【電子帳簿保存法をわかりやすく解説】なぜ義務化になるの？｜改正点や要件は？
2022年1月に電子帳簿保存法という法律が改正され、2024年1月から決算や確定申告書類などの電子データでも保存ができるようになることをご存知でしょうか。
そもそも電子帳簿保存法の内容を正しく理解できていない事業者も多く、電子保存を検討している企業や個人事業主は早急に準備を進めなくてはなりません。
本記事では、電子帳簿保存法とはどういった法律なのか、義務化がスタートする背景や法改正のポイント、事業者が準備すべきこともあわせて解説します。
電子帳簿保存法とはなにか
電子帳簿保存法とは、その名の通り国税関連の帳簿や関係書類を、紙ではなく電子データとして保存しておくことを認める法律のことを指します。
電子帳簿保存法では、電子データによる保存方法を以下の3つに区分しています。
・電子帳簿等保存：WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類
・スキャナ保存：紙に印字した帳簿書類をスキャナで読み込んだもの
・電子取引：電子データとして受領した書類
帳簿や税務署類のペーパーレス化を促進するために1998年に制定され、その後何度かの法改正が行われてきました。
直近では2022年1月に改正され、税務署長の事前承認制度の廃止やスキャナのタイムスタンプ付与日数の緩和、スキャン前の自筆署名不要、電子データの検索要件の緩和（日付・金額・取引先のみでOK）などが盛り込まれました。
同時に、電子取引で行われる国税関係書類や帳簿については、電子データとして保存することが義務付けられました。
当初は2022年1月からのスタート予定でしたが、2年間の猶予が設けられたため、実質的な完全義務化は2024年1月からとなります。
なぜ電子帳簿保存は改正されたのか
これまで国税関係書類や帳簿は、紙による保存が義務付けられてきました。
電子帳簿保存法が成立後も、20年以上にわたって紙または電子データによる保存が選択できていたものが、なぜこのタイミングで電子取引のデータを電子データとして保存することが義務化されたのでしょうか。
その背景には、上記でも紹介したように経理業務のペーパーレス化を促進し、業務効率および企業の生産性を向上する目的があります。
また、書類に記載された情報や数字を手作業で計算するよりも、電子データとしてPC上で処理できるようになれば、人為的ミスの削減や会計監査および税務調査に関する準備の低減にもつながるためです。
電子帳簿保存の義務化に応じなかった場合はどうなる？
電子帳簿保存法の内容を知らないまま対応が遅れ、結果として義務化に間に合わなかった場合、事業者に対してさまざまなペナルティが科される可能性があります。
国税庁では、特に悪質だと判断された場合などにおいて、青色申告の承認を取り消す可能性があるとしています。
現在、青色申告では最大65万円の特別控除を受けることができますが、承認取り消しとなってしまうと控除が受けられず、税負担が増大する懸念があります。
また、必要な帳簿や関係書類がない場合には追徴課税や推計課税が課される可能性もあり、本来納めるべき税額よりも高額な税金を支払うことにもなりかねません。
電子帳簿保存法に備えるべき対象者は？
電子帳簿保存法の対象となるのは、すべての法人および個人事業主です。ただし、法人や個人事業主のなかには、すでに会計システムなどに帳簿をまとめており、電子データとして管理できている方も多いでしょう。
これから電子帳簿保存法に備えるべきなのは、従来まで紙の帳簿で管理していた法人や個人事業主であり、場合によっては一から会計システムの選定やデータ入力の仕方をマスターしなくてはなりません。
電子帳簿保存が可能になるもの
電子帳簿保存では、WordやExcel、会計システムなど、自社がPC上で作成した帳簿書類だけでなく、決算関係書も電子データとして保存しておくことが可能となります。
帳簿書類とは、仕訳帳や総勘定元帳などが代表的であり、その他の補助簿といわれる売上帳や仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳などまで含めるかどうかは任意で選択できます。
また、決算関係書としては、貸借対照表や損益計算書、棚卸表などがあります。
電子データでの保存が義務化されるもの
電子取引とは取引情報の授受をデータで行う取引です。
メールで受領した請求書や領収書（PDFデータ）はもちろん、インターネットのホームページからダウンロード、またスクリーンショットした請求書や領収書データ。
クラウドサービスによる電子請求、クレジットカードの利用明細データや交通系ICカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービス、EDIシステム。
