【意外と知らない？】アンケート調査における個人情報の取り扱い方と注意点について解説
こんにちは、久保です。
皆様はアンケートで個人情報を収集する際、どのようなことに気をつけていますか？
「個人情報保護法」が施行されてから、消費者の間でも個人情報保護の意識が格段に高まってきています。
一方で、大手企業が個人情報の漏えい事件を起こすなど、世間を騒がせることも続きました。
商品やサービスの満足度、新製品のマーケティングなどを把握するのに大切なアンケート調査ですが、そこでも個人情報は深く関わっています。
個人情報は企業にとって貴重な財産である一方、大きなリスクにもなりかねないため、取り扱う際は注意が必要です。
そこで、今回はアンケートにおける個人情報の取り扱い方をご紹介します。
アンケートで個人情報を取得する際の注意点
アンケートで個人情報を取得する際は、「利用目的を明記する」ことが極めて重要です。
セミナーやウェブサイトなどで集めたアンケートの結果は、様々な用途で活用されると思います。
しかし、そのアンケートが記名式であれば回答者の氏名は個人情報となるため、アンケート用紙の表紙などにあらかじめ利用目的を明示しなければなりません。
例えば、「このアンケートは商品開発、サービス改良のための参考資料とさせていただきます」と明示した場合は、それ以外の目的には利用できず、アンケート調査のデータをもとに商品案内などのDMを送ることは目的外利用となります。
そのため、アンケートで得た個人情報を利用してDMの発送を行うのであれば、あらかじめ「商品案内を送るため」との明示が必要です。
また、謝礼やインセンティブをつけた方がアンケートの回収率が高まるため、アンケートに協力いただいたお礼にプレゼントを送るケースもあるかと思います。
この際も「個人情報はプレゼント発送に利用」などのように、利用目的を明示しましょう。
後々、集計結果を雑誌やウェブサイトで公開する場合もその旨を記載する必要があります。
「以上の目的にのみ使用いたします」と明記すれば、アンケートに協力してくれた人も安心するはずです。
ただし、「25歳 男性」などの無記名式のアンケートであれば、個人情報には該当しませんが、念のために「このアンケートは以下の目的に使用します」といった利用目的を明記しておいたほうが良いでしょう。
本人の同意を得る
アンケートでは、上記のように利用目的を明示した上で、回答者から同意を得ることも必要です。
同意を得る方法としては、アンケートの利用目的を述べた文章の下に「同意する」という欄を設けてマークをつけてもらう形式がおすすめです。
ただ、回答者が同意をためらう可能性があるため、利用目的をたくさん並べることは控えましょう。
大切なのは、「このアンケートが何のための調査なのか」という明確な目的です。
第三者に個人情報を提供しないと明記する
個人情報保護法では、本人の同意なしに第三者へ個人情報を提供してはいけないと定めています。
知らない会社からDMが届いたり、勧誘の電話がかかってきたりという経験をお持ちの方もいらっしゃると思います。
「アンケートには協力したいが、個人情報を知られるのは不安」と考える人は少なくないでしょう。
その不安を取り除くためにも、第三者に個人情報を提供しない旨を明記しておくことが大切です。
個人情報を含むアンケート入力はプロセス・マネジメントへ
このように、個人情報保護への関心が高まっているなか、「プライバシーマーク（Pマーク）制度」が注目されています。
Pマークは、「個人情報の取り扱いに関して適切な保護措置が認められた企業」に与えられます。「弊社は重要な個人情報を外部に漏えいしたりすることはない」とお墨付きをもらっている企業です。
アンケートで回収した回答者の名前などのデータは重要な個人情報です。適切に取り扱うならアンケート入力の外部委託をおすすめします。
その際は、「プライバシーマーク」取得で、個人情報の取り扱いが万全の弊社をぜひご利用ください。