手書き文書や顧客名簿、その他のさまざまな文書をデータ化する場合、時間がかかり通常業務に支障をきたすだけでなく、データ化する文書が多すぎると、人員が足りず対応しきれないことも。

そのような場合は、テキスト入力代行サービスの活用がおすすめです。

本記事では、テキスト入力代行に依頼できる内容をご紹介します。

あわせて、依頼することで得られるメリットや費用相場も解説するので、テキスト入力に追われてお悩みの方は参考にしてください。

テキスト入力代行に依頼できる内容

テキスト入力代行に依頼できる内容は多岐にわたります。

• 手書き文書や印刷物のデータ化
• 名簿・名刺・顧客情報などの入力
• アンケート結果や申込書の入力
• 商品情報や不動産情報の入力

手書き文書や印刷物のデータ化

手書き文書や印刷物は、そのまま保存しておくことで保管スペースを圧迫するだけでなく、必要なときにすぐに探し出すことが難しいです。

しかし、内容をデータ化し管理することができれば、保管スペースを確保する必要がなく欲しい情報をすぐに検索することもできます。

また、専門業者ならテキスト入力だけでなく、スキャンによるデータ保存も依頼できます。

名簿・名刺・顧客情報などの入力

社員名簿や取引先と交換した名刺、顧客情報もテキスト入力代行に依頼することが可能です。

データで管理することで情報をすぐに取り出せるだけでなく、セキュリティ対策を行えば情報漏洩の予防にもつなげることも可能です。

アンケート結果や申込書の入力

マーケティングのために行った街角アンケートやサービスの申込書などをテキスト入力代行に依頼しデータ化することで、情報の整理がしやすくなります。

アンケートの場合は項目ごとの統計が取りやすくなり、整理された申込書は顧客管理に役立てることができます。

商品情報や不動産情報の入力

商品情報や不動産情報も、データ化することで管理がしやすくなります。

商品を販売している場合、詳細をデータ化することで問い合わせの対応がスムーズに行えるようになります。

また、不動産情報をデータ化しておけば、問い合わせに対応しやすいだけでなく、物件の空室状況やトラブル対応時の確認もしやすくなるでしょう。

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テキスト入力代行を利用するメリット

テキスト入力代行には、さまざまな内容の依頼ができ、依頼することで多くのメリットを得ることができます。

テキスト入力代行に依頼することで得られる5つのメリットをご紹介します。

• 作業負担の軽減
• コア業務への集中
• コストの削減
• 高精度なデータ作成
• 納期の短縮

作業負担の軽減

テキスト入力は、入力作業だけでなくミスのチェック作業など、人的な負担が大きいです。

その他に、業務に必要な書類や資料を探すための負担も生じます。

しかし、テキスト入力代行へ依頼しデータ化することで作業負担を減らすことができます。

コア業務への集中

データ入力は、情報管理やペーパーレス化による紛失リスクの予防など、重要な業務です。しかし、膨大な量のデータをテキスト化する場合、入力に時間がかかり通常業務に支障が生じる可能性があります。

外注できる部分はテキスト入力代行へ依頼し、従業員をコア業務へ集中させることで効率化を図ることができます。

コストの削減

自社でテキスト入力をする場合、従業員の教育にかかるコストや人件費が生じます。

テキスト入力代行へ依頼する場合、従業員は通常業務に専念できるため生産性を維持することができ、コストの削減につなげられることは大きなメリットです。

高精度なデータ作成

データ入力は、作業自体は単純なものが多いですが、高い精度が求められる業務です。

入力に不慣れな従業員が行った場合、ミスのチェックや修正で時間がかかったり、ミスを見逃してしまうケースも少なくありません。

しかし、テキスト入力代行はデータ作成が専門のため、十分なチェック体制が完備されています。

そのため、納品されたデータは高精度で信頼できるものに仕上がります。

納期の短縮

自社でデータ入力を行った場合、通常業務にあたる従業員の人数が減り、業務に滞りが生じることがあります。

そのような状況になった場合、製品やサービスの納期に影響が出るケースも少なくありません。

しかし、テキスト入力代行へ依頼すれば従業員の確保ができ、納期の厳守だけでなく短縮も図ることができます。

納期の短縮は生産性の向上だけでなく、自社の評価の向上にもつながるでしょう。

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テキスト入力代行の依頼費用相場

テキスト入力をアウトソーシングした場合、「逆にコストがかかりそう」と感じる方は少なくありません。

テキスト入力代行に依頼した場合の費用相場をご紹介するので、自社で行ったときの費用対効果と比較してみてはいかがでしょうか。

文字入力

手書き文書や原稿などをワードやエクセルに入力する文字入力の場合、一般的な相場は0.3〜0.5円/文字です。

しかし、漢文や特殊文字など入力に時間を要する場合は1文字3円程度になることもあります。また、データに図表やグラフを挿入する場合は別途費用がかかるケースもあります。

名刺・名簿入力

名刺や名簿の場合の相場は以下のとおりです。

【名刺】

8項目	20～50円/1枚
10項目	20～70円/1枚

【名簿】

4項目	9～15円/1人
10項目	25円程度/1人

アンケート入力・集計

アンケート結果は、入力のみか集計も含めるかによって異なります。

【入力のみの場合】

択一回答	0.5～1.5円/設問数
複数回答	1.5～5円/設問
自由記述	0.4～0.5円/文字

集計まで依頼する場合は、どのようなデータにするかや集計数など内容によって異なるため、事前に確認するとよいでしょう。

その他の作業

テキスト入力代行では、さまざまな作業を依頼することができます。依頼ごとの費用相場は以下のとおりです。

応募はがき入力	4枚で10円/枚
データベース入力	1レコードあたり35円程度
スキャニング	1枚あたり4～6円

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テキスト入力代行業者を選ぶ際のポイント

テキスト入力代行を行っている会社は数多くありますが、依頼先を選ぶポイントを把握していない場合、求めるクオリティが得られなかったり、費用対効果が得られなかったりする可能性があります。

