手書き文書や顧客名簿、その他のさまざまな文書をデータ化する場合、時間がかかり通常業務に支障をきたすケースは少なくありません。

データ化する文書が多すぎると、人員が足りず対応しきれないこともあります。

そのような場合は、テキスト入力代行サービスの活用がおすすめです。

本記事では、テキスト入力代行に依頼できる内容をご紹介します。

併せて、依頼することで得られるメリットや費用相場も解説するので、テキスト入力に追われてお悩みの方は参考にしてください。

テキスト入力代行に依頼できる内容

テキスト入力代行に依頼できる内容は多岐にわたります。

一つずつ、詳しくご紹介します。

手書き文書や印刷物のデータ化

手書き文書や印刷物は、そのまま保存しておくことで保管スペースを圧迫するだけでなく、必要なときにすぐに探し出すことが難しいです。

しかし、内容をデータ化し管理することができれば、保管スペースを確保する必要がなく、欲しい情報をすぐに検索することができます。

また。テキスト入力だけでなくスキャンによるデータ保存も依頼できます。

名簿・名刺・顧客情報などの入力

社員名簿や取引先と交換した名刺、顧客情報もテキスト入力代行に依頼することが可能です。

データで管理することで情報をすぐに取り出せるだけでなく、セキュリティ対策を行えば情報漏洩の予防にもつながります。

アンケート結果や申込書の入力

マーケティングのために行った街角アンケートやサービスの申込書などをテキスト入力代行に依頼しデータ化することで、情報の整理がしやすくなります。

アンケートの場合は項目ごとの統計が取りやすくなり、申込書は顧客管理に役立ちます。

商品情報や不動産情報の入力

商品情報や不動産情報も、データ化することで管理がしやすくなります。

商品を販売している場合、詳細をデータ化することで問い合わせの対応がスムーズに行えます。

また、不動産情報をデータ化しておけば、問い合わせに対応しやすいだけでなく、物件の空室状況やトラブル対応時の確認がしやすくなるでしょう。

関連記事：データ入力代行サービスの費用相場とコスト削減のポイント

テキスト入力代行を利用するメリット

テキスト入力代行には、さまざまな内容の依頼ができ、依頼することで多くのメリットを得ることができます。

テキスト入力代行に依頼することで得られる5つのメリットをご紹介します。

作業負担の軽減

テキスト入力は、入力作業だけでなく、ミスのチェックなど作業に対する負担が大きいです。

その他に、業務に必要な書類や資料を探すための負担も生じます。

テキスト入力代行へ依頼しデータ化することで、作業負担を減らすことができます。

コア業務への集中

データ入力は、情報管理やペーパーレス化による紛失リスクの予防など、重要な業務です。しかし、膨大な量のデータをテキスト化する場合、入力に時間がかかり通常業務に支障が生じる可能性があります。

外注できる部分はテキスト入力代行へ依頼し、従業員をコア業務へ集中させることで効率化を図ることができます。

コストの削減

自社でテキスト入力をする場合、従業員の教育にかかるコストや人件費が生じます。

テキスト入力代行へ依頼する場合、従業員は通常業務に専念できるため生産性を維持することができ、コストの削減につなげられることは大きなメリットです。

高精度なデータ作成

データ入力は、作業自体は単純なものが多いですが、高い精度が求められる業務です。

入力に不慣れな従業員が行った場合、ミスのチェックや修正で時間がかかったり、ミスを見逃してしまうケースも少なくありません。

しかし、テキスト入力代行はデータ作成が専門のため、十分なチェック体制が完備されています。

そのため、納品されたデータ

は高精度で信頼できるものに仕上がります。

納期の短縮

自社でデータ入力を行った場合、通常業務にあたる従業員の人数が減り、業務に滞りが生じることがあります。

そのような状況になった場合、製品やサービスの納期に影響が出るケースも少なくありません。

しかし、テキスト入力代行へ依頼することで従業員の確保ができ、納期の厳守だけでなく短縮も図ることができます。

納期の短縮は生産性の向上だけでなく、自社の評価の向上にもつながるでしょう。

テキスト入力代行の依頼費用相場

テキスト入力をアウトソーシングした場合、「逆にコストがかかりそう」と感じる方は少なくありません。

テキスト入力代行に依頼した場合の費用相場をご紹介するので、自社で行ったときの費用対効果と比較してみてはいかがでしょうか。

文字入力

手書き文書や原稿などをワードやエクセルに入力する文字入力の場合、一般的な相場は0.3〜0.5円/文字です。

しかし、漢文や特殊文字など入力に時間を要する場合は1文字3円程度になることもあります。また、データに図表やグラフを挿入する場合は別途費用がかかるケースもあります。

