多くの企業にとって、顧客情報や販売データ、在庫管理などのデータ入力作業は日常業務の一環として、業務効率の向上や企業の成長に欠かすことはできません。

しかし、社内でデータ入力を行う場合、リスクを把握しておかなければ業務効率の低下といったリスクを伴うことがあるため、注意が必要です。

そこで本記事では、データ入力の仕事内容と社内で作業する際の注意点やデータ入力効率化の方法について解説するので、データ入力作業の効率化に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

データ入力の仕事内容

データ入力では、主に以下のような業務を取り扱います。

• 文字入力
• 名刺入力
• ページ入力
• アンケート入力
• データ集計・グラフ化
• スキャニング　など

近年ではDX化推進の影響もあり、紙資料のデータ化に対するニーズが高まっています。

また、データ入力だけでなく、データの整理、さらにはアンケートデータの集計やグラフ化なども活発に行われています。

データ入力の仕事を社内で行うときの注意点

社内でデータ入力する場合、主に3つの点に注意が必要です。

• 入力精度に対する不安
• 生産性が低下する
• 人件費がかかる

それぞれの注意点について、詳しく解説します。

入力精度に対する不安

データ入力には、整合性など高い精度が求められます。
入力ミスやデータの不整合が生じた場合、その後の業務や意思決定に支障をきたす可能性があるので注意が必要です。

また、不正確なデータは顧客対応や財務報告において重大な問題を引き起こす可能性があります。

エラーチェックや二重入力などの対策を講じることが求められますが、これらの対策にもコストと時間がかかるため、効率的な入力プロセスの確立が重要です。

生産性が低下する

データ入力作業は反復的で時間がかかるため、社員の生産性を低下させる要因となります。

特に大量のデータを扱う場合、一日の大部分が入力作業に費やされ、他の重要な業務に割ける時間が減少します。

この生産性の低下は、全体的な業務効率やプロジェクトの進行に悪影響を与えることがあります。

自動化ツールや効率的な入力システムの導入を検討することで、作業時間の短縮と生産性の向上を図ることができます。

人件費がかかる

データ入力には多くの人手が必要であり、その分の人件費コストが発生します。

特に正確な入力を維持するためには、訓練されたスタッフを配置する必要があり、これがさらにコストを増加させます。

また、入力ミスの修正や確認作業にも追加の労働力と時間が必要です。

これらのコストを抑えるためには、データ入力の効率化や自動化、あるいはアウトソーシングの検討が有効な手段となります。

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データ入力作業を効率化するには？

データ入力作業を効率化するには、次の3つの対策が考えられます。

• データ入力用スタッフの雇用
• データ入力ツールの使用
• データ入力をアウトソーシングする

それぞれの対策の具体的な内容について、以下で解説します。

データ入力用スタッフの雇用

データ入力作業の効率化のために、専任のデータ入力スタッフを雇用することは有効な手段です。

専門のスタッフは、データ入力に特化したスキルと経験を持っているため、一般の従業員に比べて正確かつ迅速に作業を行うことができます。

さらに、専任スタッフのトレーニングや研修を定期的に実施することで、入力精度やスピードの向上が期待できるでしょう。

また、データ入力のプロセスを標準化し、業務手順を明確にすることで、スタッフ間のばらつきを減らし、一貫した品質を保つことができます。

ただし、専任スタッフの雇用には人件費がかかるため、費用対効果を十分に検討し、業務量や作業内容に応じた適切な人員配置を行うことが重要です。

データ入力ツールの使用

データ入力ツールの使用は、効率化のための強力な手段です。

スキャナやOCR（光学文字認識）ソフトウェアを利用することで、手作業の入力を大幅に削減できます。

これにより、入力ミスの発生を防ぎ、作業のスピードを向上させることができます。

また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、繰り返しの多いデータ入力作業を自動化し、人間の介入を最小限に抑えることが可能です。

