データ処理代行サービスとは？依頼できる内容や選び方について解説
デジタル化が進む現代のビジネス環境において、データ処理は企業の効率的な運営に欠かせない要素です。
しかし、膨大なデータの処理には時間とリソースがかかり、自社内での対応が難しい場合も少なくありません。
そこで注目されているのが「データ処理代行サービス」です。
企業は業務効率を向上させ、コストを削減しながら、品質の高いデータを迅速に処理することが可能になります。
本記事では、データ処理代行サービスとは何か、依頼できる内容やメリット、選び方のポイントについて詳しく解説します。
自社に最適なデータ処理代行サービスを選ぶための参考にしてみてください。
データ処理代行サービスとは
データ処理代行サービスとは、企業や個人が保有するデータの入力、整理、分析、管理などを専門の業者が代行して行うサービスのことです。
企業は自社のリソースをコア業務に集中させることができ、効率的なデータ管理と正確なデータ処理が可能になります。
サービス内容は多岐にわたり、データ入力、データクリーニング、統計分析、レポート作成などが含まれます。
また、最新テクノロジーの活用により、迅速かつ正確なデータ処理も実現可能です。
データ処理代行サービスに依頼できる内容
データ処理代行サービスでは、以下のような内容を依頼できます。
- データ入力
- 紙データのデジタル化
- OCR処理
- データ集計・分析
それぞれの内容の詳細について、以下で見ていきましょう。
データ入力
データ入力は、手書きの情報や紙の書類、アンケート結果などを電子データとして入力する作業です。
大量のデータを短期間で正確に処理することが求められる場合に重宝します。
特に、手入力では時間がかかる作業や、正確性が重要なデータ処理において、専門業者に依頼することで効率的かつ正確なデータ管理が可能となります。
紙データのデジタル化
紙ベースの文書や帳票などをスキャンし、デジタルデータとして保存する作業です。紙の劣化や紛失のリスクを避けられる上、検索や管理が容易になります。
文書の電子化は、業務の効率化やペーパーレス化を進めるための重要なステップであり、データ処理代行サービスに依頼することで、大量の紙データを短期間で確実にデジタル化できます。
OCR処理
OCR処理は、スキャンした画像や写真から文字情報を読み取り、テキストデータに変換する技術です。
手書きや印刷された文書を自動的にデジタル化し、データベース化する際に利用されます。
OCR処理を行うことで、大量の文書から迅速にデータを抽出できるため、効率的なデータ管理が可能となります。
データ集計・分析
データ集計・分析は、収集したデータを整理し、特定の目的に応じて統計的な処理を行う作業です。
具体的には、売上データの集計、顧客の行動分析、アンケート結果の集計などが含まれます。
データ処理代行サービスを利用することで、専門的な分析ツールやノウハウを活用し、データから有用なインサイトを引き出すことができ、経営戦略やマーケティング施策の意思決定に役立てられるのです。
データ処理代行サービスに依頼するメリット
データ処理代行サービスに依頼するメリットとして、以下の5つが挙げられます。
- 業務の効率化
- コストの削減
- 高品質なデータ化
- 迅速な対応
- セキュリティの向上
それぞれのメリットについて、以下で見ていきましょう。
1.業務の効率化
データ処理代行サービスを利用することで、データ入力や集計、分析などの時間がかかる作業を専門の業者に任せられます。
社内のリソースを本来の業務に集中させることができ、全体の業務効率を大幅に向上できます。
煩雑なデータ処理を外部に委託することで、社員の負担を軽減し、重要な業務に専念できる環境を整えられるのです。
2.コストの削減
データ処理を社内で行う場合、専任スタッフの雇用や専用の設備が必要になることが多くありますが、データ処理代行サービスを利用すれば、その必要がありません。
特に、短期間で大量のデータ処理が必要な場合、外部に委託するほうがコストパフォーマンスに優れた選択となります。
また、必要な時にだけサービスを利用できるため、無駄な固定費を抑えることが可能です。
3.高品質なデータ化
専門のデータ処理業者は、豊富な経験と高い技術を持っており、データの正確性や品質にこだわって作業を行います。
社内で行うよりも高品質なデータ化が期待でき、後続の業務にも良い影響を与えます。
特に、データの正確性が求められる業務においては、プロフェッショナルに依頼することでミスを最小限に抑えられるでしょう。
4.迅速な対応
データ処理代行サービスでは、多くの場合、専門のチームやシステムによって大量のデータを迅速に処理できます。
急ぎのデータ処理が必要な場合や、短期間で結果を出したい場合に、迅速かつ確実な対応が可能となります。
納期が厳しいプロジェクトでも、外部委託することでスムーズに進行させることができるのです。
5.セキュリティの向上
