大量のプリントをデータ化することで得られるメリット｜方法や注意点も解説
保管や検索のしにくさが課題となる大量のプリント。
大量のプリントは、データ化して整理し、情報を引き出しやすい形に整えておかなければ業務効率や生産性の向上を目指すことができません。
本記事では大量のプリントを効率的にデータ化する方法、またデータ化する際の注意点などを詳しく解説します。
目次
大量のプリントをデータ化することで得られるメリット
大量に保管しているプリントをデータ化することにより、次のようなメリットを得ることが可能です。
- 複合機の費用、用紙やインク・トナーなどコストの削減につながる
- 資料の検索速度が向上する
- 稟議書や報告書の回付が早くなるなど業務の効率化につながる
- 紙の書類の保管スペースを削減できる
- 重要な書類の紛失防止になる
データ化を進めることにより、オフィスの複合機にかかる用紙やインク・トナー代といったランニングコストを削減できます。
また紙の資料を探す手間がなくなり検索によって必要な情報をすぐに見つけられるため、業務の効率化にもつながります。
大量のプリントをデータ化する方法
プリントのデータ化にはいくつかの方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。
オフィス用の複合機でスキャンする
オフィス用の複合機は企業にとって非常に身近な手段であり、簡単にプリントの内容をスキャンできます。
ただし、機種によっては大量のスキャンに向かないものもあり、処理速度や給紙枚数に限界がある点がデメリットです。
自動給紙機能（ADF）付きスキャナーでスキャンする
ADF付きのスキャナーは、大量のプリントを高速で取り込むことができるだけでなく、精度も高く業務用にも適しています。
しかし、高性能ゆえに導入コストが高くなりやすいため、初期投資の面でデメリットがあります。
コンビニでスキャンする
コンビニのコピー機であれば、深夜や早朝など好きなタイミングで気軽にスキャンができますが、多くの人の目に付く場所ということもあり情報漏洩のリスクがつきまといます。
その他にも、セットした書類の取り忘れによる情報漏洩リスクもあるため、機密情報や個人情報を多く含む書類のスキャンには不向きな方法といえます。
スマートフォンのアプリでスキャンする
iPhoneやAndroid端末は、ともに標準アプリでプリントのスキャンが可能です。
しかし、1枚ずつの処理が基本となるため、大量の資料を扱う場合は作業効率が悪いというデメリットがあります。
スキャン代行の業者に依頼する
スキャン代行業者に依頼すれば、原本の受け取りから事前処理・スキャニング・データ加工・チェック・納品までをワンストップで対応してもらうことができます。
【業者に依頼した場合の流れ】
- 原本の預かり
- 前処理
- スキャニング作業
- データ加工
- データチェック、ファイル名編集
- 後処理
- 納品、原本返却
また、専門業者にすることで次のようなメリットも得ることが可能です。
- 大量の原本を短時間で処理し、精度の高いデータを作成できる。
- ホチキス外し、仕分け、ファイル名付与、フォルダ整理など前後工程も一括対応
- 機密文書・個人情報を保護する管理体制を完備
- 人件費や機材投資、機会損失を抑え、自社対応より総コストを削減。
- データをクラウドや遠隔地に保管し、災害時も重要情報を確実に守れる。
特にセキュリティ体制が整っている業者であれば機密情報も安心して任せられるため、企業内の人的コストを大幅に削減できます。
自社で大量のプリントをデータ化することで生じるデメリット
プリントのデータ化は自社で行うことも可能ですが、次のようなデメリットを伴うリスクがあります。
- データ化するためのシステム導入コストがかかる
- データ化のための時間と人的コストがかかる
- 新たにセキュリティ対策が必要になる
上記のなかでも、特に専用システムや機材の購入コスト、人的コストの発生を避けることは難しいです。
また、膨大な資料をスキャンする作業には時間と人員が必要なため、通常業務との両立に支障がでる可能性も高いです。
自社で大量のプリントをデータ化する際の注意点