さらに、クラウドベースのデータ管理システムを使用することで、リアルタイムでのデータアクセスと共有が容易になり、チーム全体の協働作業がスムーズに進行します。

ツールの導入には初期投資が必要ですが、長期的には作業時間の短縮とコスト削減につながり、全体的な業務効率を大幅に向上させることができます。

データ入力をアウトソーシングする

データ入力作業をアウトソーシングすることも、効率化の有効な手段です。

専門の外部業者に業務を委託することで、社内リソースを他の重要な業務に集中させることができます。

アウトソーシング業者は高度な入力スキルと専用の設備を持っているため、迅速かつ正確にデータを処理することができます。

また、業務量の変動に柔軟に対応できるため、ピーク時の負荷を軽減することが可能です。

さらに、外部業者との契約により、データのセキュリティ対策や品質保証が確保されるため、信頼性の高いサービスを受けることができます。

しかし、アウトソーシングにはコストがかかるため、信頼できる業者の選定と適切な契約条件の設定が重要です。

また、業者とのコミュニケーションを密に保ち、業務内容や進捗状況を定期的に確認することで、アウトソーシングの効果を最大化することができます。

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データ入力でお困りならプロセス・マネジメントまで

データ入力に関するお悩みは、プロセス・マネジメントの「電子化・データ入力サービス」にお任せください。

紙媒体の資料や手書きの書類を迅速かつ正確にデジタル化し、データベースに入力します。

高度なデータクリーニング技術で不正確なデータや欠損データを修正・補完し、信頼性の高いデータを提供。

また、チームは個人情報の保護に精通している個人情報保護士で構成されており、プライバシーマークやDXマークも取得済みであるなど、セキュリティ対策を徹底的に行うことで、個人情報を厳重に保護しています。

業務効率を大幅に向上させるためのプロフェッショナルなサービスを、ぜひご利用ください。

まとめ

データ入力を社内で行うと、正確性や生産性の低下、人件費の増加などのリスクが伴います。

これらのリスクを軽減するためには、専門スタッフの雇用やデータ入力ツールの導入、アウトソーシングの活用が有効です。

特にアウトソーシングは、コスト削減や業務効率化に大きなメリットがあります。

信頼できるサービスを利用することで、データ入力業務の負担を軽減したいとご検討中の方は、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。
データ入力の効率化と安全性を確保するために、最適な方法をご提案させていただきます。

顧客リストや取引先リスト、取り扱っている製品リストなどの作成・更新する作業を自社で行っている企業は少なくありません。

しかし、入力項目が膨大な量だった場合はミスが生じやすく、その結果として業務にさまざまな影響を及ぼす可能性があります。

そこで本記事では、データ入力のミスが多くて困っているという企業様に向けて、入力ミスを減らすためのポイントや対処法をご紹介します。

データ入力でミスが起きる原因

データ入力でミスが生じる主な原因は、以下の3点が考えられます。

• ヒューマンエラーによる入力ミス
• データ入力のマニュアルが確立されていない
• 入力したデータのチェック体制がない

それぞれの原因を詳しく解説します。

ヒューマンエラーによる入力ミス

データ入力を行うときに発生するヒューマンエラー（人為的ミス）は、入力ミスの原因の中でも大きな割合を占めています。

たとえば、データ入力作業中の呼び出しによる入力漏れ、体調不良や疲労・ストレスなどによって集中力が途切れてしまい、ミスを招くケースは少なくありません。

また、従業員一人あたりの業務量が多いなど、職場環境が原因によるヒューマンエラーも、原因として考えられます。

データ入力のマニュアルが確立されていない

作業マニュアルがなくデータ入力作業が属人化している場合も入力ミスが起こりやすいです。

データの入力先や参照元の資料・入力手順など、作業内容を細かくマニュアル化していない状態が続いたとき、作業にあたる従業員ごとに異なる入力方法となり、ミスが生じたり入力されたデータの品質に差が出たりします。

