金相場となっています。

解像度	モノクロ	カラー
300dpi	6円/枚	12円/枚
600dpi	10円/枚	20円/枚

契約書・裁判書類・通関書類など

契約書や裁判書類、通関書類などは機密性が高く、高度なセキュリティ対策が求められることから、一般的な書類よりも料金は高額になります。

なお、以下の料金表は1枚ずつ分解してスキャンした場合の金額です。

複数の書類がまとまった状態のまま、1枚ごとに分解せずスキャンするためには手作業が求められるため、上記の金額よりも高額になるケースが一般的です。

解像度	モノクロ	カラー
300dpi	15円/枚	30円/枚
400dpi	18円/枚	35円/枚

カタログ・書籍

カタログや書籍の場合、背表紙から切り離し1枚単位でスキャニング作業を進めることが基本となります。しかし、希少性の高い本などは切り離すことが難しい場合もあることから、分解しない場合の料金は高額になります。

解像度	分解する場合	分解しない場合
300dpi	10円/ページ	20円/ページ
600dpi	20円/ページ	40円/ページこめ
※別途断裁費用　500円/冊

図面

図面のような大判サイズの書類は、特殊なスキャナーを使用するためサイズに応じて上記よりも高額な料金相場となっています。

解像度	A1サイズ	A2サイズ
	モノクロ	カラー	モノクロ	カラー
300dpi	200円/枚	400/枚	150円/枚	300円/枚
600dpi	600円/枚	1200/枚	300円/枚	600円/枚

非破壊・袋とじされている書類でもスキャン代行は可能？

本や冊子、図面などの特殊な書類をスキャニングするためには、一般的には1ページずつ切り離したり、スキャナーで読み取れるサイズにカットしたりする作業が必要です。

しかし、希少性の高い書類や、第三者から預かった書類などの場合、物理的に破壊することなくスキャンしたいというニーズもあります。

上記でも紹介した通り、非破壊でのスキャニング作業も可能ですが、通常の料金に比べてコストが高額であるというデメリットもあります。

また、書籍によっては袋とじのページもありますが、綴じた状態のままでは物理的にスキャニングができません。そのため、袋とじのような特殊な形状の冊子・書籍は、多くのスキャン代行サービスでは非対応となっています。

スキャン代行の業者を選ぶポイント

スキャン代行サービスはさまざまな事業者が提供しており、どのサービスを選べば良いのか分からないという方も多いです。そこで、業者選びの際に注意しておきたいポイントを紹介しましょう。

対応できる書類の種類やサイズ

ひとつ目のポイントは、スキャニング作業を依頼したい書類の種類やサイズに対応できるかという点です。

資料や一般的な書類などは多くの業者が対応できますが、ポスターや図面といった大判サイズのスキャニングは対応できない業者も少なくありません。

原本の取り扱い

スキャニング作業が終了したあと、多くの場合は原本を返却します。しかし、なかにはそのまま破棄・処分してほしいというケースもあるでしょう。

破棄や処分に対応できない業者もあることから、スキャニング後の原本の取り扱いは確認しておきましょう。

納期・費用

急ぎの案件で早急に対応してほしいといったケースもあるでしょう。スキャン代行サービスの納期は1週間前後の場合が多いですが、書類の量が多くなると納期は後ろ倒しになることもあります。

短納期などに個別に対応できるか、納期とコストのバランスがとれているかもあわせて確認しておきましょう。

セキュリティ体制

契約書や裁判書類など、機密情報や個人情報などが記載された書類は厳重な取り扱いが求められます。

十分なセキュリティ体制が確保されていないと、情報漏えいにつながるおそれもあるため、機密文書の取り扱い実績が豊富な業者を選定しましょう。

▶︎業務改善コンサル会社の選び方とは？

プロセスマネジメントはスキャン代行でデジタルデータ化をサポート

スキャン代行サービスを活用したいと考えているものの、信頼できる業者がなかなか見つからない、特殊な書類のスキャニング作業を断られてしまった、などの悩みを抱えている企業も多いのではないでしょうか。

