保存義務のある文書を電子化する際の注意点
こんにちは、鈴木です。
毎日の暮らしや事業活動にIT技術が広く浸透している現在、
日本の企業においては、「紙文書中心の業務」から
「電子文書中心の業務」への移行が着実に進んでいます。
こうした流れを受け、2005年には「e-文書法」が施行され、
それまで法令等で“紙での保存が義務”だった文書も、
“電子化による保存”が認められるようになりました。
とはいえ、これまで法令等の関係で「紙で保存してきた文書」を
スキャニングなどで電子化して保存・運用していくためには、
法令等で定められた「要件」を満たさなければなりません。
いわゆる“保存義務のある文書”の電子化に際しては、
まず各府省が定めている要件を把握しておくことが必要です。
ここでは、文書の電子化を検討しているご担当者様に向けて、
保存義務のある文書を電子化する際の注意点をご紹介します。
◆文書の電子化に求められる要件とは◆
保存義務のある文書の電子化における要件は、
各府省の府省令等で規定されています。
例えば、経済産業省ではその基本的な要件として、
「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」を定義。
対象となる文書の内容などに応じて、
求められる要件は異なりますが、
最低でも「見読性」は確保しておくことが必要です。
ここでは、上記4つの要件について、
それぞれの概要をご紹介いたします。
「見読性」
税務調査等の際に、明瞭な状態ですぐ確認できるように
電子化した文書は、パソコンなどがなければ閲覧できません。
そのため、税務調査等の際に必要な文書がすぐ確認できるよう、
パソコンのディスプレイに表示させたり、
プリンタで出力したりできるように準備しておく必要があります。
また、その際は“明瞭な状態”で閲覧できなければなりません。
そのため、カラーで文書を電子化（スキャン）する場合、
階調は「256階調」、解像度は「150dpi以上」といった
イメージスキャナの設定の目安も提示されています。
「完全性」
文書の改ざんや消去を防ぐとともに、
改ざん等があった場合、その事実を確認できるように
電子化した文書は、紙の文書とは違い、
痕跡を残すことなく改ざんすることができます。
そのため、企業は事故や操作ミスによって
文書を消去しないよう対策を講じるとともに、
万が一、文書の改ざん等が発生した場合は、
その事実が確認できるように準備しなければなりません。
「機密性」
許可した人以外は、電子化した文書にアクセスできないように
上記の「完全性」を確保するためには、
許可した人以外はアクセスできないように
電子化した文書を管理する必要があります。
そこで求められるのが「機密性」です。
完全性と機密性を確保し、文書を適切に管理するうえで
「いつ、誰が、どの文書にアクセスしたか」という履歴を
確実に把握できる仕組みが必要となります。
「検索性」
システムの整備等を通じて、
必要に応じて、すぐに確認できるように
電子化した文書は、必要に応じてすぐに確認できるよう、
文書をインデックスで検索し表示するシステムなどを
整備しておかなければなりません。
「ファイル名」だけではなく、業務形態によっては、
例えば「契約日時」などで検索できるような仕組みが必要です。
◆文書の電子化はお任せください！◆
このように、紙での保存が義務付けられている文書の場合、
電子化する際に留意すべき点が少なくありません。
文書の電子化に取り組む際には、
まずは「社内での保存が義務付けられている文書」を
法令や各府省の省令などと照らして確認し、
保存義務のある文書を特定することが大切です。
その後に発生する膨大な文書の電子化（スキャニング）は、
万全のセキュリティ体制を整備している弊社にお任せください。
保存義務のある紙文書を個人情報保護士がお預かりし、
責任を持って、適切な形に電子化させていただきます。