スキャニング（文書データ化）

マックス株式会社 様

「ホッチキス」をはじめとするオフィス機器や建設業、農業用機器、住環境機器、福祉用具を製造するメーカーです

ご担当者様

オフィスプロダクツ営業部
鈴木 裕佳様

1.今回のスキャニングに取り組んだ理由

昨年から本社屋の改装工事を行っています。 全部門が社屋内で移動するため、不要書類の整理が必要となりました。 書類整理を進めていくうえで、各種帳票や商品仕様書など保管ルールが定められた書類などは処分できないため、電子化が急務となりました。

2.外部委託を考えた理由

自部門でスキャンデータ作成が困難だと判断しました。 ①複合機は他の部門と共有で業務時間中は占拠できないこと ②昨今の残業規制や休日出勤規制でスキャンデータ作成作業をする時間が取れないこと ③自分の業務の片手間で取り組むにはボリュームが多かったこと

3.プロセスマネジメントに依頼した理由

以前から他の部署で、データ入力やスキャンデータ作成を実績があり仕事も丁寧なので、勧められました。 見積金額もリーズナブルで採用を決めました。

4.納品されたデータを確認した感想

思っていたよりも早く納品されました。出来栄えはよく、丁寧に仕上がっています。

5.全体を通じての感想

部門の社屋内移動のため、不要な書類処分によるスペース確保といった課題が解決できました。 自分の業務に支障をきたさず、短期間でデータ化ができました。 専門家に依頼したため、慣れない仕事による作業ミスから逃れストレスを感じずに済みました。