テキスト入力代行業者を探すときのポイントをご紹介します。

• データ入力の精度
• セキュリティ体制
• 実績と信頼性
• 費用対効果
• 納期への対応力
• アフターサービスの充実度

データ入力の精度

業務効率の向上のためにテキスト入力を依頼しても、ミスが多いと確認や修正に時間がかかり、余計な負担となります。

依頼先を探すときは、求める品質を明確にしたうえで、チェック体制や納品実績のしっかりしている業者へ依頼をしましょう。

セキュリティ体制

テキスト入力を依頼する場合、社外秘情報や顧客情報などを渡すことになります。

依頼先のセキュリティ体制が整っていない場合は情報漏洩のリスクがあり、情報が流出してしまった場合は大きな問題になりかねません。

入力代行業者を探すときは、プライバシーマークやISO27001（※）を取得している業者を選びましょう。

※情報マネジメントシステム

実績と信頼性

実績と信頼性のある業者を選ぶことも大切なポイントです。

入力代行業者によっては、「実績が多くあります」と掲載しているだけで、具体的な事例がないこともあります。

探すときは導入実績などで大手企業や官公庁など、信頼ある取引先との実績がある業者を選ぶことが大切です。

費用対効果

テキスト入力代行業者へ依頼する場合、多くは業務の効率化やコスト削減を目的としています。

そのため、依頼することでどれだけ時間やコストが削減できるか、まずは確認をしてください。

その後、入力代行業者へ依頼した場合の費用を算出し比較して、得られるメリットがどれだけあるかの比較・検討をしましょう。

費用対効果の高い業者を選ぶことでメリットの効果を最大限引き出すことができます。

納期への対応力

スピード感を持って対応してくれる業者を選ぶことも大切です。

例えばマーケティングに必要な資料を依頼した場合は早く納品してもらうことで迅速な対応ができ、業務効率向上につながります。

アフターサービスの充実度

入力代行業者によっては、一度納品したら終わりというケースもあります。しかし、ミスやトラブルがあった場合、自社で対応することで余計なてまと時間を使うことになります。

そのため、アフターサービスが充実し、ミスやトラブルにも柔軟に対応できる業者を選ぶことは大切です。

テキスト入力代行ならプロセスマネジメントまで

紙の書類や手書き文書など、テキスト入力を外注することで業務効率の向上を目指している方は、ぜひプロセスマネジメントにお任せください。

文書の正確なデータ化はもちろん、書類のスキャン代行やアンケートの集計、分析にも対応いたします。

また、プライバシーマークを取得し、重要な情報の管理も徹底して行っております。

「テキスト入力の手間を省きたい」「コストを抑えてクオリティの高いデータが作りたい」とお悩みの方は、まずはプロセスマネジメントへご相談ください。

抱えているお悩みの解決はもちろん、ペーパレス化による持続可能な業務環境構築のお手伝いをさせていただきます。

まとめ

紙ベースの書類を自社で行う場合、人員の確保など通常業務に支障をきたし、生産性の低下につながる可能性があります。

また、ミスの確認など多くの時間を要するケースは少なくありません。

正確で高い品質のデータを外部へ委託することは、業務効率の向上だけでなくコストの削減にもつながります。

文書のデータ化を外部へ委託し、自社の負担を減らしたり業務の効率化を目指したりしたいとお考えの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。

豊富な実績と経験から、最適なデータ作成のご提案をさせていただきます。

アンケートや申込書、名刺などの情報を登録するデータ入力は、一見簡単そうに見えますが慣れないスタッフにとっては大変な作業です。

また、入力する書類の数が膨大だと自社のスタッフだけでは対応しきれなくなることも。

そのようなときに便利なのが、データ入力代行サービスです。

本記事では、データ入力代行サービスの費用相場やコストを抑えるためのポイントをご紹介します。

データ入力代行の費用相場

データ入力代行にかかる費用はタスクの内容や業者によっても異なりますが、以下の金額がおおよその相場となっています。

たとえば、名刺やはがき、アンケートなどは入力項目があらかじめ決められているパターンも多く、項目が増えると1枚あたりの費用も上がります。

また、文字入力についても、文中に図表が含まれていると別途オプション費用が加算されるケースも少なくありません。

【費用相場の目安】

文字入力	0.5～1.2円/文字
名刺入力	50～90円/枚（8項目）
名簿入力	9～15円/人（4項目）
応募はがき入力	14～20円/枚（8項目）
アンケート入力	0.5～1円/問（択一問題）、1.5～5円/問（複数回答）
ページ入力	500～800円/ページ
レイアウト入力	500～900円/枚（A4サイズ）

データ入力代行の費用体系

データ入力代行の費用体系は主に作業単価制と作業時間制の2種類に分けられます。

• 作業単価制
• 作業時間制

それぞれの特徴と長所、短所を簡単に解説しましょう。

作業単価制

作業単価制とは、「名刺100枚分」や「アンケート100項目分」などのように、作業量に応じて費用を支払う仕組みです。

膨大なデータがあり自社だけで作業を賄うことが難しい場合、定型的なデータ入力作業だけを切り出したうえで、安く依頼することができます。

ただし、作業単価制はマニュアル化が容易な簡単な作業に向いている一方で、図表が多用された文書や複雑なレイアウトの文書など、イレギュラーな対応が求められるデータ入力作業には不向きというデメリットもあります。

作業時間制

作業時間制は、作業時間に応じて費用を支払う仕組みです。

一定の時間内でこなせるデータ入力作業をまとめて依頼できるため、たとえばアンケートと名刺、名簿などのように、複数の書類を入力してほしいという要望にも柔軟に対応できます。

一方で、作業を委託する文書の量が少ない場合、作業単価制に比べると費用が割高になってしまう可能性もあるでしょう。

データ入力代行を導入することによる費用面でのメリット

データ入力作業を専門業者に委託するには一定のコストがかかってしまいますが、それを考慮しても依頼者にとってはさまざまなメリットが期待できます。

• 人件費の削減につながる
• 設備投資の削減になる
• コア業務に集中できることで生産性が向上する

人件費の削減につながる

特に大きなメリットとして期待できるのが人件費の削減効果です。

データ入力を担当する事務スタッフを一人採用した場合と、データ入力代行の専門業者へ委託した場合、どの程度の差があるのか試算してみましょう。

【ひと月あたりの業務内容・ボリューム】

アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚）×200枚

名刺（8項目/枚）×50枚

申込書（15項目）×100枚

ビジネス文書（100枚）

【事務スタッフの人件費（月給）】

• 時給1,300円×8時間×20日間＝208,000円/月

【データ入力代行への委託費】

• アンケート（択一式10項目・複数回答5項目/枚 @30円）×500枚＝15,000円
• 名刺（8項目/枚 @30円）×100枚＝30,000円
• 申込書（15項目 @40円）×500枚＝20,000円
• ビジネス文書（100枚 @700円）＝70,000円
  