名刺・名簿入力

名刺や名簿の場合の相場は以下のとおりです。

名刺

名簿

アンケート入力・集計

アンケート結果は、入力のみか集計も含めるかによって異なります。

入力のみの場合

集計まで依頼する場合は、どのようなデータにするかや集計数など内容によって異なるため、事前に確認するとよいでしょう。

その他の作業

テキスト入力代行では、さまざまな作業を依頼することができます。依頼ごとの費用相場は以下のとおりです。

関連記事：手書きの文字をデータ化する重要性｜紙のまま保存していませんか？

テキスト入力代行業者を選ぶ際のポイント

テキスト入力代行を行っている会社は数多くありますが、依頼先を選ぶポイントを把握していない場合、求めるクオリティが得られなかったり、費用対効果が得られなかったりする可能性があります。

テキスト入力代行業者を探すときのポイントをご紹介します。

データ入力の精度

業務効率の向上のためにテキスト入力を依頼しても、ミスが多いと確認や修正に時間がかかり、余計な負担となります。

依頼先を探すときは、求める品質を明確にしたうえで、チェック体制や納品実績のしっかりしている業者へ依頼をしましょう。

セキュリティ体制

テキスト入力を依頼する場合、社外秘情報や顧客情報などを渡すことになります。

依頼先のセキュリティ体制が整っていない場合、情報漏洩のリスクがあり、情報が流出してしまった場合は大きな問題になりかねません。

入力代行業者を探すときは、プライバシーマークやISO27001（※）を取得している業者を選びましょう。

※情報マネジメントシステム

実績と信頼性

実績と信頼性のある業者を選ぶことも大切なポイントです。

入力代行業者によっては、「実績が多くあります」と掲載しているだけで、具体的な事例がないこともあります。

探すときは導入実績などで大手企業や官公庁など、信頼ある取引先との実績がある業者を選ぶことが大切です。

費用対効果

テキスト入力代行業者へ依頼する場合、多くは業務の効率化やコスト削減を目的としています。

そのため、依頼することでどれだけ時間やコストが削減できるか、まずは確認をしてください。

その後、入力代行業者へ依頼した場合の費用を算出し比較して、得られるメリットがどれだけあるか、比較・検討をしましょう。

費用対効果の高い業者を選ぶことでメリットの効果を最大限引き出すことができます。

納期への対応力

スピード感を持って対応してくれる業者を選ぶことも大切です。

例えばマーケティングに必要な資料を依頼した場合、早く納品してもらうことで迅速な対応ができ、業務効率向上につながります。

アフターサービスの充実度

入力代行業者によっては、一度納品したら終わりというケースもあります。しかし、ミスやトラブルがあった場合、自社で対応することで余計なてまと時間を使うことになります。

そのため、アフターサービスが充実し、ミスやトラブルにも柔軟に対応できる業者を選ぶことは大切です。

テキスト入力代行ならプロセスマネジメントまで

紙の書類や手書き文書など、テキスト入力を外注することで業務効率の向上を目指している方は、ぜひプロセスマネジメントにお任せください。

文書の正確なデータ化はもちろん、書類のスキャン代行やアンケートの集計、分析にも対応いたします。

また、プライバシーマークを取得し、重要な情報の管理も徹底して行っております。

「テキスト入力の手間を省きたい」「コストを抑えてクオリティの高いデータが作りたい」とお悩みの方は、まずはプロセスマネジメントへご相談ください。

抱えているお悩みの解決はもちろん、ペーパレス化による持続可能な業務環境構築のお手伝いをさせていただきます。

まとめ

紙ベースの書類を自社で行う場合、人員の確保など通常業務に支障をきたし、生産性の低下につながる可能性があります。

また、ミスの確認など多くの時間を要するケースは少なくありません。

正確で高い品質のデータを外部へ委託することは、業務効率の向上だけでなくコストの削減にもつながります。

文書のデータ化を外部へ委託し、自社の負担を減らしたり業務の効率化を目指したりしたいとお考えの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。

豊富な実績と経験から、最適なデータ作成のご提案をさせていただきます。