顧客リストの作成はエクセルでOK｜注意すべき点とは？
こんにちは、木村です。
突然ですが、御社の「顧客管理」は万全でしょうか。
「社内のどこに顧客リストがあるのか知らない」
「顧客情報は、営業スタッフが個々に管理している」
「部長の退職とともに、常連客に連絡する術（すべ）を失った」
もしも、このような状況であれば、顧客情報を適切に管理できているとはいえません。
属人的な管理しかできていない場合は、まず社内で共有できる顧客名簿をつくりましょう。
「顧客管理」と聞くと、データベースの構築や管理システムの導入を考えがちですが、管理する顧客情報がそこまで多くなければ、「エクセルで作成する顧客リスト」で十分です。
ここでは、エクセルで顧客リストを作成する際の注意点についてご紹介いたします。
エクセルで顧客リストを作成する際の注意点
エクセルでの顧客名簿作成にあたって、手順に沿って注意点を確認していきましょう。
まずは「顧客管理」の目的を明確に
氏名、性別、年齢（生年月日）、住所、電話番号、メールアドレス、商品の購入履歴など、一口に「顧客情報」といっても、その種類は多岐にわたります。
まずは、顧客管理を行う目的を明確にした上で、その目的の達成に必要となる情報を精査しましょう。
例えば、その目的が「既存顧客に対する販売促進」の場合、氏名、住所、電話番号といった個人情報だけでなく、商品の購入日、購入金額、商品に対する評価・要望なども集めれば、その情報に即した営業活動を行うことができます。
また、その目的が「メールマガジンの配信」であれば、氏名とメールアドレスだけでもよいでしょう。
いずれの場合も、万が一の情報漏えいに備え、不要な顧客情報まで収集することなく、最低限必要な情報だけを集めて管理することが大切です。
「共有サーバー」などで管理
社内の顧客情報をすべて一人で集め、データ入力から管理まで行うのは現実的ではありません。
「誰が入力するのか」を決めたうえで、社内の共有サーバーなどに顧客リストを入れて、複数のスタッフで入力・管理するのが良いでしょう。
エクセルを「共有ブック（※）」に設定
共有サーバーで管理する際、最初につまづくのは、“複数人が同時にデータを入力しようとしたとき”です。
エクセルの初期設定では、誰かがファイルを開いていると、他のスタッフは「読み取り専用ファイル」しか開けず、データの入力や編集を行うことができません。
エクセルで顧客リストを作成する際は、複数のスタッフで同時に入力できるよう、該当のエクセルファイルを「共有ブック」に設定してください。
共有ブックの設定手順
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1．共有ブックにしたいエクセルファイルを開く
2．上部にある「校閲」→「ブックの共有」の順で押す
3．表示されるダイアログにある
［複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する］
にチェックを入れて「OK」を押す
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（※）Excel 2007以降で使用できる機能
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そもそも顧客リストを共有する目的とは
名簿などで顧客情報を社内で共有する目的は、部署間の連携をスムーズにすることだけではありません。
その大きな目的は、顧客を深く知ること。
長い期間にわたって蓄積され、集計された顧客情報は、今後の事業戦略につながる強力な武器になります。
こまめに情報を更新し、社内で情報が共有できていれば、
「常連客は、どんなサービスに毎月いくらかけているのか」
「初回購入から次回購入までのスパンはどれくらいか」
「自社の商品・サービスに対する評価は高いのか、低いのか」
など、さまざまな角度から商品やサービスを検証でき、さらなる顧客満足につなげることができるでしょう。
その第一歩となるのが顧客リスト作成です。
最初はエクセルで作成するだけで十分ですが、もしデータ入力などでご協力できることがあれば、弊社までお気軽にお問い合わせください。
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