プリントをデータ化する際は、情報管理の観点から以下のポイントを守って行うことが大切です。
USBメモリーなど持ち運びできるものに保存しない
USBメモリーなど、持ち運びが容易な記録媒体は非常に便利ではあるものの、紛失や盗難による情報漏洩リスクが高く危険です。
プリントのデータ化後はクラウドや社内サーバーなど、セキュリティの高い環境下で保管・管理することが重要です。
データ化の方法・データ化後の取り扱いルールを定める
社内でデータ化を進める場合、対応者ごとに異なる方法で進めてしまうと、ファイル名やファイル形式がバラバラで検索しにククなり、かえって業務効率が低下する恐れがあります。
また、データ化後の取り扱いルールが不明瞭な場合は、情報漏洩によるさまざまなリスクを伴うことにあります。
自社でデータ化をする場合はデータ化の方法やデータの取り扱いルールを明確に定めたうえで社内全体へ共有し、厳格な対応をするようにしましょう。
電子帳簿保存法に対応しているかを確認する
請求書や領収書・経費清算書類など、「電子帳簿保存法」に該当する場合は法的要件を満たすことが求められます。
法的要件を満たしていない場合は監査や税務調査で問題となるリスクがあるため、データ化する前に法律を確認したうえで適切な処理をするよようにしましょう。
プリントのデータ化を外部委託する際のポイント
プリントのデータ化を専門業者に依頼する際は、次のポイントをおさえて安心して任せられる業者を見極めることが重要です。
導入事例や実績が公開されているか
業者を選ぶ際は、これまでの導入事例や実績を必ずチェックしましょう。
過去にどのような企業や団体が利用しているのかが分かると、信頼性はもちろん得意分野の把握にもつながります。
厳重なセキュリティ対策がされているか
書類のデータ化では、個人情報や機密情報を扱うケースも多いため、情報セキュリティ対策は必須です。
プライバシーマーク（Pマーク）などの認証を取得している業者であれば、情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。
サービスの品質と料金が適正か
料金が安いだけで選んでしまうと、仕上がりの品質が不十分になる可能性があります。
サンプルを提示してくれたり、具体的な費用の内訳を示してくれたりと、品質とコストのバランスが取れた業者を選ぶことが大切です。
作業内容を柔軟にカスタマイズできるか
スキャンするだけでなく、ファイル名の付与やフォルダ整理・OCRによる文字認識などの追加作業に対応しているかどうかも重要です。
自社の業務フローに合わせて柔軟に対応できる業者なら、データ活用の幅がさらに広がります。
納品後のサポート体制が整っているか
データの納品が終わった後に修正や追加対応が必要になる場合があります。
納品後のアフターフォロー内容など、どのようなサポート体制が用意されているかは必ず確認しましょう。
大量のプリントをデータ化するならプロセス・マネジメントまで
プロセス・マネジメントでは、単なるスキャン作業に留まらず、前後工程を含めた一括対応が可能です。
ホチキス外しや仕分け、ファイル名の付与、フォルダごとの整理、セキュリティ体制の下でのデータ管理までを包括的にサポートいたします。
また、Pマーク、DXマーク、ESGマークの第三者認証を取得しており、お客様の情報取扱いや管理においても安心してご依頼いただくことが可能です。
大量のプリントを効率的にデータ化し、業務効率化とコスト削減をお求めの方は、ぜひ私たちプロセス・マネジメントへご相談ください。
まとめ
大量のプリントをデータ化するにはさまざまな選択肢があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。
自社の状況に合わせた最適な方法を選び、効率的かつ安全な文書管理が重要ですが、通常の業務に支障が出る可能性もあります。
大量のプリントのデータ化をご検討されているなら、まずは私たちプロセス・マネジメントへご連絡ください。
大切なプリントなど資料を安全にお預かりし、経験豊富なスタッフが迅速にデータ化、また、その後の保管方法についてもご提案させていただきます。