データ処理代行サービスを提供する業者は、セキュリティ対策に力を入れていることが多く、機密情報や個人情報を厳重に管理します。
社内での情報漏洩リスクを減少させ、安心してデータを預けられます。
セキュリティ面での強固な対策を講じることで、顧客や取引先からの信頼を維持しつつ、安全にデータ処理を進められるでしょう。
関連記事：データ入力のミスが多い企業必見！トラブルを避けるための対処法
データ処理代行サービスを選ぶ際のポイント
データ処理代行サービスを選ぶ際のポイントとして、以下の4つが挙げられます。
- 依頼できる内容
- 評判・実績
- 料金を比較
- セキュリティ対策
各ポイントの詳細について、以下で解説します。
1.依頼できる内容
まず、依頼しようとしているデータ処理の内容が、そのサービスで対応可能かどうかを確認することが重要です。
サービスによっては、データ入力や集計、分析だけでなく、紙データのデジタル化やOCR処理など、特定の業務に強みを持っている場合があります。
自社のニーズに合ったサービスを提供しているかどうかをしっかりと確認し、必要な業務すべてをカバーできるかどうかを見極めましょう。
2.評判・実績
サービスの評判や実績を調べることも重要です。実績が豊富で、過去に同様の業務を成功させた経験がある業者は信頼性が高いといえます。
また、他社のレビューや口コミを確認することで、実際のサービスの質や対応の良し悪しを把握できます。
可能であれば、具体的な事例やケーススタディを参考にして、どの程度の成果が期待できるかを確認しましょう。
3.料金を比較
サービス料金も選定の重要な要素です。複数のデータ処理代行業者を比較し、提供されるサービス内容と価格のバランスが取れているかどうかを判断しましょう。
特に、料金体系が明確でない場合や、追加費用が発生する可能性がある場合は、事前に詳細な見積もりを依頼し、コストパフォーマンスを考慮して選ぶことが大切です。
4.セキュリティ対策
セキュリティ対策がしっかりと施されているかを確認することも欠かせません。
データ処理には、機密情報や個人情報が含まれることが多いため、そのデータが適切に保護されていることを確認する必要があります。
具体的には、データの取り扱いに関する認証を取得しているか、データの暗号化やアクセス管理などのセキュリティ対策が講じられているかを確認しましょう。
セキュリティ対策が不十分な業者を選ぶと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まるため、慎重に選定することが重要です。
データ処理代行サービスの料金相場
データ処理代行サービスの料金は、提供されるサービスの内容やボリューム、利用する頻度などによって大きく異なります。
そのため、一概に「相場はいくらです！」と断言することはできません。
参考例として、プロセスマネジメントの電子化サービスの料金体系を紹介します。
| サービス | 作業内容 | 料金目安 |
| 名簿入力 | 会社名郵便番号住所電話番号 | 22円（税込）〜／1件 |
| 名刺入力 | 会社名部署名役職氏名郵便番号住所電話番号FAX番号メールアドレス | 49円（税込）〜／1枚 |
| テキスト入力 | 手書き文字 400字原稿用紙 | 0.5円（税込）〜／1文字 |
| スキャン | 紙原稿 モノクロ ADF | 5円（税込）〜／1枚 |
| WEB検索リスト化 | 会社名郵便番号住所電話番号 | 33円（税込）〜／1件 |
こちらの料金はあくまで目安となりますので、具体的なニーズに応じて費用が変動する可能性があります。
サービスによっては、特別な条件やボリュームディスカウントが適用されることもありますので、無料のお見積もりをご利用いただくことがおすすめです。
データ処理代行ならプロセス・マネジメントまで
データ処理代行を依頼したい方は、弊社プロセスマネジメントまでご相談ください。
弊社では、低価格・高品質・高セキュリティの3つの特徴を持つ「電子化・データ入力サービス」を提供しています。
高機能な設備の導入や検査の徹底などにより、低価格かつ高品質なサービスの提供が可能です。
また、プライバシーマークやDXマークを取得している上、スタッフは個人情報の取り扱いに精通している個人情報保護士で構成されているため、セキュリティ体制も万全です。
もし興味のある方がいらっしゃいましたら、お気軽にお電話かお問い合わせフォームにてご連絡ください。
関連記事：データ入力代行業者とは？料金相場やメリットを徹底解説
まとめ
データ処理代行サービスは、企業のデータ管理を効率化し、コスト削減や業務の品質向上を実現します。
依頼できる内容としては、データ入力や紙データのデジタル化、OCR処理、データ集計・分析などがあります。
サービスを選ぶ際には、依頼できる内容や評判、料金、セキュリティ対策などを慎重に比較検討することが重要です。
データ処理代行サービスのご利用を検討している方は、ぜひプロセスマネジメントまでご連絡ください。