「オフィスに溜まった大量の紙書類を前に、どこから手をつければいいのかわからない」

「電子帳簿保存法（電帳法）への対応やペーパーレス化を進めたいけれど、社内でスキャンする時間も人手もない……」

オフィス内に残る大量の紙資料やキャビネットの山を前に、このような悩みを抱えている総務・管理部門のご担当者様も少なくありません。

近年、リモートワークの定着やペーパーレス化の加速、法令対応などを背景に、紙の資料をデータ化（デジタル化）する企業が急増しています。

しかし、データ化の手法は多岐にわたり、「自社対応すべきか外注すべきか」「セキュリティや法令の要件を満たせるのか」といった判断に迷うことも多いでしょう。

今回は、紙の資料をデータ化する代表的な5つの方法をはじめ、データ化のメリットや導入時の注意点、自社対応と外注（代行サービス）の選び方までをわかりやすく解説します。

紙の資料をデータ化する必要性

紙の資料のデータ化とは、紙媒体の書類をPDFや画像、テキストなどのデジタルファイルに変換し、パソコンやクラウド上で一元管理・活用できるようにすることを指します。

データ化には、大きく分けて以下の2つの段階があります。

• 画像化（スキャン）：
  書類を読み取り、画像ファイルやPDFとして保存する段階
• テキストデータ化（OCR処理など）：
  文字認識技術を用いて文字情報を取り出し、検索や編集が可能なデータにする段階

単に書類を「保管（保管場所の削減）」したいだけなのか、業務で「検索・活用」したいのかという目的に応じて、必要なデータ化のレベルは異なります。

このようなデータ化が急速に求められている背景には、電子帳簿保存法（電帳法）の改正により、電子取引データの保存が義務化されるなど、法令対応の必要性が高まったことが挙げられます。

また、ペーパーレス化や業務効率化の観点からも紙資料の整理は不可欠です。

紙のまま管理を続けると、「保管スペースの圧迫」「目的の書類を探す手間の発生」「情報共有の遅れ」といった課題が生じます。

データ化を推進することで、これらの課題を抜本的に解決し、バックオフィス業務全体の改善へとつなげることができます。

紙の資料をデータ化する5つの方法

紙の資料をデータ化する方法には、主に以下の5つがあります。

それぞれの特徴や適した用途を把握し、自社に最適な手段を選びましょう。

複合機（コピー機）でスキャンする

オフィスの自席近くにある多機能複合機のスキャン機能を利用する方法です。

多くの場合、すでにある既存の設備を活用できるため、新たな機器の導入コストをかけることなく手軽に始められるのがメリットです。

すべての作業を社内で完結できるため、機密書類を外部に持ち出さずに済み、情報漏洩のリスクを低く抑えられます。

ただし、大量の書類をスキャンする場合は1枚ずつセットしたり後処理を行ったりする手間がかかるため、担当者の通常業務を圧迫しやすい点がデメリットです。

専用スキャナーを使う

書類の読み取りに特化したドキュメントスキャナーなどの専用機を導入して行う方法です。

自動原稿送り装置（ADF）を備えた機種が多く、大量の書類を高速かつ両面で連続して取り込むことが可能です。

複合機よりも処理速度や画像補正機能に優れているため、中量〜大量の書類を社内でスキャンしたい場合に適しています。

一方で、性能の高い専用機器を購入するための初期費用（導入コスト）が発生する点には留意が必要です。

OCRでテキストデータ化する

OCR（Optical Character Recognition：光学的文字認識）技術を活用し、スキャンした画像から文字情報を読み取ってテキストデータに変換する方法です。

単なる画像PDFとは異なり、ファイル内のキーワード検索や、文字データのコピー＆ペースト、文書の再利用・編集が可能になるため、検索性や活用度を飛躍的に高められます。

ただし、OCRの認識精度は100%ではありません。

紙面の汚れや手書き文字、特殊なフォントなどによって誤認識が発生することがあります。

そのため、精度を担保するには変換後に人間の目で確認・修正する二重チェック体制が必要となります。

スマートフォンアプリで撮影する

スマートフォンのスキャンアプリ（iPhoneの「メモ」アプリや「Googleドライブ」アプリ、専用のOCRアプリなど）を使って書類を撮影し、PDF化する方法です。