  【合計：135,000円】

上記はあくまでも一例ですが、事務スタッフの月給だけを比較してもひと月あたり7万円以上の差が生じます。

また、こちらの試算はスタッフの月給のみで比較していますが、実際にはこれに社会保険料や交通費などの経費も加算されるため、さらに大きな差が生じます。

設備投資の削減になる

データ入力を担当するスタッフを新たに採用するとなると、そのスタッフが業務で使用するPCやデスク、イスなどの設備も新たに揃える必要があります。

また、人員の増加に伴い執務スペースが手狭になると、広いオフィスへの移転も検討しなければなりません。

データ入力代行を依頼することで、このような設備投資も抑えられ経費の削減につながります。

コア業務に集中できることで生産性が向上する

企業の生産性を向上させるためには、定型的な作業よりも商品開発や営業、新規事業などのコア業務に専念できる体制を整えることが重要です。

データ入力は定型業務の代表格であり、外部の代行業者に委託することで生産性向上につながる可能性があります。

具体的にどの程度の売り上げに直結するかは、業種や作業のボリューム、内容によっても変わりますが、既存の社員がコア業務に充てられる時間が増えることには間違いありません。

データ入力代行の費用を抑える方法

データ入力代行はコスト面でさまざまなメリットがあることは事実ですが、委託するにあたってはできるだけ費用を抑えたいものです。

さまざまな代行業者がある中で、コストを抑えるためのポイントを3つご紹介します。

• 複数の業者から相見積もりを取る
• 納期を十分に設定する
• 依頼する内容を明確にする

複数の業者から相見積もりを取る

データ入力代行を利用したことがない場合、1社から見積もりをとっただけでは高いのか安いのかが判断できないことも多いでしょう。

そのため、まずは複数の業者から相見積もりを取得し比較してみることが大切です。

データ入力代行業者の多くは無料見積もりに対応しており、委託したい業務内容やボリュームに応じておおよその金額を提示してくれます。

納期を十分に設定する

同じ業務内容やボリュームであっても、納期によって費用が変わってくることもあります。

たとえば、納期が短いと多くのスタッフを動員し作業を進めなければならないため、その分費用も高額になってしまいます。

そのため、データ入力代行の費用を安く抑えるためにはできるだけ早い段階から相談・依頼をし、十分な余裕をもって納期を設定しておくことが重要です。

依頼する内容を明確にする

データ入力代行は便利なサービスではありますが、すべての業務を委託してしまうと費用がかさみ、高いコストがかかることもあります。

そのため、まずはイレギュラーな作業や個別の判断が求められる内容は自社で対応し、作業量が多く自社の人員だけでは対応しきれない部分のみを切り出して委託することが大切です。

また、作業のボリュームや内容にもよりますが、時間作業制よりも作業単価制のほうがコストを抑えられる可能性があります。

データ入力代行会社を選ぶ際のポイント

一口にデータ入力代行会社といってもさまざまな企業があり、どこを選べば良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。

そこで、自社にマッチした代行会社を選ぶための注意点を4つご紹介します。

• 費用を比較する
• セキュリティ対策の確認を徹底する
• 実績・口コミ・評判を調べる
• 保証とアフターサービスを確認する

費用を比較する

データ入力代行会社のWebサイトを見ると、作業単価や時間単価が一覧で記載されているところも少なくありません。

しかし、作業内容によっては別途オプション料金や追加料金がかかることもあり、単純に比較できない場合もあります。

まずは複数社から見積もりをとってもらい、作業内容や作業範囲に応じてトータルでどの程度の費用がかかるのかを比較、検討してみましょう。

セキュリティ対策の確認を徹底する

データ入力作業の中には、申込書や名刺など個人情報が含まれるものもあります。

万が一、データ入力を委託した会社から外部に個人情報が漏えいしてしまうと、自社の顧客や取引先に影響が及び、責任を問われる事態に発展することも。

そのため、データ入力代行会社を選ぶ際には十分なセキュリティ対策が講じられているかをチェックしましょう。

たとえば、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、ISO27001など客観的に評価できる認証やマークの取得状況も参考になります。

実績・口コミ・評判を調べる

費用が安価であったとしても、入力したデータに間違いが多かったりマニュアル通りの作業が行われていなかった場合、修正に多くの時間を要し手間がかかってしまいます。

そのため、データ入力作業の品質を担保するためにも、これまでの実績や評判をチェックし信頼性の高い会社を選ぶことが大切です。

データ入力代行の会社によっては、Webサイトにこれまでの実績を公開しているところも多いため、自社と同様の業種、業務内容の受託経験があるかもチェックしておきましょう。

保証とアフターサービスを確認する

信頼性の高いデータ入力代行会社では、万が一納品したデータに間違いやエラーがあった場合、修正に対応してくれるところもあります。

万が一のときに備え、契約時には保証とアフターサービスの内容を細かく確認し、どの範囲まで対応してくれるかや、その際の費用についても確認しておきましょう。

データ入力代行ならプロセス・マネジメントまで

データ入力代行を委託するにあたり、いくつかの会社を見ているものの信頼性の高い会社がどこか分からない、安心して依頼できる会社が見つからないとお悩みの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントではデータ入力や電子化をはじめとして業務改善コンサルティングなど幅広い業務を請け負っており、上場企業や大学、研究機関などからも高い満足度をいただいています。

また、プライバシーマークやDXマーク、ESGマーク、など第三者機関による認証も取得しており、個人情報や機密情報が含まれるデータ入力も安心して委託いただけます。

まとめ

データ入力は単純な定型作業であるものの、膨大な量をこなすには多くの人手を要するため自社で対応しきれないという企業も少なくありません。

また、作業に慣れないスタッフはミスをしやすく、一定の作業品質を担保できないとお悩みの企業も多いのではないでしょうか。

データ入力代行に対応している専門の業者に委託することで、自社で新たにスタッフを採用することなく最小限のコストで業務を遂行できます。

信頼性が高く安心して委託できる業者をお探しの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。

書類に印字された顧客リストや手書きの申込書、フォーマットが異なる名刺、領収証など、さまざまな書類を管理している企業も多いのではないでしょうか。

しかし、業務効率化や生産性向上を目指すのであれば、デジタルデータとして保存・管理する必要があります。

本記事では、紙媒体に記録された情報をデータ化することのメリットや、どういった方法があるのかを詳しくご紹介します。

紙媒体をデータ化するメリット

書類として保管・管理しているものをデータ化することで、企業にとって次のようなメリットをもたらします。

• コストの削減
• 検索性の向上
• 情報共有の簡素化
• 業務の効率化
• 保管スペースの削減
• 環境保護の観点

コストの削減

大量の書類を管理するとなると、インク代やコピー用紙代、さらには書類を管理するための人手も含めて多額のコストが発生します。

しかし、データ化することで書類の印刷コストそのものが削減できるほか、保管にかかるさまざまなコストも大幅に削減できます。

また、重要書類を紛失・破棄した場合の再印刷や再発行の作業や、保存用のファイル、棚なども不要になり、経費節約によって企業全体の利益率向上にもつながるでしょう。

検索性の向上

デジタルデータは特定の情報をスピーディーに探すことができるため、業務効率化につながります。

従来は膨大な書類の中から目的の情報を手作業で探さなければなりませんでしたが、デジタル化されたデータであればキーワードを検索することで瞬時に必要な情報にアクセスできます。

