スキャニングの前に、押さえておくべきポイントとは？
こんにちは、森田です。
「保管場所（スペース）が必要なくなる」
「部署間や拠点間の情報共有がスムーズになる」
「紙資料と違い、劣化の心配がなくなる」
など、数多くのメリットが享受できる点から、
現在、大量の紙資料をスキャニングし、
デジタルデータとして活用する企業が増えてきました。
ただし、紙資料などのスキャニングを通じて、
上記のようなメリットの最大化を図りたいのであれば、
「ただスキャンするだけ」では不十分です。
何も考えずにスキャニングすると、
「データがうまく活用できない…」
「これなら紙資料の方がよかった…」
などといった事態に陥ることもあるので要注意！
最悪の場合、再び手間暇をかけて
スキャニングし直すことにもなりかねません。
大量の紙資料を1回のスキャニングで
望み通りのデータに変換するためにも、
事前に下記のポイントを押さえておきましょう。
◆スキャニング前に押さえておくべきこと◆
＜その1 用途を考え、適切な解像度に設定する＞
はじめに考えなければならないのは、
スキャニング後のデジタルデータの用途。
「文章が読めればいい」場合と「画像を鮮明に残したい」場合では、
必要となるデータの解像度が大きく異なるからです。
一般的に、解像度は「1インチあたりのドット（点）の数」で表し、
データとしてどこまで細かく表現するかを決める指標になります。
単位は「dpi（dot per inch）」で、スキャニングの際、
この数値（dpi）を高く設定するほど、データはより鮮明になるわけです。
ただし、解像度は高ければいいというものではありません。
解像度が高いほどデータの容量は大きくなり、
データの読み込みに時間がかかったり、
データの受け渡しに支障が出てきたりする可能性があるため、
そのデータの用途に適切な解像度に設定する必要があるのです。
解像度の目安は、文書であれば200 ～ 300 dpi、
写真であれば300 ～ 600 dpiが一般的です。
細かな文字や図表が入っている資料の場合は、
300～400dpiを目安に解像度を設定するとよいでしょう。
＜その2 用途を考え、適切なデータ形式を選択する＞
また、スキャニングする際には、解像度だけでなく、
保存するデータの形式も考えなければなりません。
一般的なデータの形式は下記の通りです。
こちらも用途に合わせて適切なものを選択しましょう。
■JPEG
データの圧縮度を指定して保存できるデータ形式。
「できるだけデータの容量を小さくしたい」
「文章が読めれば問題ない」といった場合におすすめです。
■TIFF・EPS
データの画像品質を高く保持できるデータ形式。
「資料内の写真・図表をより鮮明にデータ化したい」
といった場合には、こちらの形式を選びましょう。
さまざまな編集機能が利用できるデータ形式。
「複数の文書をまとめたい」
「手軽に編集したい」といった時に便利です。
◆スキャニングは信頼できる委託先へ◆
データの用途を踏まえて、適切な解像度やデータ形式を
選択したら、いよいよスキャニングです。
スキャニングに必要な機器（スキャナーなど）がない場合は、
当然のことながら別途用意しなければなりません。
スキャナーのタイプもさまざまで、
用途に応じて選定する必要があるため、
「どれがいいのか、よくわからない…」
「紙資料のデータ化のためだけに購入するのはちょっと…」
とお悩みのご担当者様も多いのではないでしょうか。
また、大量の紙資料をスキャニングするのであれば、
その事前準備やスキャン後の編集、データ整理などに
膨大な手間と時間がかかってしまいがちです。
こうしたスキャニング作業とデータ整理は、
すべてプロセス・マネジメントにお任せください。
プライバシーマーク取得の万全なセキュリティ体制のもと、
お客様の大切な紙資料をお預かりし、
個人情報保護士の資格を持つ社員がデータ化してお渡しします。