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文書管理を成功させるための要点とは?

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こんにちは、森田です。

 

年度末が近づき、書類の整理や保管体制の見直しを

お考えの企業様も多いのではないでしょうか。

 

文書を上手に管理するためには、

押さえておくべきポイントがあります。

 

倉庫整理やオフィスでの座席の移動に伴って

文書を整理する際は、古い書類を移動・廃棄して、後々

「あの書類はどこに置いたっけ…」とならないように

注意しましょう。

 

 

 

◆「管理」=「保管するだけ」ではない◆

 

お客様から受け取った契約書や納品書といった書類は、

原本を利活用することは少ないため、処理後は

「倉庫や金庫にしまったまま」という企業様も多いでしょう。

 

しかし、文書をそのまま眠らせておくのは宝の持ち腐れ。

上記書類をはじめ、個人情報書類や見積書などは

あるときはデータベースとなり、またあるときは過去の事例を

参照するための具体的な資料となります。

 

「アンケートをとりたいけれど、実施する時間がない…」

「イレギュラー案件なので、マニュアルに対処法の記載がない…」

 

このような場合ゼロから対処方法を考えるのでなく、

保有している情報を用いることで、

素早い解決に結びつくことがあります。

 

文書はただ「保管」するのでなく、上手に「活用」することが

重要です。中でも利用頻度の高い文書は、

すぐに取り出せるようにしておきましょう。

 

 

 

◆利点だけでなくリスクにも目を光らせる◆

 

書類を紙媒体で管理するメリットとして、

「どこでも読むことができ、閲覧のための装置を必要としない」

「ひと目で概要を把握しやすい」

「書き込むことができる」

「文書の内容を改ざんしにくい」

などが挙げられます。

 

その中でも「誰でも簡単に扱うことができる」というのが

最大の特長ではないでしょうか。

 

一方で、「保管スペースが必要」「紛失・持ち出しの恐れがある」

といった管理面や、「一冊のファイルにまとめても、他の人と

同時に見られない」というような活用面でのデメリットもあります。

 

さらに、火災や地震などの災害に見舞われてしまった場合、

顧客情報の流出や蓄積したノウハウの消失が懸念されます。

 

これらの問題を一気に解決するためには、

「文書のスキャニング」が有効です。

 

 

 

◆文書管理体制を整えた上で、有効活用を◆

 

スキャンした文書を管理する際にまず大事なのは、

「何の文書がどこにあるのかが簡単にわかる」こと。

データをただ一ヶ所に集約するだけでは、必要な情報を

取り出すのにかえって手間がかかってしまいます。

 

ITに詳しくない社員でも把握・利用できるように

細かくフォルダ分けしたり、関連ツールと連動させたりするなど

データの種類・量に応じて文書を管理しましょう。

 

以下に、社内インフラ整備にあたり

注意が必要な事項を記載します。

 

<ポイント1:アクセス権限をしっかり決める>

倉庫や金庫の鍵を管理する担当者が決まっているように、

スキャンした文書にもアクセス権限を設けることが必要です。

 

社内情報なら「人事関係」「経理・総務関係」、

社外情報なら「顧客リスト」「名刺データ」など、

情報別にアクセスできる部署、担当者を決定しましょう。

 

<ポイント2:説明・研修をしっかり行う>

社内でも、部署や年代によってIT知識に差があります。

ルールを記載した書類を配布するだけでなく

直接説明する場を設けることで、文書のデータ化への移行期間を

短くすることができ、また情報漏えいの防止にもつながります。

 

特に営業部署などではデータよりも紙での取り扱いに

慣れている場合が多く、また社外の人とのやり取りも多いため、

データの誤送信などのリスクがつきまといます。

 

スキャニング文書の価値を最大限に発揮するには、

会社全体で利用方法を共有し、適切に取り扱うようにしましょう。

 

 

 

◆大量のスキャニングは弊社にお任せ◆

 

文書管理において重要なのは、「保管」と「活用」のバランスを

保つこと。その第一歩となるのが、紙媒体のスキャニングです。

 

しかし、文書のデータ化が完了してから、

「あのデータはどこに格納されていたっけ…」

「紙媒体だった頃の方が扱いやすかった…」

となってしまっては本末転倒です。

 

弊社では、個人情報取り扱いの

プロフェッショナルである個人情報保護士の

資格を持った社員が、お客様の大切なデータをお預かりします。

 

煩雑なスキャニング作業はもちろん、

情報を「活用」できるようサポートいたしますので、

まずはご相談ください。

 

 

スキャニングサービスについてはこちら

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