テキスト入力によるデータ化で、スムーズな情報共有を
こんにちは、鈴木です。
現在、御社にこのような悩みはありませんか？
「顧客名簿はあるけれど、すべて紙でデータがない…」
「テキストデータがあれば、資料作りがスムーズなのに…」
「過去に作成したマニュアルを更新したいけれど、
肝心なテキストデータがないので手打ちするしかない…」
過去に作成した資料やマニュアルの中には、
「ワード、エクセルなどのテキストデータが残っていない」
というものも多いのではないでしょうか。
そうした場合、紙資料をもとにテキスト入力したり、
専用ソフトを使ってデータ化したりする必要がありますが、
本業と並行して進めるのは簡単ではありません。
こうしたお客様にオススメなのが、
プロによるテキスト入力サービスです。
ここでは、そのメリットについてご紹介いたします。
◆テキスト入力によるデータ化のメリット◆
＜その1 資料の更新に余計な手間がかからない＞
例えば、紙の名簿などを更新する場合、
元となるデータがあれば、必要な箇所を修正するだけ！
いちから名簿を作成する必要がないので、
余計な手間は一切かかりません。
また、住所録などをデータ化する際には、
Microsoft社のエクセルがオススメです。
エクセルであれば、氏名を「五十音順」で並べ替えたり、
「都道府県」や「キーワード」で情報を抽出したりすることも、
簡単な操作で瞬時に行うことができます。
＜その2 資料作りが迅速に行える＞
「参考資料をもとに、企画書を作りたい」
「いくつかの書籍から文章を引用したい」
などといった場合に、参考資料や書籍を見ながら、
必要な箇所だけ抜き出して入力していませんか？
紙に記載された文章をもとに資料を作る際は、
あらかじめすべてデータ化しておくとスムーズです。
もちろん、必要な箇所だけデータ化するのもいいですが、
あとあと「やっぱり、ここも必要だった…」と、
改めてデータ化することが多々あるからです。
特に、営業資料やプレゼン資料で使いまわしができる内容は、
すべてデータ化して社内で共有しておくと便利！
将来のことも考えて、必要となる文献・書籍などは
まとめてデータ化しておくことをオススメします。
＜その3 社内での情報共有がスムーズになる＞
社員全員が読む社内マニュアル、
頻繁に使う取引先のリストなどを
社内で共有する際、紙資料だけでは不十分です。
特に、こうした資料をスタッフ1名1名に配布する場合、
人数が増える度に印刷することにもなりかねません。
その点、データ化しておけば、
そのデータをメールで送信するだけで、
手軽に情報を共有することができます。
パソコンなどでいつでも閲覧できるデータがあれば、
「これ、確かマニュアルに書いてあった気が…」
「今日中に、あの取引先に契約書を送らないと…」
といった場合もすぐに必要な情報を入手することが可能です。
また、社内の共有フォルダなどに入れて、
従業員に周知しておけば、
情報の更新、最新情報の共有もスムーズです。
「マニュアルを更新したので、各自見ておくように！」
と朝礼などで言っておくだけで、
資料を配布することなく情報共有を図ることができます。
◆文字のデータ化はプロにおまかせ◆
「社内でデータ化を進めているけれど、
どうしても誤変換や入力ミスが多い…」
などとお悩みの方はいらっしゃいませんか？
“原本の文章をそのままデータ化するだけ”といっても、
本業の合間に行う作業にはミスが発生しがちです。
「できる限り、原本に忠実なテキストデータがほしい」
という方は、弊社のテキスト入力サービスをご利用ください。
目視チェックとシステムチェックの二重チェックにより、
99.9％の入力精度を誇る弊社のサービスは、
90％以上のお客様にご満足いただいております。