2005年に全面施行された個人情報保護法は改正を重ね、時代とともに内容が強化されています。
内容の改正と同時に罰則も強化されているため、個人情報の取り扱いにはより慎重な対応が求められています。

そこで本記事では、アンケート調査と個人情報保護法の関係性について詳しく解説します。

併せて、個人情報保護法を考慮したアンケートを作るポイントや個人情報の管理方法などもご紹介するので、アンケート調査を活用したマーケティングを検討されているご担当者の方はぜひ参考にしてください。

アンケート調査と個人情報保護法の関係性

アンケート調査と個人情報は密接に関係しているため、アンケートの内容によっては法的リスクが生じます。

個人情報保護法の概要と個人情報の定義、起こりうる法的リスクを詳しく解説します。

個人情報保護法の概要

個人情報保護法は、「個人情報の有用性に配慮しながら、個人の権利や利益を守る」ことを目的とし、2003年に制定。2005年4月から全面施行された法律です。

2005年以降は、DX化の推進やグローバル化といった経済や社会情勢への適応、個人情報に対する関心の高まりによって、随時改正が実施されてきました。

参考：政府広報オンライン｜「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？

個人情報の定義

個人情報保護法での個人情報の定義は、「生存する個人に関する情報」とされています。
具体的には、以下のようなものが例として挙げられます。

氏名

生年月日

住所

顔写真

個人識別符号※1

上記のほかに、電話番号やメールアドレスのように単体では情報特定ができないものでも、他の情報と組み合わせることで個人情報と判断されます。

※1：政令・規則で定められた「番号や記号・符号などから個人を識別できる情報」。
　　例1）顔・指紋・虹彩・声紋・歩行の態様・手指の静脈・掌紋の認証データ　など
　　例2）パスポート・基礎年金・運転免許証・住民票コード・マイナンバー・保険者などの番号

アンケート調査に関連する法的リスク

アンケートでは、記名式、無記名式といった方法が一般的です。

記名式の場合、個人情報に定義されている内容を多く含むため、法律に則ったアンケートの作成や管理が必要になります。

無記名式のアンケートの場合は個人を特定する情報がありませんが、質問内容に回答者の属性（年齢や性別、居住地域など）が含まれている場合は個人情報とみなされる場合があります。

また、無記名であっても自由記述による回答を求める場合、回答者によっては個人を特定できる内容を記載する可能性も考えられます。

このように、実施するアンケートの内容によって個人情報保護法に該当するか否かは異なりますが、万が一のことを考えて情報保護を徹底したアンケート内容にすることがおすすめです。

個人情報保護法を考慮したアンケートを実施するポイント

マーケティングにおいて、アンケート調査で入手した情報は重要な役割を担っています。

しかし、ポイントを押さえたアンケートを使用しないと、法律に触れてしまったり、回答者との間でトラブルが生じたりするリスクもあるため注意が必要です。

個人情報保護法を考慮したアンケートを作るためのポイントをご紹介します。

アンケート回答者の同意を得る

アンケートにはモニターアンケートや街頭アンケート、Webを活用したアンケートなどさまざまな種類がありますが、いずれの場合も回答者への同意を得なければ個人情報保護法違反に該当します。

また、無記名アンケートの場合でも回答内容によっては個人情報に触れる可能性があるため、必ず同意を得るようにしましょう。

使用目的などを明記する

アンケートを依頼するとき、以下の点について記載をし、事前に説明を行いましょう。

• 個人情報の使用目的
• 第三者への提供の有無
• 個人情報の開示請求に関する事項　など

上記のほか、情報の管理方法などについても明記しておくことで、個人情報保護法を遵守できるだけでなく、回答者に安心感を与えることができます。

無記名アンケートにする

アンケートの目的によっても異なりますが、無記名アンケートにすることも一つの方法です。

回答者によっては、個人情報の提供に嫌悪感を抱き、アンケートを拒否する方も少なくありません。

無記名式アンケートなら、質問内容さえ精査すれば個人情報に触れることなく回答できるため、アンケートに対する同意も得られやすくなるでしょう。

ただし、この場合も万が一に備えて使用目的などを明記しておくことが大切です。

個人情報が記載されたアンケートの管理方法

個人情報が記載されたアンケートは、情報漏洩を防ぐために個人情報保護法に基づいた厳重な保管をすることが必要です。

保管方法の具体例をご紹介します。

個人情報を物理的に管理をする場合

紙媒体によって行ったアンケートの用紙そのものを保管する場合、以下のような方法で保管することが必要です。

• 確実に施錠できるキャビネットなどで保管する
• 情報の管理責任者を決め、アクセスできる人間に制限をかける
• 情報の取り扱い記録をつける

データ化した個人情報を管理する場合

Web回答のようなアンケート、データ化したアンケート結果を管理する場合、以下のような方法が必要です。

• セキュリティソフトなどを見直し、セキュリティ強化を行う
• データを暗号化する
• 個人情報を保管しているデジタル機器の持ち出しを禁止する
• アクセス権限を持つ人員を限定する

