データ入力代行サービスの費用相場とコスト削減のポイント
アンケートや申込書、名刺などの情報を登録するデータ入力は、一見簡単そうに見えますが慣れないスタッフにとっては大変な作業です。
また、入力する書類の数が膨大だと自社のスタッフだけでは対応しきれなくなることも。
そのようなときに便利なのが、データ入力代行サービスです。
本記事では、データ入力代行サービスの費用相場やコストを抑えるためのポイントをご紹介します。
Contents
データ入力代行の費用相場
データ入力代行にかかる費用はタスクの内容や業者によっても異なりますが、以下の金額がおおよその相場となっています。
たとえば、名刺やはがき、アンケートなどは入力項目があらかじめ決められているパターンも多く、項目が増えると1枚あたりの費用も上がります。
また、文字入力についても、文中に図表が含まれていると別途オプション費用が加算されるケースも少なくありません。
| 文字入力 | 0.5～1.2円/文字 |
| 名刺入力 | 50～90円/枚（8項目） |
| 名簿入力 | 9～15円/人（4項目） |
| 応募はがき入力 | 14～20円/枚（8項目） |
| アンケート入力 | 0.5～1円/問（択一問題）、1.5～5円/問（複数回答） |
| ページ入力 | 500～800円/ページ |
| レイアウト入力 | 500～900円/枚（A4サイズ） |
データ入力代行の費用体系
データ入力代行の費用体系は主に作業単価制と作業時間制の2種類に分けられます。
それぞれの特徴と長所、短所を簡単に解説しましょう。
作業単価制
作業単価制とは、「名刺100枚分」や「アンケート100項目分」などのように、作業量に応じて費用を支払う仕組みです。
膨大なデータがあり自社だけで作業を賄うことが難しい場合、定型的なデータ入力作業だけを切り出したうえで、安く依頼することができます。
ただし、作業単価制はマニュアル化が容易な簡単な作業に向いている一方で、図表が多用された文書や複雑なレイアウトの文書など、イレギュラーな対応が求められるデータ入力作業には不向きというデメリットもあります。
作業時間制
作業時間制は、作業時間に応じて費用を支払う仕組みです。
一定の時間内でこなせるデータ入力作業をまとめて依頼できるため、たとえばアンケートと名刺、名簿などのように、複数の書類を入力してほしいという要望にも柔軟に対応できます。
一方で、作業を委託する文書の量が少ない場合、作業単価制に比べると費用が割高になってしまう可能性もあるでしょう。
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データ入力代行を導入することによる費用面でのメリット
データ入力作業を専門業者に委託するには一定のコストがかかってしまいますが、それを考慮しても依頼者にとってはさまざまなメリットが期待できます。
人件費の削減につながる
特に大きなメリットとして期待できるのが人件費の削減効果です。
データ入力を担当する事務スタッフを一人採用した場合と、データ入力代行の専門業者へ委託した場合、どの程度の差があるのか試算してみましょう。
【ひと月あたりの業務内容・ボリューム】
アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚）×200枚
名刺（8項目/枚）×50枚
申込書（15項目）×100枚
ビジネス文書（100枚）
【事務スタッフの人件費（月給）】
時給1,300円×8時間×20日間＝208,000円/月
【データ入力代行への委託費】
アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚 @30円）×500枚＝15,000円
名刺（8項目/枚 @30円）×100枚＝30,000円
申込書（15項目 @40円）×500枚＝20,000円
ビジネス文書（100枚 @700円）＝70,000円
合計 135,000円
上記はあくまでも一例ですが、事務スタッフの月給だけを比較してみても、ひと月あたり7万円以上の差が生じます。
また、こちらの試算はスタッフの月給のみで比較していますが、実際にはこれに社会保険料や交通費などの経費も加算されるため、さらに大きな差が生じます。
設備投資の削減になる
データ入力を担当するスタッフを新たに採用するとなると、そのスタッフが業務で使用するPCやデスク、イスなどの設備も新たに揃える必要があります。
また、人員の増加に伴い執務スペースが手狭になると、広いオフィスへの移転も検討しなければなりません。
データ入力代行を依頼することで、このような設備投資も抑えられ経費の削減につながります。
コア業務に集中できることで生産性が向上する
企業の生産性を向上させるためには、定型的な作業よりも商品開発や営業、新規事業などのコア業務に専念できる体制を整えることが重要です。
データ入力は定型業務の代表格であり、外部の代行業者に委託することで生産性向上につながる可能性があります。
具体的にどの程度の売り上げに直結するかは、業種や作業のボリューム、内容によっても変わりますが、既存の社員がコア業務に充てられる時間が増えることには間違いありません。
関連記事：データ処理代行サービスとは？依頼できる内容や選び方について解説
データ入力代行の費用を抑える方法
