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スキャニングの前に、押さえておくべきポイントとは?

こんにちは、森田です。

 

「保管場所(スペース)が必要なくなる」

「部署間や拠点間の情報共有がスムーズになる」

「紙資料と違い、劣化の心配がなくなる」

など、数多くのメリットが享受できる点から、

現在、大量の紙資料をスキャニングし、

デジタルデータとして活用する企業が増えてきました。

 

ただし、紙資料などのスキャニングを通じて、

上記のようなメリットの最大化を図りたいのであれば、

「ただスキャンするだけ」では不十分です。

 

何も考えずにスキャニングすると、

「データがうまく活用できない…」

「これなら紙資料の方がよかった…」

などといった事態に陥ることもあるので要注意!

 

最悪の場合、再び手間暇をかけて

スキャニングし直すことにもなりかねません。

 

大量の紙資料を1回のスキャニングで

望み通りのデータに変換するためにも、

事前に下記のポイントを押さえておきましょう。

 

 



◆スキャニング前に押さえておくべきこと◆

 

<その1 用途を考え、適切な解像度に設定する>

はじめに考えなければならないのは、

スキャニング後のデジタルデータの用途

「文章が読めればいい」場合と「画像を鮮明に残したい」場合では、

必要となるデータの解像度が大きく異なるからです。

 

一般的に、解像度は「1インチあたりのドット(点)の数」で表し、

データとしてどこまで細かく表現するかを決める指標になります。

単位は「dpi(dot per inch)」で、スキャニングの際、

この数値(dpi)を高く設定するほど、データはより鮮明になるわけです。

 

ただし、解像度は高ければいいというものではありません。

解像度が高いほどデータの容量は大きくなり、

データの読み込みに時間がかかったり、

データの受け渡しに支障が出てきたりする可能性があるため、

そのデータの用途に適切な解像度に設定する必要があるのです。

 

解像度の目安は、文書であれば200 ~ 300 dpi、

写真であれば300 ~ 600 dpiが一般的です。

細かな文字や図表が入っている資料の場合は、

300~400dpiを目安に解像度を設定するとよいでしょう。

 

 

<その2 用途を考え、適切なデータ形式を選択する>

また、スキャニングする際には、解像度だけでなく、

保存するデータの形式も考えなければなりません。

一般的なデータの形式は下記の通りです。

こちらも用途に合わせて適切なものを選択しましょう。

 

■JPEG 

データの圧縮度を指定して保存できるデータ形式。

「できるだけデータの容量を小さくしたい」

「文章が読めれば問題ない」といった場合におすすめです。

 

■TIFF・EPS 

データの画像品質を高く保持できるデータ形式。

「資料内の写真・図表をより鮮明にデータ化したい」

といった場合には、こちらの形式を選びましょう。

 

■PDF 

さまざまな編集機能が利用できるデータ形式。

「複数の文書をまとめたい」

「手軽に編集したい」といった時に便利です。

 

 

 

◆スキャニングは信頼できる委託先へ◆

 

データの用途を踏まえて、適切な解像度やデータ形式を

選択したら、いよいよスキャニングです。

スキャニングに必要な機器(スキャナーなど)がない場合は、

当然のことながら別途用意しなければなりません。

 

スキャナーのタイプもさまざまで、

用途に応じて選定する必要があるため、

「どれがいいのか、よくわからない…」

「紙資料のデータ化のためだけに購入するのはちょっと…」

とお悩みのご担当者様も多いのではないでしょうか。

 

また、大量の紙資料をスキャニングするのであれば、

その事前準備やスキャン後の編集、データ整理などに

膨大な手間と時間がかかってしまいがちです。

 

こうしたスキャニング作業とデータ整理は、

すべてプロセス・マネジメントにお任せください。

プライバシーマーク取得の万全なセキュリティ体制のもと、

お客様の大切な紙資料をお預かりし、

個人情報保護士の資格を持つ社員がデータ化してお渡しします。

 

 

スキャニングサービスについてはこちら