大量の書類を効率的にスキャンしたい場合の選択肢を紹介！
保管されている紙の書類をスキャンして保管効率を向上したくても、書類が多すぎてなかなか手をつけられないとお悩みの企業様は少なくありません。
そこで本記事では、大量に溜まってしまった書類をスキャンする方法、そして効率化するために外部委託をする際のメリットやチェックポイントを詳しく解説します。
大量の書類をスキャンする方法
はじめに、大量の書類をスキャンする方法をご紹介します。
自動給紙機能（ADF）付きスキャナーを使用
一度に複数の書類をセットし、自動的に給紙・スキャンができる自動給紙機能付きスキャナーを使用することにより、手作業で一枚ずつ書類をセットする手間を省略することができます。
また、両面スキャンに対応した機種を使用すれば、書類を裏返す手間も省けて効率的です。
オフィス複合機を使用
オフィス複合機でも、大量の書類をまとめてスキャンすることが可能です。
近年のオフィス複合機には前述した自動給紙機能を搭載した機種も多く、効率よくスキャンすることができます。
スマホアプリを使用
近年では、スマートフォンの写真機能を活用したスキャン用のアプリも多く公開されています。
アプリによって搭載されている機能は異なりますが、大量の書類をスキャンする場合は読み取りを自動で認識できるものがおすすめです。
自動読み取り機能を搭載したスマホアプリを、特徴とともに幾つかご紹介します。
- Adobe Scan：OCR機能付き。PDFやJPEGなどの形式で保存が可能。
- CamScanner：OCR機能付き。PDFやWord、Excelなどの形式で保存が可能。
- iScanner：TXT形式でも保存できるため、テキスト編集も可能。
手持ちのスマートフォンにアプリをインストールすることで気軽にスキャンできることが最大のメリットです。
しかし、一枚一枚の書類をご自身で差し替える必要があるため、大量の書類をスキャンする場合は時間と手間がかかるといったデメリットがあります。
コンビニのスキャナーを使用
コンビニエンスストアに設置されているマルチコピー機でも、スキャンすることができます。
設置されているコンビニチェーンによってスキャンのやり方は異なりますが、USBメモリーや専用アプリケーションがインストールされたスマートフォンにデータを保存できます。
24時間営業のコンビニならいつでもスキャンできるといったメリットがありますが、書類一枚あたりのスキャンに30円前後の利用料金が発生するため、大量の書類をスキャンするとコストが高くなる点がデメリットです。
スキャン代行サービスを利用
スキャン代行サービスを活用し、外部委託することも一つの方法です。
代行業社はスキャンによる書類の電子化を専門としているため、紙の書類を見やすく適切なファイルサイズにしてもらうことが可能です。
関連記事：紙の書類をデータ化するにはどんな方法がある？業種別のモデルケースもご紹介
大量の書類のスキャンを外部委託するメリット
大量の書類をスキャンする方法はさまざまですが、なかでも外部委託をすることで多くのメリットを得ることができます。
スキャンを外部委託するメリットをご紹介します。
時間と労力の大幅な削減になる
大量の書類を自社でスキャンする場合、多くの時間と労力を必要とし、人的コストもかかります。
しかし外部へスキャン作業を委託することで、本来スキャンにかかる予定だった時間と労力の負担を大幅に削減することができます。
短期間で大量の書類を高品質に電子化できる
スキャンの代行を行っている業者は、専門的なノウハウを保有しています。
そのため、大量の書類を短時間で、さらに高い品質で電子化することが可能です。
検索性の高い状態で管理できる
スキャン代行業者はただスキャンを行うだけでなく、スキャンして電子化データを素早く検索できるような状態にすることも可能です。
検索性の高い状態で電子ファイルを保管できれば、必要なときに必要なデータを素早く取り出し、業務効率の向上にもつなげることができます。
自社スタッフがコア業務に従事できる
スキャンを外部委託することで、本来スキャン業務をする予定だった自社スタッフがコア業務へ従事できるため、通常業務を遅滞なく進めることができます。
セキュリティ・法令に配慮された管理ができる
高いセキュリティ対策がされているスキャン代行業者へ依頼することで、自社の機密情報や個人情報などが記載された書類も安全にスキャン・管理ができます。