書類の保管場所を忘れたり、本来とは異なる場所に収納したりといった心配もなく安心です。

情報共有の簡素化

デジタルデータは社内で情報を共有する際にも大いに役立ちます。

書類の場合、たとえば会議の参加者に共有するためにコピーを取ったり、文書を配布・郵送したりする手間がかかりますが、デジタルデータであればメールやチャットにデータを添付するだけで、瞬時に複数の人に共有することができます。

会議の準備が短時間で終えられ、コミュニケーションのスピードも格段に上げることがきるでしょう。

業務の効率化

帳簿や領収書など会計に関する書類を整理する際には、書面に記載された数字や内容を会計ソフトに手入力するという手間がかかっていました。

しかし、これらの書類もデータ化できれば、複数のシステムと連携させて自動で処理を進められるため、作業時間の短縮はもちろん手作業での入力ミスも削減できるでしょう。

また、デジタルデータの場合は遠隔地からも容易にアクセスできるためテレワークにも適しています。

保管スペースの削減

大量の書類が溜まっていくと、専用のファイルや棚のほか保管庫などのスペースも必要になります。

特に取引先や顧客の数が多い企業では書類の量も多く、保管スペースを確保するためのコストが無駄になってしまいます。

重要な情報をデータ化することができれば、物理的な書類として保管するものはごく一部に限られ、その他の大部分はクラウドやサーバーに保存することでオフィススペースを有効に活用できるようになります。

環境保護の観点

コンプライアンスの遵守や社会貢献の一環として、環境保護に配慮した事業活動が企業に求められるようになりました。

書類ではなくデジタルデータとして管理することで、紙の生産や輸送、さらには廃棄の際にかかる環境負荷を低減し環境に優しい事業活動を実現できます。

紙媒体をデータ化する方法

これまで書類をベースに業務を行ってきた企業にとって、紙媒体をデータ化すると聞くとハードルが高く感じられるかもしれません。

紙媒体のデータ化にはさまざまな方法がありますが、すぐにでも実践していただける方法をご紹介します。

• スキャナで書類を読み取る
• スマートフォンアプリで画像からPDFファイルへ変換する
• OCRソフトウェアでテキストを解析
• コンビニのプリンタを使用する

スキャナで書類を読み取る

オフィスに複合機を設置している企業では、スキャナの機能を活用することでPDFデータに変換することができます。

複合機のスキャナ機能で読み取ったデータは、PCのローカルディスクや社内のサーバー、あるいはクラウドストレージに保存することも可能です。

また、オフィス内に複合機がない企業の場合は、家電量販店などで購入できるスキャナを活用する方法もあります。

スマートフォンアプリで画像からPDFファイルへ変換する

高価な機器やシステムを導入することなく、手軽に書類をデータ化したい場合にはスマートフォンアプリを活用する方法もあります。

領収証やレシートなどをスマートフォンのカメラで撮影し、画像データからPDFファイルへと変換し保存できます。

OCRソフトウェアでテキストを解析

取り込んだPDFファイルから特定の文字列を検索できるようにしたい場合には、OCRソフトウェアでテキストを解析する方法がおすすめです。

スキャナや複合機の中にはOCRソフトウェアが付属しているものも多いですが、多くは当該メーカーのスキャナおよび複合機で取り込んだデータしか解析することができません。

そこで、スマートフォンで撮影した画像や、すでにPDFデータとして保存されているファイルをテキスト解析したい場合には別途OCRソフトウェアが必要です。

コンビニのプリンタを使用する

書類の量が極端に少ない、あるいは紙媒体を扱う頻度が少ない場合には、コンビニに設置してある複合機を使用するのもひとつの手です。

大手コンビニチェーンでは1枚あたり数十円程度で書類をスキャンし、そのデータをクラウド上やUSBメモリ、SDカードなどに保存できるサービスを展開しています。

関連記事：電子化が変える書類管理の方法とは？導入するメリットや注意点を紹介｜ジェイエスフィット

紙媒体のデータ化で起こり得る問題

紙媒体のデータ化は複合機やスキャナ、スマートフォンアプリなどがあればすぐにでも始められますが、さまざまな問題やリスクが生じるケースも少なくありません。

• 解像度の問題
• 作業効率と時間
• ファイル管理の複雑さ
• セキュリティの問題
• 法的要件に触れるリスク
• 技術的な知識の不足

解像度の問題

紙媒体をスキャンしてデジタル化する際には、適切な解像度を設定することが重要です。

解像度が低すぎると細かい文字が潰れて読みにくくなったり、図表が不明瞭になったりすることがあります。

反対に、解像度が高すぎるとファイルサイズが大きくなり、ストレージ容量を圧迫したりデータの共有に支障が出ることもあります。

自力で紙媒体のデータ化をする際には、解像度に関する正しい知識や設定のノウハウが必要です。

作業効率と時間

大量の書類をデータ化する際には、多くの時間と労力がかかります。

スキャンの作業はもちろんですが、データ整理や必要な情報のタグ付けなどの作業も必要であり、作業に慣れていないと書類の裏面を取り込んでしまったり、スキャン漏れなどのヒューマンエラーのリスクも増加します。

ファイル管理の複雑さ

紙媒体のデジタル化は単にスキャンすれば良いというものではなく、ファイルを効率的に整理・検索・保管するための工夫も求められます。

特にデータ量が膨大になるとファイル管理も複雑化するため、ファイルの適切な分類や命名規則などを決めたうえで運用を徹底する必要があります。

データ化に関するノウハウがないまま自社でファイル管理を行うと、必要なデータを迅速に見つけることが難しくなる可能性もあるでしょう。

セキュリティの問題

書類をデータ化した場合、不正アクセスによる情報漏えいなどのセキュリティリスクが新たに生じます。

データをサーバーまたはクラウド上で保存している場合や、メールやチャットなどで共有する場合、不正アクセスやデータ漏洩のリスクが高まります。

特に、機密情報や個人情報を含むデータは強固なセキュリティ対策が求められ、暗号化やアクセス制限、定期的なバックアップなどの対策が必要です。

法的要件に触れるリスク

会計書類や税務書類などは法律によって保存期間が定められているため、書類をデータ化した場合においても一定期間はデータを残しておく必要があります。

関連する法的要件を理解しないまま運用していると、気付かないうちに法に違反するおそれもあるため専門家の判断や助言を仰ぐことも大切です。

技術的な知識の不足

紙媒体のデータ化においては、複合機やスキャナーといったハードウェアの選定、取り込んだデータを管理するためのデータベースの構築、セキュリティ対策など、技術的な知識が求められます。