入力したデータのチェック体制が整っていない

入力されたデータに不備がないかをチェックする体制や仕組みが構築されていないと、ミスがあっても見逃してしまい、作業品質の低下を招いてしまいます。

システムを活用したチェック体制を用意したり、第三者によるダブルチェックを実施するなど、正確性を維持するための体制や仕組みづくりが大切です。

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ヒューマンエラーによる入力ミスが多い人の特徴

ヒューマンエラーによるミスが多い人には、それぞれ特徴があります。
ヒューマンエラーを起こしやすい人の特徴をご紹介します。

集中力の維持ができない

正確なデータ入力作業を行うためには、集中力を維持する能力が不可欠です。
しかし、黙々と作業を続けることが苦手で集中力が続かない人の場合、作業ミスが生じやすい傾向があります。

また、個々の特性によるもの以外にも、「周囲がうるさく集中できない」「室温や湿度などが適正ではない」など、環境要因によって集中力が持続しないといったケースも少なくありません。

マルチタスクで入力作業を行っている

慢性的な人手不足に陥っている企業では、一人の従業員が複数の業務を兼務しているというケースが珍しくありません。

たとえば、データ入力を行う従業員が、問い合わせの電話応対を兼務しているケースは多いです。
このような場合、入力の途中で電話が入ることでどこまで作業を進めたのかわからなくなり、入力ミスが生じることがあります。

また、本来マルチタスクが苦手な従業員だったというときも、苦手分野を行うことで入力ミスにつながるケースもあります。

データ入力のマニュアルに沿った作業ができていない

作業マニュアルは、どの従業員が作業を行っても同じ品質の作業ができるようにするための重要なツールです。

しかし、従業員によってはマニュアルを見ながら作業を行うことで時間がかかったり、面倒に感じたりすることもあるでしょう。

その結果、最終的にマニュアルを無視した手順で作業をすることになり入力ミスが頻発することもあります。

データ入力のミスを防ぐためのポイント

データ入力のミスを防ぎ、精度の高いものに仕上げるためのポイントをご紹介します。

入力されたデータのダブルチェックを行う

人の手によってデータ入力を行う以上、ミスが生じるリスクは避けて通ることのできない問題といえるでしょう。

リスクを可能な限り減らすためには、ダブルチェックの体制を整えることが大切です。

作業を終えたデータを第三者がチェックすることでミスが発見しやすくなり、作業のやり直しといった余計な時間を抑えることにもつながります。

また、システムやITツールなどを導入できれば、ダブルチェックに必要な人員を他の業務へ充てることができ、会社全体の作業効率化にもつなげることができるでしょう。

データ入力作業をマニュアル化する

作業マニュアルが整備されていない場合には、データ入力作業マニュアルを作成しておきましょう。

作業マニュアルは初めての人でも見たらすぐに作業ができるように、入力手順だけでなく、ダブルチェックの方法など作業が完了されるまでの手順を記載しましょう。

また、作業マニュアルは一度読んで終わりにさせることなく、定期的に読み合わせの機会を設けるなどマニュアル通りの作業を徹底させることが大切です。

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データ入力代行業者への外注も視野に入れる

ダブルチェック体制の構築やデータ入力作業マニュアルの作成・指導などを行ってもデータ入力のミスが頻発する場合には、データ入力代行業者へ外注することも視野に入れてみましょう。

データ入力代行業者はデータ作成のプロのため、依頼することで高い品質を提供してもらうことができるでしょう。

データ入力を外注するメリット

データ入力代行業者へ作業を依頼した場合、入力の精度や品質の向上が期待できます。

また、それまでデータ入力を担当してきた従業員をコア業務に専念させることで、会社全体の業務効率化ができ、コスト削減につなげることもできるでしょう。

データ入力の高い精度だけでなく、企業の業務効率化やコストダウンはデータ入力代行業者を活用する大きなメリットといえます。

データ入力代行業者を探すときの注意点

データ入力代行業者へ作業を依頼する場合、取り扱い製品やサービスに関する情報、顧客情報など機密情報を渡す必要があります。

そのため、万が一情報が漏洩してしまった場合には自社だけでなく顧客にも影響が生じ、最終的には信頼を失墜させるリスクを生じます。

可能な限りリスクを抑えるためには、プライバシーマークを取得していたり大手企業や官公庁との取引があるなど、信頼度の裏付けを明確に提示している業者を選ぶことがなによりも重要です。