個人情報保護法では、情報の保管期限や廃棄時期に関する規定はありませんが、紙媒体でもデータでも、使用目的が達成できたら早急に廃棄することで、情報漏洩などのリスクを低減することができます。

アンケート結果の集計を外部委託するときの注意点

集めたアンケートの集計を外部へ委託し、効率化を図る企業は少なくありません。
しかし、委託先の選定を誤ると情報漏洩など、さまざまなリスクが生じます。

アンケート結果を外部委託するときにチェックしていただきたいポイントは、以下のとおりです。

• 個人情報保護方針が策定、提示されている
• セキュリティ対策が明確になっている
• プライバシーマークを取得している

また、委託の問い合わせをするときは再委託をしているか、万が一情報漏洩が起きてしまったときの対応なども確認するようにしましょう。

個人情報を含むアンケートの集計・データ化はプロセス・マネジメントへ

個人情報保護法の施行とともに情報管理に関する興味は高まり、アンケートの実施・管理をする企業には徹底した情報管理が求められています。

徹底した情報管理環境のもとでのアンケート集計を外部委託するときは、まずはお気軽にプロセス・マネジメントにご相談ください。

プロセス・マネジメントは情報管理に関する厳正な教育と内部監査によってプライバシーマークを取得し、お客様からお預かりした大切な個人情報の漏洩を防いでおります。

また、アンケートに求める目的にあった集計方法により、専門的な分析サービスを提供いたします。

顧客リストや取引先リスト、取り扱っている製品リストなどの作成・更新する作業を自社で行っている企業は少なくありません。

しかし、入力項目が膨大な量だった場合はミスが生じやすく、その結果として業務にさまざまな影響を及ぼす可能性があります。

そこで本記事では、データ入力のミスが多くて困っているという企業様に向けて、入力ミスを減らすためのポイントや対処法をご紹介します。

データ入力でミスが起きる原因

データ入力でミスが生じる主な原因は、以下の3点が考えられます。

• ヒューマンエラーによる入力ミス
• データ入力のマニュアルが確立されていない
• 入力したデータのチェック体制がない

それぞれの原因を詳しく解説します。

ヒューマンエラーによる入力ミス

データ入力を行うときに発生するヒューマンエラー（人為的ミス）は、入力ミスの原因の中でも大きな割合を占めています。

たとえば、データ入力作業中の呼び出しによる入力漏れ、体調不良や疲労・ストレスなどによって集中力が途切れてしまい、ミスを招くケースは少なくありません。

また、従業員一人あたりの業務量が多いなど、職場環境が原因によるヒューマンエラーも、原因として考えられます。

データ入力のマニュアルが確立されていない

作業マニュアルがなくデータ入力作業が属人化している場合も入力ミスが起こりやすいです。

データの入力先や参照元の資料・入力手順など、作業内容を細かくマニュアル化していない状態が続いたとき、作業にあたる従業員ごとに異なる入力方法となり、ミスが生じたり入力されたデータの品質に差が出たりします。

入力したデータのチェック体制が整っていない

入力されたデータに不備がないかをチェックする体制や仕組みが構築されていないと、ミスがあっても見逃してしまい、作業品質の低下を招いてしまいます。

システムを活用したチェック体制を用意したり、第三者によるダブルチェックを実施するなど、正確性を維持するための体制や仕組みづくりが大切です。

関連記事：データ入力代行業者とは？料金相場やメリットを徹底解説

ヒューマンエラーによる入力ミスが多い人の特徴

ヒューマンエラーによるミスが多い人には、それぞれ特徴があります。
ヒューマンエラーを起こしやすい人の特徴をご紹介します。

集中力の維持ができない

正確なデータ入力作業を行うためには、集中力を維持する能力が不可欠です。
しかし、黙々と作業を続けることが苦手で集中力が続かない人の場合、作業ミスが生じやすい傾向があります。

また、個々の特性によるもの以外にも、「周囲がうるさく集中できない」「室温や湿度などが適正ではない」など、環境要因によって集中力が持続しないといったケースも少なくありません。

マルチタスクで入力作業を行っている

慢性的な人手不足に陥っている企業では、一人の従業員が複数の業務を兼務しているというケースが珍しくありません。

たとえば、データ入力を行う従業員が、問い合わせの電話応対を兼務しているケースは多いです。
このような場合、入力の途中で電話が入ることでどこまで作業を進めたのかわからなくなり、入力ミスが生じることがあります。