自社に十分な技術的知識がないままデータ化を進めてしまうと、エラーなどによって重要なデータが消失する可能性もあるでしょう。

紙媒体のデータ化は専門業者への依頼が安心

上記のような問題やリスクを解消するためには、紙媒体のデータ化を請け負っている専門業者へ依頼するという方法もあります。

専門業者を利用することでどういったメリットがあるのかをご紹介します。

• 短期間で大量のデータ化が可能
• 高品質なスキャンが可能
• コストの最適化につながる
• セキュリティ面の担保
• 法的要件の遵守
• 継続的なサポートが受けられる場合も

短期間で大量のデータ化が可能

大量の書類がある場合には、専門業者に依頼することで短期間に作業を完了できます。

専門業者では高機能のスキャナや自動化されたプロセスによって、大量の書類を迅速に処理できるノウハウを持っています。

自社の社員が1枚ずつ手作業でスキャンする手間が省けるため、1日でも早く書類管理から解放されたい場合には最適な方法といえるでしょう。

高品質なスキャンが可能

専門業者は高品質なスキャニング技術とノウハウを保有しているため、保存する書類や文字サイズに応じて最適な解像度を設定することができます。

スキャンした後のデータは文字や画像が潰れる心配もなく、クリアで読みやすい状態で情報を保存できます。

コストの最適化につながる

複合機やスキャナ、データベースの構築、OCRソフトの導入など、自社で紙媒体のデータ化をしようとすると多額の設備投資が必要です。

また、それらを運用するための人的コストや、万が一ミスが発生した場合の作業の手戻りなども考慮すると、専門業者へ依頼したほうがトータルのコストを最適化できる可能性があります。

セキュリティ面の担保

専門業者は機密情報や個人情報などの取り扱いにおいて厳重なセキュリティ対策を講じており、不正アクセスやデータ漏えいから保護する体制が整っています。

これにより、情報セキュリティリスクを最小限に抑えることができます。

法的要件の遵守

紙媒体のデータ化に関する法的要件や規制に精通していることも専門業者を利用する大きなメリットといえます。

たとえば、帳簿や請求書、領収証などの会計書類については、電子帳簿保存法に則ってスキャン保存をしなければなりませんが、専門業者の多くは法的要件に沿った対応を行っているため安心して任せられるでしょう。

継続的なサポートが受けられる場合も

データ化のプロジェクトが完了した後も、継続的なサポートを提供する専門業者は数多く存在します。

例えば、追加のデータ化やデータベースの管理、エラーや障害発生時の対応などが受けられ、これにより企業は安定的な情報管理を継続できます。

紙媒体へのデータ化を依頼する業者の選び方

紙媒体のデータ化を依頼する専門業者を選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

• 事例や実績
• セキュリティ規格を取得しているか
• 料金体系
• 対応可能なサービスの範囲
• アフターサポートがあるか

事例や実績

専門業者の中には、過去に請け負った案件の事例や実績を公開しているところもあります。

自社と同様の業種や類似したプロジェクトを請け負った業者を選ぶことで、データ化にあたって注意しなければならないポイントやリスク対策など有用なアドバイスをもらえる可能性もあります。

セキュリティ規格を取得しているか

データ化を安心して任せられるかを判断するためには、情報セキュリティリスクへの対策が万全であるかを評価する必要があります。

この際、客観的な指標として役立つのがISO/IEC 27001、およびPマークなどのセキュリティ規格です。

これらを取得している専門業者は、第三者機関によって情報セキュリティの安全性や機密性が評価されており安心して依頼できるでしょう。

料金体系

専門業者によっても料金体系や単価は異なります。まずは見積もりを複数の業者から取り、費用対効果を比較検討しましょう。

費用が高い業者が必ずしも良いとは限らず、サービス内容や品質が価格に見合っているかを確認することが大切です。

また、見積書に記載された内訳に不明な内容がないか、透明性があり分かりやすい料金体系であるかも重要なポイントといえます。

対応可能なサービスの範囲

専門業者が提供する作業の内容や範囲を確認することも重要です。

書類のスキャン作業はもちろんですが、データの分類やOCR処理、ファイル形式の変換、クラウドストレージへの保存など、多岐にわたるサービスに対応しているかを確認しましょう。

また、自社のニーズに応じて作業内容のカスタマイズや変更が可能かどうかも大きなポイントといえます。

アフターサポートがあるか

データ化が完了した後のアフターサポートも確認しておきましょう。

追加のデータ化作業はもちろんのこと、サポート窓口の有無や対応時間、トラブル発生時の対応フローなども重要な選定ポイントといえます。

紙媒体のデータ化ならプロセス・マネジメントまで

紙媒体のデータ化を安心して依頼できる専門業者をお探しの方は、ぜひプロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントでは、書類のスキャン保存はもちろん、名簿入力や名刺入力といったデータ入力の作業も対応が可能です。

通常、これらのデータはOCRソフトによって自動入力できる場合もありますが、文字認識の精度が低くレイアウトが崩れてしまったり、誤った文字として認識されるケースも少なくありません。

特に名刺のような1枚ごとにバラバラのフォーマットの書類はうまく認識できないことも多いです。

そのような場合でも、プロセス・マネジメントでは正確なデータ入力が可能であり、低価格も実現しています。

また、当社のスタッフは個人情報保護士で構成されているほか、会社としてもPマークを取得しているため個人情報や機密情報などのデータ化も安心してお任せいただけます。

まとめ

紙に印字された情報をデジタルデータとして保存・管理するためには、スキャナ保存やスマートフォンアプリでの保存といった方法があります。

しかし、スキャニングの精度や情報セキュリティなどのリスクが立ちはだかり、すぐに移行できない企業も少なくありません。

このような懸念を解消するためには、紙媒体のデータ化を専門に請け負っている業者に相談することもひとつの手といえます。

プロセス・マネジメントでは、スキャナ保存はもちろん、高精度のデータ入力も承っております。

デジタル化やDXに向けた第一歩を踏み出したいとお考えの企業様は、ぜひ一度プロセス・マネジメントまでお問い合わせください。

多くの企業にとって、顧客情報や販売データ、在庫管理などのデータ入力作業は日常業務の一環として、業務効率の向上や企業の成長に欠かすことはできません。

しかし、社内でデータ入力を行う場合、リスクを把握しておかなければ業務効率の低下といったリスクを伴うことがあるため、注意が必要です。

そこで本記事では、データ入力の仕事内容と社内で作業する際の注意点やデータ入力効率化の方法について解説するので、データ入力作業の効率化に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

