手書きの文字をデータ化する重要性｜紙のまま保存していませんか？
PCやスマートフォンが普及した現在でも、ビジネスの現場では領収書や報告書、申込書などのさまざまな手書き書類を扱うことがあります。
書類のまま管理するのもひとつの手段ですが、データ化することで業務効率化につながる可能性もあります。
そこで本記事では、手書き文字の書類をデータ化するメリットや具体的な方法について詳しく解説します。
Contents
手書きの書類をデータ化するメリット
手書き書類をデータ化することで、ビジネスの現場ではどういったメリットが期待できるのでしょうか。
業務効率の向上
手書き書類をデータ化することで、業務効率の向上が期待されます。
紙の書類では必要な情報を探すのに時間がかかるほか、手書きの文字は判読が困難なケースも少なくありません。
データ化すれば検索が容易になり、必要な情報をすぐに取り出せるようになります。
さらに、データ化した書類を共有フォルダに格納しておけば、複数の担当者が同時にアクセスもできるため、業務のスピードアップにもつながるでしょう。
保管スペース・コストの削減
書類の数が膨大になると大量の書類がキャビネットや棚に積み上げられ、整理や管理に多くの労力を要します。
その結果、保管場所が不足したり、適切な管理が行き届かないことで書類の紛失や劣化のリスクも高まります。
書類をデータ化することで、物理的な保管スペースの不足に悩む心配がなくなり書類管理にかかる手間を大幅に削減できます。
さらに、ペーパーレス化が進むことで、紙やインクの消費を抑えられ、消耗品のコストや環境負荷の軽減にも寄与します。
セキュリティの強化
紙の書類は誰が作成・編集したのかが分かりづらく、権限のない担当者が閲覧することで重要な情報が漏れるリスクがあります。
また、紛失や盗難、災害による破損のリスクもあり、機密情報の適切な管理は簡単ではありません。
そこで、書類をデータ化し適切な場所に保管しておくことで、アクセス権限の設定やパスワード管理が可能になり、不要な閲覧やダウンロードを防ぐことができます。
さらに、定期的にデータのバックアップを取っておくことで、機械的な故障やシステム障害、大規模災害などがあっても迅速に対応できるようになります。
セキュリティを強化し重要な情報を安全に管理するためにもデータ化は有効な手段といえるのです。
多様な働き方の推進
書類のデータ化は柔軟な働き方を実現するための第一歩にもなります。
紙の書類が中心の業務では、担当者の間で書類の物理的なやり取りが発生するため、オフィスへの出勤が大前提となります。
一方、データ化されていれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるためリモートワークがしやすくなります。
リモートワークのような柔軟な働き方が実現できれば多様な人材が活躍できる環境が整い、企業にとっても人材確保の幅が広がるメリットがあります。
関連記事：データ処理代行サービスとは？依頼できる内容や選び方について解説
手書き文字をデータ化する方法と最新技術
手書き文字の書類をデータ化するためにはどういった方法があるのでしょうか。
すぐにでも実践できる方法と、近年注目されている最新技術についてもご紹介しましょう。
手動入力
もっとも簡単な方法が、書類を目視で確認しながらPCにデータを直接打ち込む手動入力です。
PCさえあればすぐにでも実践でき、システムの導入・維持コストはかかりませんが、その一方で入力ミスが発生しやすかったり、作業者の負担も大きいという課題もあります。
特に書類の量が膨大な場合、手動入力では工数がかかりすぎるため現実的な方法とはいえないかもしれません。
OCR技術
手動入力の課題を解決する手段となり得るのが、OCR（光学文字認識）技術による手書き書類のデータ化です。
OCRとは紙に印刷された文字や手書き文字をスキャナーなどで読み取り、データ化するための技術です。
近年ではOCR技術が進化し、印刷された文字だけでなく手書き文字も高精度で読み取れるようになり、手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能です。
また、AIを活用したOCRも登場しており、手書きのクセを学習し認識精度を向上させることもできます。
| 手動入力 | OCR技術 | |
| メリット | システムの導入・維持コストがかからない | 手動入力に比べて大幅な時間短縮が可能AIを活用したOCRは手書きのクセを学習し認識精度を高められる |
| デメリット | 作業者の負担が大きい入力ミスが発生しやすい膨大な量には対応できない | システムの導入・維持コストがかかる |
専門業者への委託も検討してみよう
OCR技術にも限界があり、認識精度は100%ではないため人による確認や修正作業が必要です。
そのため、確実なデータ化を実現するためには、手書き文字データ化サービスを提供している専門業者に委託するのも効率的な方法といえるでしょう。
専門業者は高度なOCR技術と人のチェックを組み合わせながら、精度の高いデータ化を実現できます。
手書き文字データ化サービスを選ぶ際のチェックポイント
手書き文字に対応したOCRは数多く、どれが自社に適しているのか判断に迷ってしまうこともあるでしょう。
そこで、サービス選定におけるチェックポイントをいくつかご紹介します。
OCR技術の認識精度の高さ
OCRに対応したサービスはさまざまで、認識精度も異なります。サービス選定にあたっては、手書き文字の認識精度の高さが重要なポイントとなるでしょう。
AIを活用したOCRは比較的精度が高い傾向があり、100%に近い識字率をアピールしているサービスも少なくありません。