また「ペーパーレス化」されたFAX機能を持つ複合機で受領した請求書データ等はすべて電子取引となり、例外なく電子データでの保存が義務付けられます。
電子取引での保存要件とは？
電子取引とは、取引情報を電子データとしてやり取りする行為を指します。
たとえば、取引先から請求書を書類ではなくPDFファイルで受領している場合などが電子取引にあたります。
このような電子取引にあたっては、帳簿や関係書類の保存にあたって一定の要件が決められています。
真実性の確保
データが改ざんされていないことを証明するために、以下のいずれかの措置を講じる必要があります。
1.タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2.取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3.記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
4.正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
可視性の確保
保存されたデータを速やかに検索、表示するために、以下の措置を講じる必要があります。
1.データの保存場所にPCやモニタープリンタ、システムの操作マニュアルを備え付けておく
2.システムの概要書を備え付けておく
3.検索機能を確保しておく
4.取引年月日、その他の日付、取引金額その他の主要な項目を検索条件として設定できること
5.日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
6.二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
電子取引の保存方法
電子取引によって電子データを授受する方法には、電子メールやビジネスチャット、クラウドサービスなどさまざまなパターンがあります。
いずれにしても、電子取引として請求書や領収証などのデータを受領した場合には、添付ファイルをハードディスクやCD、DVD、磁気テープ、クラウドストレージなどに保存しておく必要があります。
なお、電子データを保存する際には、件名や書類の種類、取引先の名称や日時などで判別しやすいよう、保存時のタイトルなども工夫しておくと安心です。
義務化までにするべきこと
電子帳簿保存法の義務化は2年間の猶予期間を経て、2024年1月から本格的にスタートすることが決まりました。
すなわち、2024年1月までに電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムを導入し、完全に電子化へ移行できる状態にしておかなくてはなりません。
電子帳簿保存に対応したソフトウェアやシステムにはさまざまなものがありますが、なかでも現在主流となっているのがインターネットにアクセスするだけで利用できるクラウドサービスです。
電子帳簿保存法に対応済みのシステムも数多く提供されているため、自社にとって使い勝手の良いものを選びましょう。
プロセス・マネジメントは低価格で高セキュリティの電子化サービスを提供
今回の法改正を機に、過去の帳簿や税務署類、さらには電子帳簿保存法に関連しない書類も含めて電子化を進めようとすると、膨大な手間がかかるものです。
帳簿や書類をスキャン保存する方法もありますが、システムを活用するノウハウや経験がない企業にとっては難易度が高いと感じることもあるでしょう。
そのような悩みを抱えている企業におすすめしたいのが、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」です。
OCRを用いたスキャンでスピーディーな作業が実現できるほか、不鮮明な文字や読み込みのエラーが心配な場合でもオペレーターが作業を代行します。
低価格かつ高品質な作業を実現しているほか、電子化した後のデータの管理や有効な活用についても提案できます。
さらに、個人情報保護士のオペレーターが在籍しているほか、法人としてもPマークやDXマークを取得しているためセキュリティ体制も万全です。
まとめ
2022年1月に改正された電子帳簿保存法によって、多くの事業者は帳簿や税務書類の電子化に対応しなければなりません。
2年間の猶予があるとはいえ、2024年1月に本格的なスタートが予定されていることから、対応準備ができていない企業は今から少しずつ進めていく必要があるでしょう。
電子データとして取り込むためのデータ入力やスキャナ保存、データの管理方法に不安がある企業は、プロセス・マネジメントが提供する「電子化・データ入力サービス」の活用も検討ください。
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