データ入力の仕事内容

データ入力では、主に以下のような業務を取り扱います。

• 文字入力
• 名刺入力
• ページ入力
• アンケート入力
• データ集計・グラフ化
• スキャニング　など

近年ではDX化推進の影響もあり、紙資料のデータ化に対するニーズが高まっています。

また、データ入力だけでなく、データの整理、さらにはアンケートデータの集計やグラフ化なども活発に行われています。

データ入力の仕事を社内で行うときの注意点

社内でデータ入力する場合、主に3つの点に注意が必要です。

• 入力精度に対する不安
• 生産性が低下する
• 人件費がかかる

それぞれの注意点について、詳しく解説します。

入力精度に対する不安

データ入力には、整合性など高い精度が求められます。

入力ミスやデータの不整合が生じた場合、その後の業務や意思決定に支障をきたす可能性があるので注意が必要です。

また、不正確なデータは顧客対応や財務報告において重大な問題を引き起こす可能性があります。

エラーチェックや二重入力などの対策を講じることが求められますが、これらの対策にもコストと時間がかかるため、効率的な入力プロセスの確立が重要です。

生産性が低下する

データ入力作業は反復的で時間がかかるため、社員の生産性を低下させる要因となります。

特に大量のデータを扱う場合、一日の大部分が入力作業に費やされ、他の重要な業務に割ける時間が減少します。

この生産性の低下は、全体的な業務効率やプロジェクトの進行に悪影響を与えることがあります。

自動化ツールや効率的な入力システムの導入を検討することで、作業時間の短縮と生産性の向上を図ることができます。

人件費がかかる

データ入力には多くの人手が必要であり、その分の人件費コストが発生します。

特に正確な入力を維持するためには、訓練されたスタッフを配置する必要があり、これがさらにコストを増加させます。

また、入力ミスの修正や確認作業にも追加の労働力と時間が必要です。

これらのコストを抑えるためには、データ入力の効率化や自動化、またアウトソーシングの検討が有効な手段となります。

データ入力作業を効率化するには？

データ入力作業を効率化するには、次の3つの対策が考えられます。

• データ入力用スタッフの雇用
• データ入力ツールの使用
• データ入力をアウトソーシングする

それぞれの対策の具体的な内容について、以下で解説します。

データ入力用スタッフの雇用

データ入力作業の効率化のために、専任のデータ入力スタッフを雇用することは有効な手段です。

専門のスタッフはデータ入力に特化したスキルと経験を持っているため、一般の従業員に比べて正確かつ迅速に作業を行うことができます。

さらに、専任スタッフのトレーニングや研修を定期的に実施することで、入力精度やスピードの向上が期待できるでしょう。

また、データ入力のプロセスを標準化して業務手順を明確にすることで、スタッフ間のばらつきを減らし、一貫した品質を保つことができます。

ただし、専任スタッフの雇用には人件費がかかるため、費用対効果を十分に検討し、業務量や作業内容に応じた適切な人員配置を行うことが重要です。

データ入力ツールの使用

データ入力ツールの使用は、効率化のための強力な手段です。

スキャナやOCR（光学文字認識）ソフトウェアを利用することで、手作業の入力を大幅に削減できます。

これにより、入力ミスの発生を防ぎ、作業のスピードを向上させることができます。

また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで、繰り返しの多いデータ入力作業を自動化し、人間の介入を最小限に抑えることが可能です。

さらに、クラウドベースのデータ管理システムを使用することで、リアルタイムでのデータアクセスと共有が容易になり、チーム全体の協働作業がスムーズに進行します。

ツールの導入には初期投資が必要ですが、長期的には作業時間の短縮とコスト削減につながり、全体的な業務効率を大幅に向上させることができます。

データ入力をアウトソーシングする

データ入力作業をアウトソーシングすることも、効率化の有効な手段です。

専門の外部業者に業務を委託することで、社内リソースを他の重要な業務に集中させることができます。

アウトソーシング業者は高度な入力スキルと専用の設備を持っているため、迅速かつ正確にデータを処理することができます。

また、業務量の変動に柔軟に対応できるため、ピーク時の負荷を軽減することが可能です。

さらに、外部業者との契約により、データのセキュリティ対策や品質保証が確保されるため、信頼性の高いサービスを受けることができます。

しかし、アウトソーシングにはコストがかかるため、信頼できる業者の選定と適切な契約条件の設定が重要です。

また、業者とのコミュニケーションを密に保ち、業務内容や進捗状況を定期的に確認することで、アウトソーシングの効果を最大化することができます。

データ入力でお困りならプロセス・マネジメントまで

データ入力に関するお悩みは、プロセス・マネジメントの「電子化・データ入力サービス」にお任せください。

紙媒体の資料や手書きの書類を迅速かつ正確にデジタル化し、データベースに入力します。

高度なデータクリーニング技術で不正確なデータや欠損データを修正・補完し、信頼性の高いデータを提供。

また、チームは個人情報の保護に精通している個人情報保護士で構成されており、プライバシーマークやDXマークも取得済みであるなど、セキュリティ対策を徹底的に行うことで、個人情報を厳重に保護しています。

業務効率を大幅に向上させるためのプロフェッショナルなサービスを、ぜひご利用ください。

まとめ

データ入力を社内で行うと、正確性や生産性の低下、人件費の増加などのリスクが伴います。

これらのリスクを軽減するためには、専門スタッフの雇用やデータ入力ツールの導入、アウトソーシングの活用が有効です。

特にアウトソーシングは、コスト削減や業務効率化に大きなメリットがあります。

信頼できるサービスを利用することで、データ入力業務の負担を軽減したいとご検討中の方は、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。
データ入力の効率化と安全性を確保するために、最適な方法をご提案させていただきます。