また、本来マルチタスクが苦手な従業員だったというときも、苦手分野を行うことで入力ミスにつながるケースもあります。

データ入力のマニュアルに沿った作業ができていない

作業マニュアルは、どの従業員が作業を行っても同じ品質の作業ができるようにするための重要なツールです。

しかし、従業員によってはマニュアルを見ながら作業を行うことで時間がかかったり、面倒に感じたりすることもあるでしょう。

その結果、最終的にマニュアルを無視した手順で作業をすることになり入力ミスが頻発することもあります。

データ入力のミスを防ぐためのポイント

データ入力のミスを防ぎ、精度の高いものに仕上げるためのポイントをご紹介します。

入力されたデータのダブルチェックを行う

人の手によってデータ入力を行う以上、ミスが生じるリスクは避けて通ることのできない問題といえるでしょう。

リスクを可能な限り減らすためには、ダブルチェックの体制を整えることが大切です。

作業を終えたデータを第三者がチェックすることでミスが発見しやすくなり、作業のやり直しといった余計な時間を抑えることにもつながります。

また、システムやITツールなどを導入できれば、ダブルチェックに必要な人員を他の業務へ充てることができ、会社全体の作業効率化にもつなげることができるでしょう。

データ入力作業をマニュアル化する

作業マニュアルが整備されていない場合には、データ入力作業マニュアルを作成しておきましょう。

作業マニュアルは初めての人でも見たらすぐに作業ができるように、入力手順だけでなく、ダブルチェックの方法など作業が完了されるまでの手順を記載しましょう。

また、作業マニュアルは一度読んで終わりにさせることなく、定期的に読み合わせの機会を設けるなどマニュアル通りの作業を徹底させることが大切です。

関連記事：データ入力を外部委託する際は「精度の高さ」に注目を！

データ入力代行業者への外注も視野に入れる

ダブルチェック体制の構築やデータ入力作業マニュアルの作成・指導などを行ってもデータ入力のミスが頻発する場合には、データ入力代行業者へ外注することも視野に入れてみましょう。

データ入力代行業者はデータ作成のプロのため、依頼することで高い品質を提供してもらうことができるでしょう。

データ入力を外注するメリット

データ入力代行業者へ作業を依頼した場合、入力の精度や品質の向上が期待できます。

また、それまでデータ入力を担当してきた従業員をコア業務に専念させることで、会社全体の業務効率化ができ、コスト削減につなげることもできるでしょう。

データ入力の高い精度だけでなく、企業の業務効率化やコストダウンはデータ入力代行業者を活用する大きなメリットといえます。

データ入力代行業者を探すときの注意点

データ入力代行業者へ作業を依頼する場合、取り扱い製品やサービスに関する情報、顧客情報など機密情報を渡す必要があります。

そのため、万が一情報が漏洩してしまった場合には自社だけでなく顧客にも影響が生じ、最終的には信頼を失墜させるリスクを生じます。

可能な限りリスクを抑えるためには、プライバシーマークを取得していたり大手企業や官公庁との取引があるなど、信頼度の裏付けを明確に提示している業者を選ぶことがなによりも重要です。

また、詳細な見積もりを提示してもらえるかどうかも、業者選びには必要です。
もし見積もりに不明点があり問い合わせても納得のできる回答が得られない場合、請求時に追加料金が上乗せされるなど、トラブルに発展するケースも少なくありません。

信頼できるデータ入力代協業者の場合、Webサイトに過去の案件事例や実績を公開しているケースが多いので、依頼前に入念な確認をすることが大切です。

関連記事：これから依頼される方必見！データ入力代行会社の選び方！

まとめ：データ入力代行ならプロセス・マネジメントにお任せください！

データ入力は一見簡単な作業に見られがちですが、長時間にわたる集中力と正確性が求められる作業です。

一方で、ヒューマンエラーによるミスが起こりやすく、業務に支障が出ることも少なくありません。

データ入力作業のミスが多く、「チェック体制を構築してもなかなか改善ができない」とお悩みの企業担当者様は、プロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントでは、顧客名簿や名刺、手書きの文書など書類で保管されている情報を正確に入力し、データ化するサービスを提供しております。

正確な作業はもちろん、高性能スキャナーを利用したOCRによるデジタルデータへの変換も可能です。

また、当社のスタッフは個人情報保護士の有資格者によって構成され、会社としてもプライバシーマークやDXマークも取得しているため、機密性の高いデータ入力作業も安心してお任せいただける体制を整えております。

正確なデータ入力による業務の効率化を検討されている方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでご相談ください。