業務棚卸の定義や具体的な進め方を徹底解説
業務改善において、ほとんどの方が真っ先に取り組もうとするのが“業務の可視化”です。
確かに、作業内容やワークフローを明確にすることによって業務効率化・時間短縮の糸口を見つけることができます。
しかし、実際に業務を可視化するにあたって、
「可視化の具体的な手順がわからない…」
「業務量が多すぎて、どれから手をつけていいのか…」
とお困りの方も多いでしょう。
今回は、可視化の手段のひとつである「業務棚卸」について解説するとともに、その手順をご紹介いたします。
業務棚卸の“定義”とは？
棚卸とは、もともと“決算や整理のために在庫商品などの種類・数量を調査し、在庫の金額がどれだけあるか計算する”という意味です。
そこから派生して、業務改善における棚卸とは、「業務の種類や内容、作業時間、作業を担当しているメンバー及び業務を行う上で利活用しているシステム全般を可視化する」ことを指します。
可視化にあたり、ワークフローの書き出しから始める方が多いですが、まずは業務の仕分けから着手するのが望ましいでしょう。
ただし、工程の中でのスタートとゴールをはっきり定義した上での着手が前提です。
◆業務棚卸の“方法”とは？◆
おすすめの方法は、業務体系をあらわす表を作成することです。体系表をベースに棚卸を進めていくことで業務を仕分けやすくなります。
まずは、体系表には「大」から「小」まで、分類項目を設けましょう。
事務職を例に挙げると以下のようになります。
大分類
・請求及び支払い業務
中分類
・請求業務
・支払い業務
小分類
・請求データダウンロード
・請求データの登録
・請求書発行
・入金データ反映
・当月支払いリスト作成
・支払い承認
・各種支払い
このように、一つひとつの業務を体系化することによって簡単に棚卸が行えます。
ポイントは、メニューの業務を具体的に誰が行えるか（実務可能か）を付け加えることです。
そこで改めて属人業務が浮き彫りになり、さらには誰がどれ位の業務をこなしているかのモノサシを当てることができるようになるでしょう。
棚卸した業務を、改善する
棚卸が終わったら、いよいよ改善策を講じるフェーズです。
現状のワークフローから無駄を発見し、最良の進め方を新たに設定します。
大分類のメニューを高い精度で固めた上で対象となるのは「中分類」の業務。
正式な手順が決まっていないものや、対応時間が短いもの、頻度の低いものに関しては対象外とし、対応時間が長いもの、業務量の多いものを選出してください。
すべての業務を対象とすると、かえって改善効率が悪くなってしまうため、優先順位から抽出した上位2割程度を改善対象にしましょう。
また、いきなりワークフローの改善に取り組むのではなく、事前に各業務の対応時間を計ってください。
というのも、従来の対応時間をあらかじめ把握しておかないと、改善によって成果が出たのか不明瞭になるからです。
さまざまな種類がある測定方法の中でも、「実測法」がシンプルでおすすめです。
この方法では、あらかじめ業務対応時間の平均を出し、改善後にその平均値を下回ったかどうかを評定指標とします。
なお、業務対応にかかる平均時間を算出する際は、業務の熟練者を選定するようにしましょう。
初心者を対象としてしまうと、不慣れなため必要以上に時間を費やしてしまうおそれがあります。
さらに、観測者がいることで作業者がいつも以上の力を発揮しようとする可能性があることを考慮し、結果を適宜補正することも大切です。
プロセス・マネジメントの業務棚卸で効果的な改革を
業務対応時間の観測が終わったら、随時施策を実行して業務改善を図りましょう。
その際は「一回やって終わり」ではなく、結果を分析し、さらなる改善案を考えるという一連の流れを意識することが重要です。
継続的に取り組むことで、業務改善のノウハウも身についていくでしょう。
「頭では理解できても、なかなか実行に移せない…」という方は、ぜひ弊社の業務効率改善コンサルティングをご利用ください。
今回ご紹介した体系表をもとに問題点を抽出し、的確な業務棚卸と改善策のご提案を行います。