「名刺の情報をデータ化したいけど、手間がかかるから進まない」という方は多くいるのではないでしょうか。

名刺のデータ化にメリットがあるのはわかっているけれど、データ化ができずにいるともどかしい気持ちになることもあるでしょう。

そこでおすすめなのが、名刺データ入力代行です。専門業者に名刺のデータ入力をしてもらうサービスのことです。

本記事では、名刺データ入力代行サービスの概要や利用するメリット、料金などについて解説します。

名刺データ入力代行サービスとは

名刺データ入力代行サービスとは、名刺に書かれた情報をデータ化する作業を代行するサービスのことです。

会社名や住所、電話番号、メールアドレスなどの情報をデータ化することで、活用しやすくしてくれます。

具体的には、名刺の情報を瞬時に検索できることや、名刺を受け取った担当者以外も名刺のデータを検索、確認できることなどが挙げられます。

紙の名刺を管理したり、自分でデータ化すると手間がかかるため、名刺データ入力代行サービスの利用を検討してみると良いでしょう。

名刺データ入力代行サービスのメリット

名刺データ入力代行サービスを利用するメリットは、次の6つです。

• スタッフが本来の業務に集中できる
• 業務の効率化につながる
• 人件費削減につながる
• データの品質の担保
• 紙での保管が不要になる
• 名刺のデータが社内で共有できる

