アンケート結果の効率的なまとめ方｜パワポとワードのメリット・デメリットも解説
こんにちは、森田です。
アンケート調査および集計が終わってからのまとめとして、多くの場合は、報告書の作成が必要となります。
さて、皆さまは「アンケート調査報告書」と聞いて、そこにはどのような情報が載っているとイメージするでしょうか？
「集計結果の記録」
「グラフ」
「調査結果を利用した分析」など
報告書のイメージは人それぞれかと思います。それはデータの用途によって異なるからです。
事前に報告する形式を明確にしておいたほうが、アンケート結果はまとめやすくなり、より目的に準じた報告書を作成できるでしょう。
そこで本記事では、アンケート結果を効率的にまとめるための「調査報告書のまとめ方」についてご紹介いたします。
「目的」から報告書のスタイルをイメージ
アンケート調査を行ったのは、「目的」があったからだと思います。
同様に、報告書も目的からイメージすると作りやすいでしょう。
アンケート調査報告書の基本は、「調査結果を忠実に記録し、伝えること」です。
したがって、下記のような目的からまとめられると思います。
パターン1：調査の記録
「どのような調査をして、どのような結果になったのか」
アンケート結果を記録したもので、もっともシンプルなまとめ方です。
調査結果を正確に記述することが重要なので、間違えた受け取られ方をされないよう配慮することが必要です。
この場合、誰が見ても分かるようにまとめることがポイントです。
パターン2：結果の分析
調査結果のグラフ・表を機軸にしてコメントなどをつけていく、一般的なアンケート調査結果のまとめ方です。
パターン1の「調査の記録」と同じように、コメントは結果から導かれた客観的な内容であることが望ましいです。加えて、その結果から導かれる分析をします。
ここで重要なのは、調査のまとめ（コメント）は客観的な内容のみとし、それに基づく分析のページなどは別に作成すること。
グラフ・表とコメントのみで分析をするのが難しければ、アンケート結果を基にした仮説なども記載します。
パターン3：調査結果＋α
上記の2パターンとは異なり、アンケートの調査結果から導かれるものに加えて、他の情報や分析を織り込んでいくまとめ方です。
例えば、企業の立ち上げ時などにその事業の需要を調査したい場合、自社の情報や同業他社の情報などを加え、アンケート調査の結果と併せて分析するようなケースです。
この場合は、アンケート調査結果以外の情報も一緒に報告書にまとめる必要があります。
作成形式も「目的」から決定
次に、作成する手段もイメージしておきましょう。まずは、以下の2つから決めていきます。
・ソフトは文書作成用かプレゼン用か
・カラーかモノクロか
ここで、「アンケートのまとめには表計算ソフトが便利では？」と考えた人も少なくないでしょう。
表計算ソフトは文字の調整に労力を要することや、パソコンの環境による変化が激しいといった理由から汎用性に優れず、最近ではあまり利用されていません。
アンケート調査報告書の作成に向いており、実際によく利用されているソフトは、Microsoft(R) Word(R)かMicrosoft(R) PowerPoint(R)です。
では、これらのメリットとデメリットを確認していきましょう。
●Microsoft(R) Word(R)
＜メリット＞
・文書としてのまとめやすさがダントツ
・円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなども作れる
・スムーズに図表番号を追加できるなど
・冊子にする場合にも便利な機能が多い
・基本ソフトであるため共有しやすい
＜デメリット＞
・一部のグラフが作成できない
●Microsoft(R) PowerPoint(R)
＜メリット＞
・グラフを中心にした報告書作成に最適
・プレゼンなどに使用することも簡単
＜デメリット＞
・長い文書には適していない
などが挙げられます。
次にカラーかモノクロかですが、色を使えば分かりやすくなり、単純に見た目が美しいため、カラーでの作成が人気です。
カラーのデメリットは、印刷する場合にコストが高くなることぐらいなので、印刷時のコストメリットを考えた場合のみモノクロが優先的に選ばれているようです。
以上のメリット・デメリットをふまえて、アンケート結果のまとめ方を決めていくとよいでしょう。
アンケートの集計はプロセス・マネジメントにお任せください
パターン3としてご紹介した「アンケートの調査結果だけではなく、他の情報を織り込みながら分析を必要とする場合」などは、自社の強みなどを再度明確にしておく必要があります。
何よりアンケート結果は、正確なものでなければ有用なデータとして扱うことはできません。
たくさんの回答を集めても、信ぴょう性の低いデータを基にしては参考にならないからです。
つまり、回収業務（サンプルの収集）はアンケートを実施するにあたり非常に重要な要素なのです。
「回答を集計・データ化する時間がない…」
「社内スタッフは別の作業もあり手が足りていない…」
このようなお悩みを抱えているご担当者さまは、ぜひ弊社にご依頼ください。
まとめ
アンケート調査の報告書にもパターンがあるので、どんなふうに報告するかを明確にして、それにふさわしいスタイルで作成することが大切です。
業者などに委託する場合でも、同様のことを念頭に置いておくと、効率が上がるのでおすすめです。
※Microsoft Word、PowerPointは、米国Microsoft Corp.の登録商標です。