専用の機器が不要で、外出先や出張先からでもその場ですぐにデータ化できる手軽さが最大の魅力です。

数枚程度の手軽な資料や領収書のデータ化には非常に便利ですが、撮影角度や影による画質のバラつきが生じやすく、大量の書類をまとめて処理する用途には向きません。

データ化代行サービスに依頼する

紙書類のデータ化作業全般を専門業者（BPO事業者）に外注・委託する方法です。

大量の書類であっても、プロ仕様の機材と体制により高精度かつ短納期で一括データ化できる点が最大のメリットです。

ホチキス留めやクリップの取り外しといった事前処理から、スキャン、データ入力、ファイル名の打ち替え（リネーム）、フォルダ整理まで丸ごと任せられるため、社内のリソースを削る必要がありません。

費用は発生するものの、社内業務を止めることなく確実にデータ化を進められ、法令要件に沿った形式での納品にも対応してもらえます。

紙の資料をデータ化するメリット

紙の資料をデータ化することは、単にデスク周りが綺麗になるだけでなく、組織運営においてさまざまなメリットをもたらします。

保管スペースとコストを削減できる

データ化のもっともわかりやすい効果は、物理的な保管スペースと関連コストの削減です。

紙の資料を保管し続けるには、オフィス内のキャビネットや専用の保管部屋、あるいは外部の倉庫を借りる必要があり、賃料などのコストが常に発生します。

資料をデータ化して原本を適切に破棄できれば、それまで保管に使っていたスペースを執務エリアや会議室などに有効活用できます。

さらに、紙の用紙代、印刷インク代、バインダー代、倉庫維持費といったランニングコストの削減にもつながります。

検索性が上がり業務効率が向上する

データ化によって目的の資料にすぐアクセスできるようになり、業務の生産性が大きく向上します。

紙の資料では、目的の1枚を探し出すためにキャビネットを開け、ファイルをひとつひとつめくって探す時間が発生していました。

データ化してルール通りにフォルダ分類やファイル名をつけておけば、パソコンの検索機能から一瞬で目的の資料を呼び出すことが可能です。

OCR処理によって全文検索に対応させたり、クラウドストレージに保存したりすれば、複数人での同時閲覧や、在宅勤務・リモートワーク先からの資料参照もスムーズに行えます。

紛失・劣化・災害リスクを軽減できる

データ化は、紙媒体が持つ根深いリスクを回避する手段としても有効です。

紙の書類は、経年劣化による変色や破損、持ち出し時の紛失・盗難、火災や水害といった災害による焼失・消失のリスクと常に隣り合わせです。

資料をデータ化してクラウドや安全なサーバー上にバックアップを取っておくことで、物理的な消失リスクを回避でき、企業の事業継続計画（BCP）対策としても機能します。

データ化を進める際の注意点

多くのメリットがある紙のデータ化ですが、運用を進める上ではいくつか注意すべきポイントがあります。

情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策を徹底して行う

データ化された資料は取り扱いが容易になる反面、不正アクセスやサイバー攻撃、持ち出し用端末の紛失といった新たなリスクにさらされます。

保存先となる社内サーバーやクラウドストレージの暗号化を徹底し、従業員ごとに厳格なアクセス権限を設定することが基本です。

また、作業用端末の盗難・紛失に備えたパスワード設定やリモートロック機能の有効化など、セキュリティガイドラインを定めて運用しましょう。

OCRの誤認識に備えチェック体制を整える

前述の通り、OCR機能を活用してテキスト化を図る場合は、読み取りエラーに対するチェック体制の構築が欠かせません。

紙面の折り目や汚れ、かすれ文字、手書きの数字などは誤変換が起こりやすい傾向にあります。

特に金額や氏名、契約日、口座番号といった重要データを扱う場合は、変換後のデータと紙の原文を目視で照合する二重チェック（ダブルチェック）を工程に組み込みましょう。

電子帳簿保存法などの法令要件を確認する

国税関係書類（領収書、請求書、契約書など）をデータ化して保存する場合は、電子帳簿保存法（特にスキャナ保存要件）に定められた基準を満たす必要があります。

具体的には、一定以上の解像度の確保、カラー読み取り、タイムスタンプの付与、入力期間の制限、検索機能の確保（日付・金額・取引先での検索）といった要件が厳密に定められています。

これらの要件を満たさずに原本を破棄してしまうと、税務上のペナルティを受けるリスクがあるため十分注意しましょう。

自社対応と代行依頼はどっちを選ぶべき？

紙資料のデータ化を進めるにあたり、「社内で作業を行う（自社対応）」か「専門業者に外注する（代行依頼）」かで迷うケースも少なくありません。

それぞれの特徴を比較してみましょう。

判断の目安として、「数冊〜数十冊程度で、急ぎではなく、機密性が極めて高い書類」であれば自社対応が向いています。

一方で、「キャビネット数箱〜部屋一面に及ぶ大量の書類がある」「通常業務が忙しく人手が足りない」「電帳法などの法令要件に適合させて正確にデータ化したい」という場合は、代行サービス（外注）を利用するのが確実で効率的です。