そのような場合には、プロセスマネジメントへご相談ください。一般書類であれば1枚あたり5円からのスキャニングが可能で、契約書や裁判書類といった機密性の高い文書もデータ化が可能です。

万全のセキュリティ体制とリーズナブルな料金、スピーディーな対応でペーパーレス化やDXをサポートいたします。

まとめ

企業が取り扱う書類のなかには、一般書類から機密性の高い情報が記載された契約書、カタログなどの冊子類、大判サイズの図面まで、さまざまなものがあります。

これらのスキャニングには特殊な機器が必要なこともあり、自社で対応できないケースも少なくありません。

ペーパーレス化を実現するためにも、高品質なスキャン代行サービスを活用してみてはいかがでしょうか。

信頼性の高いスキャン代行サービスをお探しの方は、ぜひ一度プロセスマネジメントへご相談ください。

2022年1月に電子帳簿保存法という法律が改正され、2024年1月から決算や確定申告書類などの電子データでも保存ができるようになることをご存知でしょうか。そもそも電子帳簿保存法の内容を正しく理解できていない事業者も多く、電子保存を検討している企業や個人事業主は早急に準備を進めなくてはなりません。

本記事では、電子帳簿保存法とはどういった法律なのか、義務化がスタートする背景や法改正のポイント、事業者が準備すべきこともあわせて解説します。

電子帳簿保存法とはなにか

電子帳簿保存法とは、その名の通り国税関連の帳簿や関係書類を、紙ではなく電子データとして保存しておくことを認める法律のことを指します。

電子帳簿保存法では、電子データによる保存方法を以下の3つに区分しています。

1. 電子帳簿等保存：WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類
2. スキャナ保存：紙に印字した帳簿書類をスキャナで読み込んだもの
3. 電子取引：電子データとして受領した書類

帳簿や税務署類のペーパーレス化を促進するために1998年に制定され、その後何度かの法改正が行われてきました。直近では2022年1月に改正され、税務署長の事前承認制度の廃止やスキャナのタイムスタンプ付与日数の緩和、スキャン前の自筆署名不要、電子データの検索要件の緩和（日付・金額・取引先のみでOK）などが盛り込まれました。

同時に、電子取引で行われる国税関係書類や帳簿については、電子データとして保存することが義務付けられました。ただし、当初は2022年1月からのスタート予定でしたが、2年間の猶予が設けられたため、実質的な完全義務化は2024年1月からとなります。

なぜ電子帳簿保存は改正されたのか

これまで国税関係書類や帳簿は、紙による保存が義務付けられてきました。電子帳簿保存法が成立後も、20年以上にわたって紙または電子データによる保存が選択できていたものが、なぜこのタイミングで電子取引のデータは電子データとしての保存が義務化されたのでしょうか。

その背景には、上記でも紹介したように経理業務のペーパーレス化を促進し、業務効率および企業の生産性を向上する目的があります。また、書類に記載された情報や数字を手作業で計算するよりも、電子データとしてPC上で処理できるようになれば、人為的ミスの削減や会計監査および税務調査に関する準備の低減にもつながるためです。

電子帳簿保存の義務化に応じなかった場合はどうなる？

電子帳簿保存法の内容を知らないまま対応が遅れ、結果として義務化に間に合わなかった場合、事業者に対してさまざまなペナルティが科される可能性があります。

国税庁では、特に悪質だと判断された場合などにおいて、青色申告の承認を取り消す可能性があるとしています。現在、青色申告では最大65万円の特別控除を受けることができますが、承認取り消しとなってしまうと控除が受けられず、税負担が増大する懸念があります。

また、必要な帳簿や関係書類がない場合には、追徴課税や推計課税が課される可能性もあり、本来納めるべき税額よりも高額な税金を支払うことにもなりかねません。

電子帳簿保存法に備えるべき対象者は？

電子帳簿保存法の対象となるのは、すべての法人および個人事業主です。ただし、法人や個人事業主のなかには、すでに会計システムなどに帳簿をまとめており、電子データとして管理できている方も多いでしょう。

これから電子帳簿保存法に備えるべきなのは、従来まで紙の帳簿で管理していた法人や個人事業主であり、場合によっては一から会計システムの選定やデータ入力の仕方をマスターしなくてはなりません。