また、詳細な見積もりを提示してもらえるかどうかも、業者選びには必要です。
もし見積もりに不明点があり問い合わせても納得のできる回答が得られない場合、請求時に追加料金が上乗せされるなど、トラブルに発展するケースも少なくありません。

信頼できるデータ入力代協業者の場合、Webサイトに過去の案件事例や実績を公開しているケースが多いので、依頼前に入念な確認をすることが大切です。

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まとめ：データ入力代行ならプロセス・マネジメントにお任せください！

データ入力は一見簡単な作業に見られがちですが、長時間にわたる集中力と正確性が求められる作業です。

一方で、ヒューマンエラーによるミスが起こりやすく、業務に支障が出ることも少なくありません。

データ入力作業のミスが多く、「チェック体制を構築してもなかなか改善ができない」とお悩みの企業担当者様は、プロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントでは、顧客名簿や名刺、手書きの文書など書類で保管されている情報を正確に入力し、データ化するサービスを提供しております。

正確な作業はもちろん、高性能スキャナーを利用したOCRによるデジタルデータへの変換も可能です。

また、当社のスタッフは個人情報保護士の有資格者によって構成され、会社としてもプライバシーマークやDXマークも取得しているため、機密性の高いデータ入力作業も安心してお任せいただける体制を整えております。

正確なデータ入力による業務の効率化を検討されている方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでご相談ください。

2024年1月から電子帳簿保存法が改正され、これまでの帳簿付けや取引書類の管理についてルールが変更されています。

個人事業主やフリーランスも対象となっているこの法律は、要件が複雑でわかりにくいと感じる方が少なくありません。

そこで本記事では、電子帳簿保存法に対応するために個人事業主がするべきことと合わせて、レシートや領収書の管理をしやすくするポイントについて詳しく解説します。

電子帳簿保存法の対象となる書類

電子帳簿保存法の対象となる書類には国税関係帳簿書類が該当し、法律によって一定の期間義務付けられた帳簿や書類を指します。

国税関係帳簿書類に該当するもの、またその他の残しておくべきデータの内容を解説します。

国税関係帳簿

国税関係帳簿は、仕訳帳や総勘定元帳、経費帳、売上帳、仕入帳などの帳簿が該当します。

国税関係書類

国税関係書類とは、損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類、見積書や請求書、納品書・領収書などの取引書類を指します。

そのため、買い物をしたときのレシートや領収書なども取引書類に含まれます。

電子取引データ

電子取引データとは、取引において交わされる注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などのうち、書類ではなく電子データとしてやり取りしたものを指します。

電子データで取引したものは紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま保存しておく必要があります。

電子帳簿保存法が定める電子データの保存方法

電子帳簿保存法では、税法によって保存が義務付けられている帳簿書類を電子データとして保存し、メールやクラウドサービスなどを経由して受け取った取引情報は電子データのまま保存することを義務付けられています。

電子帳簿保存法で定める電子データの保存は、以下の3つの方法に分類されます。

• 電子帳簿保存
• スキャナ保存
• 電子取引

それぞれ、詳細を解説します。

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、Excelや会計ソフトなどで作成した帳簿類について、紙ではなく電子データの状態で保存しておく保存方法です。

具体的には以下のような書類が関係します。

• 帳簿類：
  仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳　など
• 決算関係書類：
  損益計算書・貸借対照表　など
• その他書類：
  見積書・請求書・納品書・領収書など