データ入力代行はコスト面でさまざまなメリットがあることは事実ですが、委託するにあたってはできるだけ費用を抑えたいものです。
さまざまな代行業者がある中で、コストを抑えるためのポイントを3つご紹介します。
複数の業者から相見積もりを取る
データ入力代行を利用したことがない場合、1社から見積もりをとっただけでは高いのか安いのかが判断できないことも多いでしょう。
そのため、まずは複数の業者から相見積もりを取得し比較してみることが大切です。
データ入力代行業者の多くは無料見積もりに対応しており、委託したい業務内容やボリュームに応じておおよその金額を提示してくれます。
納期を十分に設定する
同じ業務内容やボリュームであっても、納期によって費用が変わってくることもあります。
たとえば、納期が短いと多くのスタッフを動員し作業を進めなければならないため、その分費用も高額になってしまいます。
そのため、データ入力代行の費用を安く抑えるためにはできるだけ早い段階から相談、依頼をし、十分な余裕をもって納期を設定しておくことが重要です。
依頼する内容を明確にする
データ入力代行は便利なサービスではありますが、すべての業務を委託してしまうと費用がかさみ、高いコストがかかることもあります。
そのため、まずはイレギュラーな作業や個別の判断が求められる内容は自社で対応し、作業量が多く自社の人員だけでは対応しきれない部分のみを切り出して委託することが大切です。
また、作業のボリュームや内容にもよりますが、時間作業制よりも作業単価制のほうがコストを抑えられる可能性があります。
データ入力代行会社を選ぶ際の注意点
一口にデータ入力代行会社といってもさまざまな企業があり、どこを選べば良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、自社にマッチした代行会社を選ぶための注意点を4つご紹介します。
費用を比較
データ入力代行会社のWebサイトを見ると、作業単価や時間単価が一覧で記載されているところも少なくありません。
しかし、作業内容によっては別途オプション料金や追加料金がかかることもあり、単純に比較できない場合もあります。
まずは複数社から見積もりをとってもらい、作業内容や作業範囲に応じてトータルでどの程度の費用がかかるのかを比較、検討してみましょう。
セキュリティ対策
データ入力作業の中には、申込書や名刺など個人情報が含まれるものもあります。
万が一、データ入力を委託した会社から外部に個人情報が漏えいしてしまうと、自社の顧客や取引先に影響が及び、責任を問われる事態に発展することも。
そのため、データ入力代行会社を選ぶ際には十分なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしましょう。
たとえば、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、ISO27001など客観的に評価できる認証やマークの取得状況も参考になります。
実績・口コミ・評判
費用が安価であったとしても、入力したデータに間違いが多かったりマニュアル通りの作業が行われていなかった場合、修正に多くの時間を要し手間がかかってしまいます。
そのため、データ入力作業の品質を担保するためにも、これまでの実績や評判をチェックし信頼性の高い会社を選ぶことが大切です。
データ入力代行の会社によっては、Webサイトにこれまでの実績を公開しているところも多いため、自社と同様の業種、業務内容の受託経験があるかもチェックしておきましょう。
保証とアフターサービス
信頼性の高いデータ入力代行会社では、万が一納品したデータに間違いやエラーがあった場合、修正に対応してくれるところもあります。
万が一のときに備え、契約時には保証とアフターサービスの内容を細かく確認し、どの範囲まで対応してくれるかや、その際の費用についても確認しておきましょう。
データ入力代行ならプロセス・マネジメントまで
データ入力代行を委託するにあたり、いくつかの会社を見ているものの信頼性の高い会社がどこか分からない、安心して依頼できる会社が見つからないとお悩みの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。
プロセス・マネジメントではデータ入力や電子化をはじめとして業務改善コンサルティングなど幅広い業務を請け負っており、上場企業や大学、研究機関などからも高い満足度をいただいています。
また、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、など第三者機関による認証も取得しており、個人情報や機密情報が含まれるデータ入力も安心して委託いただけます。
まとめ
データ入力は単純な定型作業であるものの、膨大な量をこなすには多くの人手を要するため自社で対応しきれないという企業も少なくありません。
また、作業に慣れないスタッフはミスをしやすく、一定の作業品質を担保できないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
データ入力代行に対応している専門の業者に委託することで、自社で新たにスタッフを採用することなく最小限のコストで業務を遂行できます。
信頼性が高く安心して委託できる業者をお探しの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。