また、専門業者によっては電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保管も可能です。
多様な書類の形式・サイズに対応できる
大量の書類が溜まってしまっている場合は書類形式やサイズが異なるケースは多く、その都度スキャンの設定を切り替えるなど多くの手間がかかるだけでなく、使用する機会によっては対応できない場合もあります。
業者によって異なりますが、スキャン代行サービスを提供している業者なら一般的な書類から大判図面、フィルムなどさまざまな形式・サイズのスキャンの対応が可能です。
スキャン業者を選ぶときのチェックポイント
スキャン業者を選ぶときにチェックしていただきたいポイントをご紹介します。
実績・対応件数
豊富な実績や対応件数は、サービスの高い品質や信頼性の証でもあります。
そのため、顧客ごとに異なるニーズへ柔軟な対応が期待できるだけでなく、電子化された書類の最適な保管方法の提案なども期待できます。
セキュリティ管理体制（ISMS、Pマークなど）
セキュリティ管理体制がしっかりしている業者を選ぶことも大切です。
スキャンを依頼する場合、一時的とはいえ重要な書類を第三者へ預けることになり、万が一にも漏洩してしまったときは自社の社会的信用を損なうリスクが生じます。
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証やPマーク（プライバシーマーク）の取得など、どのようなセキュリティ管理体制がされているかを必ず確認しましょう。
料金体系の明確さ
本来自社で行う予定だったスキャンを外部委託することで、委託コストが発生します。
スキャン代行の料金は業者によって異なるため、委託するときは事前に料金提示を依頼し、透明性がある料金体系の事業者へ依頼をすることがおすすめです。
なお、私たちプロセス・マネジメントが紙原稿のモノクロスキャンをADF（自動給紙機能）スキャナーでスキャンさせていただく場合の料金目安は、5円〜/1枚となります。
書類サイズや数量、保存するデータ様式などによって金額は異なるので、詳細についてはお気軽にお問い合わせください。
スキャン後の廃棄対応の有無
せっかくスキャンを依頼して電子化できても、紙の書類が手元に戻ってきては保管スペースの圧迫といった弊害が生じます。
「スキャン後の書類はもういらない」といった場合は、適切な廃棄が可能な事業者を選びましょう。
【Q＆A】よくある質問
弊社は、これまで企業様はもちろん、大学や研究機関など多くのお客様にご利用いただいてきました。
ご依頼時のご質問のなかでも特によくいただくご質問をご紹介します。
スキャンできない書類の例は？
ステープラーや糊などで製本されているものの場合、綺麗にスキャンできなかったり、機械が破損したりする可能性があります。
また、紙以外の素材（布や金属箔、ラミネートされた書類など）もスキャンをすることができません。
機密文書でも大丈夫？
問題ありません。
弊社はプライバシーマークを取得し、高いセキュリティ管理体制のもとでサービスを提供しております。
また、個人情報保護士といった専門資格を有するスタッフも在籍しており、多くの企業様や機密性の高い大学や研究機関からもご依頼いただくなど、信頼と実績がございます。
見積もりだけでも可能？
もちろん可能です。
ホームページに参考料金は提示させていただいておりますが、書類の仕様や数量、スキャン後のご対応などによって料金は異なるため、まずはお気軽にお問い合わせください。
もちろん、お見積もりは無料でご案内させていただきます。
関連記事：スキャン代行で対応できる書類やメリットを紹介｜業者を選ぶポイントも解説
まとめ
書類の大量スキャンを自社で行う場合、仮に自動給紙機能（ADF）のついた機械があったとしても、多くの時間と人的コストを必要とします。
また、書類の量が多くなるほど重複スキャンなどのリスクが高くなり、スキャンしたデータを全て確認し直す作業が必要となるケースも少なくありません。
このような問題でお悩みの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントまでご相談ください。
信頼と実績の豊富なスタッフが、スキャン後の保管方法も含めた最適なご提案をさせていただきます。