スキャナ保存

紙で受領または作成した書類をスキャナでデータ化、またはカメラで撮影したものを電子データとして保存しておく保存方法がスキャナ保存です。

たとえば、経費として計上した紙の領収書をスキャナ保存しておけば原本を保存しておく必要がなく、保管場所に悩むこともありません。

電子取引

電子取引とは、電子メールやクラウド上でやり取りをした取引関係書類について、電子データのまま保存しておくことを指します。

しかし、この方法はあくまでも電子データとしてやり取りをした場合に限られるため、やり取りの直後に保存をしておかなければデータが消える可能性があるため注意が必要です。

電子帳簿保存法の改正が個人事業主へ与える影響

電子帳簿保存法は、個人事業主も含むすべての事業者を対象としています。

そのため、これまで経費や取引関係書類などの管理を紙で行ってきた個人事業主や小規模事業者は、関係書類のデータ移行が求められます。

慣れるまでは手間と時間がかかるなどのデメリットがありますが、対応することでe-Taxによる青色申告の場合、最大で65万円の青色申告特別控除（通常は55万円。簡易的な記帳の場合は10万円）を受けることができます。

なお、電子帳簿保存法へ違反すると青色申告の承認を取り消され、税制優遇措置が受けられなくなる可能性もあるため注意が必要です。

電子帳簿保存法の改正で個人事業主がとるべき対応

電子帳簿保存法に違反しないために個人事業主が取るべき対応について、手順に沿って解説します。

1.電子データの保管方法・場所を決める

はじめに、電子データを格納・保存しておくための方法と場所を決めましょう。

一般的にはパソコンのハードディスクやUSBメモリといったハードウェアへの保存、またはクラウド上に保存する方法があります。

しかし、ハードウェアに保存をしている場合、故障や劣化によってデータにアクセスできなくなる可能性があります。

また、保存するデータには事業の機密書類や個人情報などが含まれています。いずれの方法であっても、必ずセキュリティ対策を強化しておくようにしましょう。

2.電子帳簿保存法対応の会計ソフトを導入する

電子帳簿保存法には細かな要件が設定されており、それらを独自の方法で管理することには限界があります。

個人事業主が経理業務を効率化するためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトの導入がおすすめです。

特にクラウド会計ソフトは毎月一定の料金を支払うことで最新の機能が利用でき、ほとんどのシステムが電子帳簿保存法に対応しているため手間がかかりません。

会計ソフトを選ぶときは、法改正にも柔軟に対応できる大手メーカーのものがよいでしょう。

3.紙のレシートや領収書のペーパーレス化

電子帳簿保存法が改正されてから、多くの企業で注文書や請求書といった取引書類の電子化が急速に進んでいます。それに伴い、経理関係以外の紙データも電子化が加速しています。

そこで、今後もし法改正があってもすぐ対応するための準備段階として、手元にある紙ベースの書類も含めて、徹底したペーパーレス化を目指してみましょう。

会計ソフトのなかにはレシートや領収書を撮影するだけで保存が可能な機能もあるため、経費に関する作業はしやすいでしょう。

ファイル名のルールを統一する

取引書類のペーパーレス化ができても、必要なデータにすぐアクセスできる環境でないと探すときに余計な手間がかかってしまいます。

必要なデータをいつでも簡単に取り出せるよう、ファイル名の記載ルールを決めておくことも大切なポイントです。

まとめ：帳簿の電子化はプロセス・マネジメントにお任せください！

電子帳簿保存法へ対応するために会計帳簿への入力作業に時間がかかり、「コア業務に集中できなくなった」と悩みを抱える個人事業主の方や中小規模の経理担当者は少なくありません。

このようなお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントでは帳簿のデータ入力によるデータ化といった電子化サービスを請け負っており、スピーディーで正確な作業が可能です。

また、業務改善コンサルティングサービスも提供しており、電子帳簿保存法に対応するための運用体制の構築アドバイス^※１、その他のデータ入力代行による業務の効率化・自動化のお手伝いもさせていただきます。

取引関係書類や帳簿のペーパーレス化を効率よく行い、コア業務へ労働力を集中させたいと考えている方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントへご連絡ください。

※1：会計ソフトのご提供は行っておりません。