名簿作成時に大切なのは「わかりやすさ」
こんにちは、鈴木です。
御社では取引先や顧客が増減した際、
どのように名簿を作成・更新していますか？
「新規の取引先は、リストの最後に記載する」
「もう何年も取引のない顧客を削除して、
空いたスペースに新規顧客を追加する」
などと、特にその順番を気にすることなく、
会社名・顧客名を羅列している企業も多いでしょう。
また、「多くの企業がそうだから…」といった理由で、
ホームページやパンフレットなどに載せる取引先一覧を
五十音順で記載しているケースも少なくありません。
しかし、ただ羅列したリスト、ただ五十音順に並べたリストでは
御社と取引先・顧客との関係が見えず、
閲覧者にとってわかりづらく感じることがあります。
ホームページなどで公表する取引先一覧や、
社内用の顧客名簿などを作成する際は、
その名簿・リストを閲覧する人にとって、
わかりやすいかどうかを考えることが大切です。
ここでは、わかりやすい名簿を作成するための
「名簿作成時に留意すべきポイント」をご紹介いたします。
◆名簿作成時に留意すべきポイント◆
その1 「誰が閲覧するのか」を考える
最初に考えるべきことは、
「その名簿・リストを誰が閲覧するのか」ということ。
例えば、ホームページに掲載する取引先一覧であれば、
閲覧するのは御社に興味・関心のある人です。
すでに取引のある顧客もいれば、
今後の取引を検討している見込み客や、
就職・転職を考えている学生や求職者もいます。
上記のような閲覧者が、
「その名簿・リストを見て、何を知りたいのか」を考えることが、
わかりやすい名簿・リストを作成する第一歩です。
その2 掲載情報を分類して整理する
名簿・リストの閲覧者が特定できたら、
その閲覧目的に合わせて、情報を整理しましょう。
上記と同じく、取引先一覧を例に挙げると、
閲覧者が知りたいのは「御社と取引先の関係」です。
例えば、建築会社や測量会社、金融機関など、
幅広い業種の企業と取引のある不動産会社の場合、
その業種ごとに取引先を分けるのもいいでしょう。
「建築・リフォーム」「土地測量」「住宅ローン」などと
その企業の担う業務・役割で分類すれば、
閲覧者にとって御社の取引関係がイメージしやすくなり、
新規顧客の獲得や御社にマッチする人材の採用にも
つながりやすくなるはずです。
その3 必要に応じて「相関図」も作成する
グループ会社などと密に連携して、
総合的なサービスを提供している企業の場合、
取引先一覧だけでは不十分です。
サービスの全体像を明示するためにも、
各企業との相関図も作成することをオススメします。
また、相関図を用いて、取引先との関係だけでなく、
顧客、株主、地域社会、行政機関などとの関係も示すことで、
御社を取り巻くステークホルダーの全体像を伝えることも可能です。
特に、ホームページやパンフレットなどを通じて、
社外へ情報を発信する際には、名簿・リストなどの「表」と、
相関図などの「図」を組み合わせると効果的です。
◆名簿作成に必要な入力作業は弊社へ◆
名簿作成時に留意すべきポイントとして、
今回は取引先一覧を例に挙げてご紹介しましたが、
社内用の顧客名簿を作成する際も考慮すべき点は同じです。
なお、社内の従業員向けに顧客名簿を作成する際には、
氏名、性別、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスなど、
多岐にわたる膨大な情報を正確に入力しなければなりません。
こうした名簿作成に必要なデータ入力作業は、
「高い入力精度」と「万全の情報セキュリティ」を兼ね備えている
私たちプロセス・マネジメントにお任せください。