経理や営業事務、研究機関などのバックオフィスにおいて、定型的なデータ入力業務は大きな負担です。

働き方改革やDX推進が叫ばれるなか、「自動化ツール」の導入を検討している方も多いのではないでしょうか。

本記事ではデータ入力を自動化するメリットと具体的な方法、そして意外と知られていない自動化ツールの落とし穴と解決策についてご紹介します。

データ入力を自動化するメリット

データ入力という「単純作業」を自動化することは、組織全体に大きなメリットをもたらします。

• 作業時間の劇的な短縮と生産性の向上：
  人手による定型作業から解放され、空いた時間を分析や顧客対応などのコア業務に充てることができる。
• 人的ミスの根絶とデータ品質の安定：
  ツールがルール通りに処理するため、入力ミスや転記ミスといった人的ミスがゼロになり、データの信頼性が大幅に向上する。
• コストの削減と従業員の満足度向上：
  残業代や人件費の削減に繋がるだけでなく、単調な作業から解放されることで、従業員のストレス軽減とモチベーション向上に貢献する。

データ入力を自動化する方法

自動化には、大きく分けて5つの手法があります。

RPA【PC上の作業代行ロボット】

画面上の操作を記録し、ブラウザやExcel、基幹システム間をまたいで自動で動くツールです。

OCR【紙の文字を読み取るスキャナー】

紙の伝票や書類をスキャンし、デジタル文字として読み取る技術です。

AI-OCR【賢い文字認識AI】

AIを搭載することで、従来のOCRでは難しかった手書き文字や複雑なレイアウトの書類も高精度で読み取れます。

ETL/iPaaS【データをつなぐパイプ役】

異なる複数のシステム同士を連携させ、データを自動で受け渡す仕組みです。

マクロ・VBA【Excelの便利なショートカット】

Excel内で特定の処理をプログラムし、ボタン一つで実行させる手法です。

データ入力自動化ツール導入のリスク

日々の業務負担を大きく軽減できる自動化ツールですが、導入する際のリスクにも目を向けておく必要があります。

非定型・例外処理への対応が難しい

自動化ツールは「決まったルール通りの定型作業」には強い一方、例外には非常に弱いのがデメリットです。

顧客ごとにレイアウトが異なる書類や手書きの癖が強い文字、判断を迷うデータなどが発生すると、ツールは停止したり誤作動を起こしたりします。

結果として人間が横について修正作業を行う必要が出てしまいます。

ツールの運用に継続的な手間とコストがかかる

ツールは一度設定すれば永久的に使えるわけではありません。

基幹システムのバージョンアップや業務フローの微細な変更に合わせ、シナリオ（プログラム）を修正し続ける必要があります。

このメンテナンス作業が担当者の新たな負担となり、かえって業務を圧迫する可能性も出てきます。

導入・学習に時間がかかる

ツールの選定からテスト運用、エラー対応まで、自動化を軌道に乗せるまでには数ヶ月単位の時間と専門知識が必要です。

スモールスタートで失敗し、費用対効果が出ないままプロジェクトが頓挫するリスクも考慮しなければなりません。

「データ自動化ツール＜データ入力代行」である理由

社内で自動化を完結させようとすると、「ツール代」だけでなく、構築・運用に携わる莫大な人的リソースが発生します。

一方、データ入力代行（アウトソーシング）なら、これらのリスクをすべて回避できます。

• 「人の目」による柔軟な対応：
  例外処理や非定型なデータも、プロのスタッフが確実に処理できる
• メンテナンス不要：
  システムの変更を気にする必要はなく、常に最新の状態でデータが納品される
• 時間をかけずに対応可能：
  スタッフの学習期間を必要とせず、今日からでも業務の効率化を実現できる

自社でリソースを削ってツールを育てるよりも、代行サービスを活用する方が結果的にトータルコストを抑えられ、費用対効果が極めて高くなります。

データ入力代行ならプロセス・マネジメントまで

自動化ツール導入による「例外処理の難しさ」や「メンテナンスの手間」といった課題を、根本から解決できるのがプロセス・マネジメントのサービスです。

単に文字を打つだけでなく、紙書類を戦略的な「資産」に変えるためのトータルサポートを提供しています。

• 経験豊富なスタッフによる「高精度・高品質」なサービス：
  AI-OCRでも判別が難しい手書き文字や複雑な書類も、熟練の国内スタッフが正確にデータ化します。
• ペーパーレス化の促進：
  名簿や名刺、大量の紙資料のスキャンから入力まで丸ごと代行。検索性が向上し、どこでも仕事ができる環境が整います。
• Pマーク・DXマーク取得のセキュリティ：
  機密情報を扱う企業や研究機関でも安心な、Pマーク・DXマーク取得企業による安全・安心な運営体制が整っています。
• 柔軟な対応と分かりやすい料金体系：
  Excelやcsvなど、活用しやすい形式でスピーディに納品します。

「何から手をつけていいか分からない」「すぐにでも効率化したい」といった場合でも、経験に基づいた柔軟なご提案が可能です。

まずは現在の状況と抱えているお悩みについて、お気軽にご相談ください。

まとめ

データ入力の自動化は強力な武器となりますが、ツールの維持に追われては本来の業務を圧迫してしまいます。

自社でリソースを削るのではなく、信頼できるプロに任せ、「手間ゼロ・ミスゼロ」で効率化を実現してみてはいかがでしょうか。

私たちプロセス・マネジメントが、貴社の業務改善を最短ルートでサポートいたします。