名刺のデータ入力代行について｜メリットや料金を解説
「名刺の情報をデータ化したいけど、手間がかかるから進まない」という方は多くいるのではないでしょうか。
名刺のデータ化にメリットがあるのはわかっているけれどデータ化ができずにいると、もどかしい気持ちになることもあるでしょう。
そこでおすすめなのが、名刺データ入力代行です。専門業者に名刺のデータ入力をしてもらうサービスのことです。
本記事では、名刺データ入力代行サービスの概要や利用するメリット、料金などについて解説します。
名刺データ入力代行サービスとは
名刺データ入力代行サービスとは、名刺に書かれた情報をデータ化する作業を代行するサービスのことです。
会社名や住所、電話番号、メールアドレスなどの情報をデータ化することで、活用しやすくしてくれます。
具体的には、名刺の情報を瞬時に検索できることや名刺を受け取った担当者以外も名刺のデータを検索、確認できることなどが挙げられます。
紙の名刺を管理したり、自分でデータ化すると手間がかかるため、名刺データ入力代行サービスの利用を検討してみると良いでしょう。
名刺データ入力代行サービスのメリット
名刺データ入力代行サービスを利用するメリットは、次の6つです。
- スタッフが本来の業務に集中できる
- 業務の効率化につながる
- 人件費削減につながる
- データの品質の担保
- 紙での保管が不要になる
- 名刺のデータが社内で共有できる
スタッフが本来の業務に集中できる
名刺データ入力を担当者自身で行う場合、多くの時間を消費してしまいます。
その分、スタッフが本来の業務に取り組む時間が減ってしまい、業務に支障を及ぼしてしまうかもしれません。
名刺データ入力代行サービスに依頼すれば、名刺データ入力を担当者自身でする場合に比べ、本来の業務に集中して取り組めるようになるため、企業全体の生産性の向上が期待できるでしょう。
業務の効率化につながる
名刺データ入力を依頼することで、名刺に記載されている情報がデータ化されます。
氏名や会社名、住所、電話番号、メールアドレスなどをデータ管理できるため、名刺管理や検索が楽にできるようになるため、効率的な業務ができるようになります。
人件費削減につながる
名刺データ入力をするために従業員を雇うより、代行業者に依頼したほうが人件費削減につながります。
例えば、名刺のデータ入力は1枚あたり平均3分程度でできるため、名刺1,000枚のデータ入力は3,000分＝50時間かかります。
ひとりの従業員が行う場合、1日8時間名刺データ入力に費やしたとしても、6日以上かかる計算です。
名刺データ入力のために従業員を雇った場合、時給1,000円だとしても5万円の人件費がかかります。
一方、名刺データ入力代行サービスでは、大人数で一気に作業を進める場合が多く、1枚あたり40円程度で請け負ってくれるサービスもあるため、1,000枚のデータ入力でも2万円ほどの費用で済む場合もあります。
このように、名刺データ入力サービスに依頼したほうが人件費削減につながるケースも多くあるのです。
データの品質の担保
名刺データ入力代行サービスに依頼すると、データの品質が担保できるメリットもあります。
自社でデータ入力を行う場合、記入漏れや記入間違いなどのミスが発生することがほとんどです。
一方、名刺データ入力の専門業者であれば、ミスが少なく高いクオリティでデータ入力をしてくれるため、データの品質が担保されるでしょう。
紙での保管が不要になる
名刺データ入力代行サービスに依頼することで、紙での名刺の保管が不要になる点も大きなメリットです。
紙の名刺をデータ化することで、スマホ1台で名刺管理ができるようになるため、名刺ホルダーを作って常に持ち運ぶ必要がなくなるほか、紛失のリスクも低減されます。
また、名刺の情報を検索しやすくなるため、業務効率化にもつながります。
名刺のデータが社内で共有できる
名刺をデータ化することで、データ化した名刺の情報を名刺を受け取った営業担当者だけでなく簡単に社内共有できます。
名刺のデータを社内共有することで、営業担当者ひとりに営業を任せるのではなく、マーケティング担当者など他部署の人も営業活動に加わることも可能です。