しかし、実際に使用してみると書類のサイズやフォントなどの条件によって正しく認識されない文字も出てくるため、導入前の段階ではトライアルを活用し実際にデータを読み込んでテストすることがおすすめです。
対応する文字種や言語
OCRのサービスによっても対応できる文字種や言語は異なります。
印字された文字と手書き文字の両方に対応しているかはもちろんのこと、日本語・英語、それ以外の言語、特殊文字・記号なども正しく認識できるかを確認することが重要です。
処理速度と対応文書の種類
大量の書類をデータ化する場合、OCRの処理速度が業務効率に影響を与えるためスピードも考慮しておきましょう。
また、ビジネス文書には請求書や契約書、注文書などさまざまな種類があり、それぞれフォーマットが異なります。
OCRサービスによってはフォーマットや形式が定まっていない書類も高精度で読み取れるものがあるため、どのような形式の書類に対応できるのかもチェックしておきましょう。
導入形態とコスト
OCRサービスはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。
クラウド型は月額課金制が一般的で初期費用を抑えられる一方、オンプレミス型は買い切りのため費用は高額ですが、自社環境にカスタマイズしやすいというメリットがあります。
将来的な運用も考慮しながら、業務のニーズにマッチしたサービスを選びましょう。
セキュリティ対策・認証の取得状況
OCRでは機密情報や個人情報が含まれる書類も扱うため、データの暗号化や二段階認証、IPアドレス制限といった基本的なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしておきましょう。
また、セキュリティ対策の信頼性を客観的に判断するために、クラウドサービスのセキュリティ認証制度「ISO27017」などの取得状況も参考になります。
導入後のサポート体制
OCRサービスは導入後にさまざまなトラブル・エラーが発生することがあり、これらが解決できないと業務に大きな支障が出てしまいます。
そのため、窓口の対応時間や連絡方法を確認し、トラブル時にも迅速に対応してもらえるサポート体制が整ったサービスを選びましょう。
既存の業務システムとの互換性
業務効率化の第一歩として手書き文字のデータ化に取り組む場合には、既存の業務ソフトやワークフローと連携できるかも考慮したうえでOCRシステムを選ぶことが大切です。
API連携の可否や、データの出力形式が業務フローに適しているかを事前に確認しましょう。
関連記事：データ入力のミスが多い企業必見！トラブルを避けるための対処法
手書き文字データ化サービスの費用相場
手書き文字を効率的にデータ化するために、OCRサービスまたは専門業者へ委託する場合、どの程度の費用がかかるのでしょうか。
サービス内容や条件、運営会社によっても費用は異なりますが、おおよその相場をご紹介しましょう。
OCRサービスの費用相場
クラウド型の場合、初期費用はかからないものの月額30,000円から数十万円以上の料金が相場となっています。
ひと月あたりの処理枚数に応じて料金は異なり、数百枚程度のボリュームであれば最安のプランで収まるケースが多いようです。
一方、オンプレミス型の場合はシステム要件によって費用は大きく異なり、数百万円以上のコストがかかるケースも少なくありません。
専門業者へ依頼する場合の費用相場
専門業者へ依頼する場合、手書き文字のデータ化にはさまざまなパターン・方法があるため費用が異なります。
あくまでも一般的な相場の目安ではありますが、以下を参考にしておくと良いでしょう。
| データ化の方法 | 費用相場（目安） |
| 文字入力代行 | 1文字あたり0.5～1.2円前後 |
| ページ入力 | 1ページあたり500～800円前後 |
| 名刺入力 | 1枚あたり50～90円程度 |
| 名簿入力 | 1項目あたり9～15円または1人あたり20～25円程度 |
手書き文字データ化サービスの導入事例
手書き文字のデータ化に取り組み、実際に業務効率化を成功させた事例をいくつかご紹介しましょう。
手書きアンケート用紙のデータ化
ある自治体では、乳幼児健診の際に保護者からのアンケートを回収しており、これまで職員が手作業でデータ入力を行ってきました。
膨大な量のアンケート用紙を1枚ずつ入力するには大きな手間がかかることから、OCRを導入したことでスピーディーかつ正確なデータ化に成功。
その結果、定型作業に割く時間が大幅に削減され、住民の個別相談に対応できる時間が増えたといいます。
論文や研究データなど社内のあらゆる知見をデータ化
海外のある製薬メーカーでは、新製品の研究開発に不可欠な論文や各種研究データなど膨大な文書をAI-OCRによってデータ化しました。
研究開発には多くの資料や論文、研究データの中から必要な情報を探し出す必要があり、これまで多くの時間を要していたといいます。
OCRによって書類をデータ化したことで、研究者が必要な資料を瞬時に検索できるようになり、大幅な業務効率化に成功しています。
まとめ
手書き文字をデータ化するためには、手作業によるデータ入力がコストがかからず手軽な方法といえます。
しかし、その一方でミスが生じやすかったり、膨大な量の書類には対応しきれないという課題もあります。
近年ではOCRの精度も向上し高い識字率を実現できるようになりましたが、それでも誤って認識されるケースが少なくありません。
特にミスが許されない重要な機密書類をデータ化する際には、OCRと人間の目によるチェックを併用している専門業者へ依頼してみるのも有効な方法といえます。
信頼性が高い手書き文字データ化サービスの専門業者をお探しの方は、まずはお気軽にプロセスマネジメントまでご相談ください。