電子帳簿保存が可能になるもの

電子帳簿保存では、WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類だけでなく、決算関係書も電子データとして保存しておくことが可能となります。

帳簿書類とは、仕訳帳や総勘定元帳などが代表的であり、その他の補助簿といわれる売上帳や仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳などまで含めるかどうかは任意で選択できます。

また、決算関係書としては、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などがあります。

電子データでの保存が義務化されるもの

電子取引とは取引情報の授受をデータで行う取引です。
メールで受領した請求書や領収書（PDFデータ）はもちろん、インターネットのホームページからダウンロード、またスクリーンショットした請求書や領収書データ。
クラウドサービスによる電子請求、クレジットカードの利用明細データや交通系ICカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービス、EDIシステム。また「ペーパーレス化」されたFAX機能を持つ複合機で受領した請求書データ等はすべて電子取引となり、例外なく電子データでの保存が義務付けられます。

電子取引での保存要件とは？

電子取引とは、取引情報を電子データとしてやり取りする行為を指します。たとえば、取引先から請求書を書類ではなくPDFファイルで受領している場合などが電子取引にあたります。

このような電子取引にあたっては、帳簿や関係書類の保存にあたって一定の要件が決められています。

真実性の確保

データが改ざんされていないことを証明するために、以下のいずれかの措置を講じる必要があります。

1. タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
2. 取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
3. 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
4. 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う。

可視性の確保

保存されたデータを速やかに検索、表示するために、以下の措置を講じる必要があります。

1. データの保存場所にPCやモニタープリンタ、システムの操作マニュアルを備え付けておく
2. システムの概要書を備え付けておく
3. 検索機能を確保しておく

①取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目を検索条件として設定できること

②日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

③二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること

電子取引の保存方法

電子取引によって電子データを授受する方法には、電子メールやビジネスチャット、クラウドサービスなどさまざまなパターンがあります。

いずれにしても、電子取引として請求書や領収証などのデータを受領した場合には、添付ファイルをハードディスクやCD、DVD、磁気テープ、クラウドストレージなどに保存しておく必要があります。

なお、電子データを保存する際には、件名や書類の種類、取引先の名称や日時などで判別しやすいよう、保存時のタイトルなども工夫しておくと安心です。

義務化までにするべきこと

電子帳簿保存法の義務化は2年間の猶予期間を経て、2024年1月から本格的にスタートすることが決まりました。すなわち、2024年1月までに電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムを導入し、完全に電子化へ移行できる状態にしておかなくてはなりません。

電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムにはさまざまなものがありますが、なかでも現在主流となっているのがインターネットにアクセスするだけで利用できるクラウドサービスです。電子帳簿保存法に対応済みのシステムも数多く提供されているため、自社にとって使い勝手の良いものを選んでみましょう。

プロセス・マネジメントは低価格で高セキュリティの電子化サービスを提供

今回の法改正を機に、過去の帳簿や税務署類、さらには電子帳簿保存法に関連しない書類も含めて電子化を進めようとすると、膨大な手間がかかるものです。帳簿や書類をスキャン保存する方法もありますが、システムを活用するノウハウや経験がない企業にとっては難易度が高いと感じることもあるでしょう。

そのような悩みを抱えている企業におすすめしたいのが、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」です。OCRを用いたスキャンでスピーディーな作業が実現できるほか、不鮮明な文字や読み込みのエラーが心配な場合でもオペレーターが作業を代行します。低価格かつ高品質な作業を実現しているほか、電子化した後のデータの管理や有効な活用についても提案できます。

さらに、個人情報保護士のオペレーターが在籍しているほか、法人としてもPマークやDXマークを取得しているためセキュリティ体制も万全です。

まとめ

2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、多くの事業者は帳簿や税務書類の電子化に対応しなければなりません。2年間の猶予があるとはいえ、2024年1月に本格的なスタートが予定されていることから、対応準備ができていない企業は今から少しずつ進めていく必要があるでしょう。

電子データとして取り込むためのデータ入力やスキャナ保存、データの管理方法に不安がある企業は、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」の活用も検討ください。