これにより、業務効率化だけでなく、受注率の改善や売り上げの増加などへの効果も期待できます。
関連記事：データ入力代行業者とは？料金相場やメリットを徹底解説
名刺データ入力代行の料金について
ここでは、名刺データ入力代行サービスの料金について解説します。
- 料金相場と決定要因
- コスト削減のポイント
料金相場と決定要因
名刺データ入力代行サービスの料金相場は、1枚あたり40〜50円ほどです。
多くのサービスでは、入力する項目数により料金が決められている傾向にあります。
例えば、入力する項目が5個のプランと10個のプランが設けられている場合、10個入力するプランのほうが費用が高くなります。
また、データの出力方法によっても費用が変動することもあるので、よく確認してみてください。
例えば、データ化した際のデータのみで納品されるケースと、画像データも合わせて納品されるケースでは後者のほうが費用が高くなります。
コスト削減のポイント
コスト削減のポイントは、入力する項目数を必要最小限にとどめることです。
前述の通り、名刺データ入力代行サービスの費用は、入力する項目数によって異なります。
情報量が多ければその分活用できる範囲が広がりますが、費用が高くなってしまうデメリットがあります。
そのため、名刺データ入力代行サービスに支払う費用をなるべく安くしたい場合は、必要最小限にとどめることがおすすめです。
どの項目が必要最小限に値するのかは業種などにより異なりますが、以下の5項目があれば十分な場合が多いため、参考にしてみてください。
- 会社名
- 氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
名刺データ入力代行サービスの選び方
名刺データ入力代行サービスを選ぶには、次の4つのポイントを確認してください。
- 実績・事例をチェック
- 費用を比較
- アフターサービス・保証
- 担当者の対応
それぞれのポイントについて、以下で見ていきましょう。
実績・事例をチェック
1つ目のポイントは、実績・事例をチェックすることです。
それぞれのサービスでは「素早く納品します」「正確性抜群！」「データは責任を持って安全に管理します！」などのように、自社のサービスを使ってもらうための宣伝をしています。
しかし、それが真実であるのかはわかりません。
実績・事例をチェックすれば、どのような企業に利用され、どのような評価を受けているのかが把握できます。
特に、取引先の中に官公庁や大手企業が含まれていると、信頼できる企業だと言えるでしょう。
費用を比較
2つ目のポイントは、費用を比較することです。名刺データ入力代行サービスを利用する目的がコスト削減である場合が多いでしょう。
代行サービスの費用を比較し、どの程度安くできるのかを見ることが大切です。
しかし、「安いサービスに依頼しよう」と考えれば考えるほど、サービス内容を考慮できなくなってしまいます。
「安かろう悪かろう」のサービスの場合は、代行サービスの利用より自社で従業員を雇ったほうが質が高い場合もあるでしょう。
そのため、代行サービスの費用とサービス内容についても比較することがおすすめです。
アフターサービス・保証
3つ目のポイントは、アフターサービス・保証です。
特に着目すべきは、ミスがあった際の再入力を無料でしてくれるか、有料での対応になるかです。
万が一、代行サービスによるミスが依頼主の取引先にまで影響を与える事態になると、責任を取らなければいけないのは依頼主です。
そのような場合に備えて、ミスがあった時は無料で再入力をしてくれる業者をおすすめします。
アフターサービスが充実している業者であれば、安心してデータ入力を任せられるでしょう。
担当者の対応
4つ目のポイントは、担当者の対応です。
説明が丁寧であったり費用提示が明確であったり、質問したことに誠実に答えたりしてくれる担当者であれば、取引中も密なやりとりができるでしょう。
一方、説明が雑だったり曖昧だったり質問に誠実に答えなかったりする担当者の場合、不安を抱えたまま取引を進めなければなりません。
