業務効率改善に！契約書の管理を統一する方法
こんにちは、久保です。
皆様は契約書をどのように管理されていますか？
社内で統一ルールがないために、
属人的な管理になっていませんか？
重要な機密情報を含む契約書は、
適切に保管しなければ、さまざまなリスクが発生します。
近年ではコンプライアンスの重要性が
ますます高まっていることもあり、
契約書はきちんと管理したいもの。
また、必要となる度に契約書を探し回っているようでは、
余計な時間や手間もかかってしまいます。
そこで、今回のブログでは
「業務効率アップにつながる契約書の管理方法」について
ご紹介いたします。
◆バラバラに契約書を管理するリスク◆
例えば、拠点が複数ある企業だと、契約書の管理方法に
ローカルルールが存在するケースが少なくありません。
基本的な管理ルールを設けていたとしても、
「スキャニングはしない」
「契約書と関連書類をまとめてファイリングする」など、
拠点ごとに細かなルールが異なることによって、
全社的な管理が煩雑になってしまいます。
また、過去に組織変更があった企業などでは、
以前の管理方法と新しい管理方法の2つが混在するケースも…。
このように全社で統一して契約書を管理できていないと、
- どの拠点のどこの部門が該当の契約書を保有するのか
探さねばならず、本業にかけられる労力が減ってしまう
- 複数部署で同一の企業と契約書を締結する、
重複契約が発生してしまう
- 原本の管理方法が統一されていないと、
原本を紛失する恐れがある
など、業績悪化や企業イメージの失墜にもつながりかねない、
重大な事態を招いてしまうかもしれません。
そのため、契約書は全社統一的なルールのもと、
管理する必要があるのです。
◆契約書の管理方法を統一するポイント◆
バラバラになった契約書の管理を統一するには、
「契約書の原本と台帳、スキャニングデータの紐付け」が
重要になってきます。
もしも新しく設けた全社的な統一ルールにおいて
原本・台帳・スキャニングデータが連携していないと…
「原本のスキャニングデータの格納場所がわからない！」
「台帳の管理名とスキャニングデータ名が違って検索できない！」
「台帳に原本の保管場所が記載されておらず、探すのが大変！」
と、必要な文書・データを探しにくい状態になってしまい、
うまく運用できない恐れがあります。
そうならないために、
契約書の原本・台帳・スキャニングデータの3つに
共通の管理番号を割り振るようにしましょう。
共通の管理番号を付与することによって、
原本・台帳・スキャニングデータが紐付き、
必要なときに必要な契約書をすぐに探し出せるようになります。
バラバラになった契約書の管理方法を見直したいとお考えの方は
「原本・台帳・データに共通の管理番号を設ける」ことを
次のルールに組み込んでみてはいかがでしょうか？
◆膨大な契約書のデータ化は外部委託を◆
上記でご紹介したポイントを踏まえて
統一的な管理方法を決めるのなら、
まずは紙媒体の契約書をデータ化する必要があります。
ただ、今会社にあるすべての契約書をデータ化するのは、
時間や手間もかかり、決して容易ではありません。
膨大な契約書のデータ化に辟易してしまう前に、
契約書のスキャニングでお困りなら、ぜひ弊社にご依頼ください！
紙文書電子化サービスを行っている弊社では、
契約書のスキャニングにも対応しています。
弊社はプライバシーマークの認証を取得しているほか、
社員全員が個人情報保護士のため、
お預かりした情報の重要性・機密性を
充分に認識したうえで作業を行います。
契約書の管理方法にお悩みの方は、一度弊社にご連絡ください。