紙の資料のデータ化はプロセス・マネジメントへ

「自社だけで大量の紙資料をデータ化する限界を感じている」「電帳法に沿った形で安全・確実に電子化したい」とお考えの企業様は、ぜひプロセス・マネジメントのデータ入力・スキャン代行サービスをご検討ください。

データ入力・スキャン代行の特長

プロセス・マネジメントのデータ入力・スキャン代行サービスでは、単なるスキャン作業にとどまらず、紙資料のデータ化に関わる周辺業務を丸ごとサポートいたします。

ホチキス留めやクリップの除去、付箋外しといった面倒な事前処理から、高精度スキャン、データ入力、ご指定の命名ルールに基づくファイル名打ち替え・フォルダ整理まで一括で対応し 、社内担当者様の手間を大幅に削減します。

また、集計や入力業務は経験豊富な日本国内のスタッフが担当するため、ご指定のフォーマットに合わせた高品質なデータ納品が可能です。

セキュリティ体制と信頼性

機密性の高い社内資料やお客様情報を安心してお預けいただけるよう、プロセス・マネジメントでは万全のセキュリティ体制を整えています。

個人情報の適切な取り扱いを証明する「プライバシーマーク」をはじめ、「DXマーク」「ESGマーク」を取得。

情報管理と事業品質の両面で高い評価を得ております。

さらに、東証上場企業であるフォーバルグループの一員として、長年にわたりバックオフィス業務を受託してきた豊富な実績と信頼があります。

電子化から業務改善・DXまで一括で支援

プロセス・マネジメントの強みは、単に「紙をスキャンして終わりにしない」点にあります。

書類のデータ化を出発点として、その後の「データをどのように社内業務で活用するか」「ペーパーレス化や業務フローの自動化をどう進めるか」といった業務改善コンサルティングやDX支援まで、一社完結（ワンストップ）で強力にサポートいたします。

【FAQ】紙の資料のデータ化に関するよくある質問

紙資料のデータ化を検討する際によくある疑問にお答えします。

データ化にかかる費用の目安はどのくらいですか？

書類の枚数、状態、作業範囲（前処理やOCRの有無）、納期によって異なります。

一律の料金設定ではなく、事前に書類の状態やご要望を確認した上でお見積もりを作成するのが一般的です。

「ホチキス外しが必要か」「ファイル名の打ち替え（リネーム）まで行うか」「OCR処理を含めるか」などの条件によって費用が変動するため、まずは対象書類の量（箱数や冊数）をご確認のうえ、お気軽にご相談ください。

データ化した後に紙の原本は破棄してよいですか？

法令要件を満たしていれば破棄できる場合もありますが、書類の種類や目的に応じた判断が必要です。

電子帳簿保存法（スキャナ保存要件）を満たした上でデータ化した税務関係書類については、適正事務処理要件などのプロセスを経て原本を破棄することが認められています。

ただし、重要契約書や訴訟上の証拠能力が求められる可能性のある原本、歴史的に価値のある資料などは、リスク管理の観点からデータ化後も紙のまま大切に保管しておく企業が一般的です。

手書きの資料もデータ化できますか？

スキャンによる画像保存（PDF化）は可能ですが、手書き文字のテキスト化には注意が必要です。

手書きの書類であっても、スキャンしてPDFや画像ファイルとして保存することは問題なく行えます。

一方で、OCRを使って手書き文字をテキストデータに変換する場合は、執筆者の癖字やかすれによって読み取り精度が落ちる場合があります。

プロセス・マネジメントでは、ベテランスタッフによる目視確認とデータ入力を組み合わせることで、手書き資料でも極めて高い精度のテキスト化・データ化を実現できます。

まとめ

紙の資料をデータ化することは、保管スペースやコストの削減だけでなく、検索性の向上による業務効率化やBCP（災害・リスク）対策としても極めて有効です。

自社のリソースや書類の量、用途に合わせて最適な方法を選択しましょう。

「自社だけでスキャンを進める時間も人手もない」「データ化の先にあるペーパーレス化やDXまで見据えて相談したい」とお悩みの企業・管理部門の方は、ぜひ一度「プロセス・マネジメント」までお気軽にご相談ください。