そのため、対応が柔らかく信頼関係が築けそうな担当者かどうかを見極めることも大切です。
関連記事：データ入力のミスが多い企業必見！トラブルを避けるための対処法
自分で名刺をスキャンする方法はある？
以下の手順に沿って進めれば、自分で名刺をスキャンすることも可能です。
- 必要な機材を用意する
- スキャンアプリまたはソフトウェアを選択する
- 名刺をスキャンする
- データの編集と整理
- バックアップと共有
それぞれの手順について、以下で詳しく見ていきましょう。
必要な機材を用意する
まず、必要な機材を用意します。スマホでスキャンする場合はスマホを準備し、スキャナーを利用する場合はスキャナーを準備します。
スマホでのスキャンは簡単にどこでもスキャンできる点がメリットです。しかし、光や影の具合によっては読み取りに時間がかかることもあります。
一方、スキャナーの利用は高画質なスキャンが可能になる点がメリットです。
しかし、専用の機材を用意する必要があり、持ち運びにも適していないというデメリットもあります。
そのため、両者を比較した上でどちらを選ぶのかを決めてください。
スキャンアプリまたはソフトウェアを選択する
続いて、スマホでスキャンする場合はスキャンアプリを、スキャナーを利用する場合はソフトウェアを選択してください。
様々なスキャンアプリやソフトウェアがあるため、性能や費用などの観点から比較して選んでみてください。
名刺をスキャンする
スキャンアプリまたはソフトウェアの選択ができたら、実際に名刺をスキャンします。
スマホでスキャンする場合は名刺をもらったらすぐにデータ化することができます。
一方、スキャナーを利用する場合は会社に帰らないとスキャンができない点に注意してください。
データの編集と整理
名刺をスキャンしたら、データを編集・整理します。スキャンすると画像やPDFファイルで保存されます。
しかし、画像やPDFファイルのままだと名刺に書かれている文字を検索することができないため、データを活用するには不向きです。
そのため、データの編集と整理をする必要があるのです。
データの編集と整理には、主に2種類の方法があります。1つ目はスキャンした画像をもとに自力で入力する方法です。
画像を見ながらExcelなどのデータ管理ができるファイルに、情報を入力します。
やり方は簡単でわかりやすいメリットがある一方、大きな手間がかかる点がデメリットです。
2つ目はOCRを用いる方法です。画像から文字を自動で認識するOCR処理を用いれば、名刺の情報を自動でデータ化してくれます。
しかし、専用ソフトを購入する必要があり、費用がかかる点がデメリットです。
バックアップと共有
名刺の情報をデータ化できたら、最後はバックアップを行います。バックアップをせずにデータを保管していると、一度消えたら元に戻すことができません。
そのため、定期的にバックアップして、データが消えないようにしましょう。
また、データ化した情報を社内で共有することも忘れないでください。
もちろん、共有しなくてもデータ化した人自身はデータ活用できますが、社内の他のメンバーはデータを活用できません。
社内で活用すれば会社全体の業務効率化が期待できるため、ぜひデータの共有をしてください。
名刺のデータ入力ならプロセス・マネジメントまで
名刺のデータ入力ならプロセス・マネジメントにお任せください。
プロセス・マネジメントでは、低価格・高品質・高セキュリティでデータ入力サービスを提供しています。9項目を1枚税込49円から承っています。
高機能なスキャナーを使用しているだけでなく、ご希望の納品形式にも対応していますので、ぜひ名刺のデータ入力をする際は、プロセス・マネジメントまでご相談ください。
【まとめ】名刺のデータ化は代行業者に依頼しよう
名刺のデータ化は自分でやろうとすると多くの手間がかかるため、代行業者に依頼するのがおすすめです。
代行業者に依頼することで、業務効率化が期待できるだけでなく、人件費の削減や紙媒体の削減などにも繋がります。
ぜひ代行業者を活用し、名刺のデータ入力を進めてみてください。