スタッフが本来の業務に集中できる

名刺データ入力を担当者自身で行う場合、多くの時間を消費してしまいます。

その分、スタッフが本来の業務に取り組む時間が減ってしまい、業務に支障を及ぼしてしまうかもしれません。

名刺データ入力代行サービスに依頼すれば、名刺データ入力を担当者自身でする場合に比べ、本来の業務に集中して取り組めるようになります。

そのため、企業全体の生産性の向上が期待できるでしょう。

業務の効率化につながる

名刺データ入力を依頼することで、名刺に記載されている情報がデータ化されます。

氏名や会社名、住所、電話番号、メールアドレスなどをデータ管理できるため、名刺管理や検索が楽にできるようになるため、効率的な業務ができるようになります。

人件費削減につながる

名刺データ入力をするために従業員を雇うより、代行業者に依頼したほうが人件費削減につながります。

例えば、名刺のデータ入力は1枚あたり平均3分程度でできるため、名刺1,000枚のデータ入力は3,000分＝50時間かかります。

ひとりの従業員が行う場合、1日8時間名刺データ入力に費やしたとしても、6日以上かかる計算です。

名刺データ入力のために従業員を雇った場合、時給1,000円だとしても5万円の人件費がかかります。

一方、名刺データ入力代行サービスでは、大人数で一気に作業を進める場合が多く、1枚あたり40円程度で請け負ってくれるサービスもあります。

その場合、1,000枚のデータ入力でも2万円ほどの費用で済む場合もあります。

このように、名刺データ入力サービスに依頼したほうが人件費削減につながるケースも多くあるのです。

データの品質の担保

名刺データ入力代行サービスに依頼すると、データの品質が担保できるメリットもあります。

自社でデータ入力を行う場合、記入漏れや記入間違いなどのミスが発生することがほとんどです。

一方、名刺データ入力の専門業者であれば、ミスが少なく高いクオリティでデータ入力をしてくれるため、データの品質が担保されるでしょう。

紙での保管が不要になる

名刺データ入力代行サービスに依頼することで、紙での名刺の保管が不要になる点も大きなメリットです。

紙の名刺をデータ化することで、スマホ1台で名刺管理ができるようになるため、名刺ホルダーを作って常に持ち運ぶ必要がなくなるほか、紛失のリスクも低減されます。

また、名刺の情報を検索しやすくなるため、業務効率化にもつながります。

名刺のデータが社内で共有できる

名刺をデータ化することで、データ化した名刺の情報を名刺を受け取った営業担当者だけでなく簡単に社内共有できます。

名刺のデータを社内共有することで、営業担当者ひとりに営業を任せるのではなく、マーケティング担当者など他部署の人も営業活動に加わることも可能です。

これにより、業務効率化だけでなく、受注率の改善や売り上げの増加などへの効果も期待できます。

関連記事：データ入力代行業者とは？料金相場やメリットを徹底解説

名刺データ入力代行の料金について

ここでは、名刺データ入力代行サービスの料金について解説します。

• 料金相場と決定要因​​
• コスト削減のポイント​​

料金相場と決定要因​​

名刺データ入力代行サービスの料金相場は、1枚あたり40〜50円ほどです。

多くのサービスでは、入力する項目数により料金が決められている傾向にあります。

例えば、入力する項目が5個のプランと10個のプランが設けられている場合、10個入力するプランのほうが費用が高くなります。

また、データの出力方法によっても費用が変動することもあるので、よく確認してみてください。

例えば、データ化した際のデータのみで納品されるケースと、画像データも合わせて納品されるケースでは後者のほうが費用が高くなります。

コスト削減のポイント​​

コスト削減のポイントは、入力する項目数を必要最小限にとどめることです。

前述の通り、名刺データ入力代行サービスの費用は、入力する項目数によって異なります。

情報量が多ければその分活用できる範囲が広がりますが、費用が高くなってしまうデメリットがあります。

そのため、名刺データ入力代行サービスに支払う費用をなるべく安くしたい場合は、必要最小限にとどめることがおすすめです。

どの項目が必要最小限に値するのかは業種などにより異なりますが、以下の5項目があれば十分な場合が多いため、参考にしてみてください。

• 会社名
• 氏名
• 住所
• 電話番号
• メールアドレス

関連記事：データ入力を外注して得られるメリットとは？

名刺データ入力代行サービスの選び方

名刺データ入力代行サービスを選ぶには、次の4つのポイントを確認してください。

• 実績・事例をチェック
• 費用を比較
• アフターサービス・保証
• 担当者の対応

それぞれのポイントについて、以下で見ていきましょう。

実績・事例をチェック

1つ目のポイントは、実績・事例をチェックすることです。

それぞれのサービスでは「素早く納品します」「正確性抜群！」「データは責任を持って安全に管理します！」

といった、自社のサービスを使ってもらうための宣伝をしています。

しかし、それが真実であるのかはわかりません。

実績・事例をチェックすれば、どのような企業に利用され、どのような評価を受けているのかが把握できます。

特に、取引先の中に官公庁や大手企業が含まれていると、信頼できる企業だと言えるでしょう。

費用を比較

2つ目のポイントは、費用を比較することです。名刺データ入力代行サービスを利用する目的がコスト削減である場合が多いでしょう。

代行サービスの費用を比較し、どの程度安くできるのかを見ることが大切です。

しかし、「安いサービスに依頼しよう」と考えれば考えるほど、サービス内容を考慮できなくなってしまいます。

「安かろう悪かろう」のサービスの場合は、代行サービスの利用より自社で従業員を雇ったほうが質が高い場合もあるでしょう。

そのため、代行サービスの費用とサービス内容についても比較することがおすすめです。

アフターサービス・保証

3つ目のポイントは、アフターサービス・保証です。

特に着目すべきは、ミスがあった際の再入力を無料でしてくれるか、有料での対応になるかです。

万が一、代行サービスによるミスが依頼主の取引先にまで影響を与える事態になると、責任を取らなければいけないのは依頼主です。

そのような場合に備えて、ミスがあった時は無料で再入力をしてくれる業者をおすすめします。

アフターサービスが充実している業者であれば、安心してデータ入力を任せられるでしょう。

担当者の対応

4つ目のポイントは、担当者の対応です。

説明が丁寧であったり費用提示が明確であったり、質問したことに誠実に答えたりしてくれる担当者であれば、取引中も密なやりとりができるでしょう。

一方、説明が雑だったり曖昧だったり質問に誠実に答えなかったりする担当者の場合、不安を抱えたまま取引を進めなければなりません。

そのため、対応が柔らかく信頼関係が築けそうな担当者かどうかを見極めることも大切です。

関連記事：データ入力のミスが多い企業必見！トラブルを避けるための対処法

自分で名刺をスキャンする方法はある？

以下の手順に沿って進めれば、自分で名刺をスキャンすることも可能です。

• 必要な機材を用意する
• スキャンアプリまたはソフトウェアを選択する
• 名刺をスキャンする
• データの編集と整理
• バックアップと共有

それぞれの手順について、以下で詳しく見ていきましょう。

必要な機材を用意する

まず、必要な機材を用意します。スマホでスキャンする場合はスマホを準備し、スキャナーを利用する場合はスキャナーを準備します。

スマホでのスキャンは簡単にどこでもスキャンできる点がメリットです。しかし、光や影の具合によっては読み取りに時間がかかることもあります。

一方、スキャナーの利用は高画質なスキャンが可能になる点がメリットです。

しかし、専用の機材を用意する必要があり、持ち運びにも適していないというデメリットもあります。

そのため、両者を比較した上でどちらを選ぶのかを決めてください。

スキャンアプリまたはソフトウェアを選択する

続いて、スマホでスキャンする場合はスキャンアプリを、スキャナーを利用する場合はソフトウェアを選択してください。

様々なスキャンアプリやソフトウェアがあるため、性能や費用などの観点から比較して選んでみてください。

名刺をスキャンする

スキャンアプリまたはソフトウェアの選択ができたら、実際に名刺をスキャンします。

スマホでスキャンする場合は、名刺をもらったらすぐにデータ化することができます。

一方、スキャナーを利用する場合は、会社に帰らないとスキャンができない点に注意してください。

データの編集と整理

名刺をスキャンしたら、データを編集・整理します。スキャンすると画像やPDFファイルで保存されます。

しかし、画像やPDFファイルのままだと名刺に書かれている文字を検索することができないため、データを活用するには不向きです。

そのため、データの編集と整理をする必要があるのです。

データの編集と整理には、主に2種類の方法があります。1つ目はスキャンした画像をもとに自力で入力する方法です。

画像を見ながらExcelなどのデータ管理ができるファイルに、情報を入力します。

やり方は簡単でわかりやすいメリットがある一方、大きな手間がかかる点がデメリットです。

2つ目はOCRを用いる方法です。画像から文字を自動で認識するOCR処理を用いれば、名刺の情報を自動でデータ化してくれます。

しかし、専用ソフトを購入する必要があり、費用がかかる点がデメリットです。

バックアップと共有

名刺の情報をデータ化できたら、最後はバックアップを行います。

バックアップをせずにデータを保管していると、一度消えたら元に戻すことができません。

そのため、定期的にバックアップして、データが消えないようにしましょう。

また、データ化した情報を社内で共有することも忘れないでください。

もちろん、共有しなくてもデータ化した人自身はデータ活用できますが、社内の他のメンバーはデータを活用できません。

社内で活用すれば会社全体の業務効率化が期待できるため、ぜひデータの共有をしてください。

◆電子化・データ入力サービス◆

名刺のデータ入力ならプロセス・マネジメントまで

名刺のデータ入力ならプロセス・マネジメントにお任せください。

プロセス・マネジメントでは、低価格・高品質・高セキュリティでデータ入力サービスを提供しています。9項目を1枚49円（税込）から承っています。

高機能なスキャナーを使用しているだけでなく、ご希望の納品形式にも対応しています。

ぜひ名刺のデータ入力をする際は、プロセス・マネジメントまでご相談ください。

【まとめ】名刺のデータ化は代行業者に依頼しよう

名刺のデータ化は自分でやろうとすると多くの手間がかかるため、代行業者に依頼するのがおすすめです。

代行業者に依頼することで、業務効率化が期待できるだけでなく、人件費の削減や紙媒体の削減などにも繋がります。

ぜひ代行業者を活用し、名刺のデータ入力を進めてみてください。

顧客リストや取引先リスト、取り扱っている製品リストなどの作成・更新する作業を自社で行っている企業は少なくありません。

しかし、入力項目が膨大な量だった場合はミスが生じやすく、その結果として業務にさまざまな影響を及ぼす可能性があります。

そこで本記事では、データ入力のミスが多くて困っているという企業様に向けて、入力ミスを減らすためのポイントや対処法をご紹介します。

データ入力でミスが起きる原因

データ入力でミスが生じる主な原因は、以下の3点が考えられます。

• ヒューマンエラーによる入力ミス
• データ入力のマニュアルが確立されていない
• 入力したデータのチェック体制がない

それぞれの原因を詳しく解説します。

ヒューマンエラーによる入力ミス

データ入力を行うときに発生するヒューマンエラー（人為的ミス）は、入力ミスの原因の中でも大きな割合を占めています。

たとえば、データ入力作業中の呼び出しによる入力漏れ、体調不良や疲労・ストレスなどによって集中力が途切れてしまい、ミスを招くケースは少なくありません。

また、従業員一人あたりの業務量が多いなど、職場環境が原因によるヒューマンエラーも原因として考えられます。

データ入力のマニュアルが確立されていない

作業マニュアルがなくデータ入力作業が属人化している場合も入力ミスが起こりやすいです。

データの入力先や参照元の資料・入力手順など、作業内容を細かくマニュアル化していない状態が続いたとき、作業にあたる従業員ごとに異なる入力方法となり、ミスが生じたり入力されたデータの品質に差が出たりします。

入力したデータのチェック体制が整っていない

入力されたデータに不備がないかをチェックする体制や仕組みが構築されていないと、ミスがあっても見逃してしまい作業品質の低下を招く原因となります。

システムを活用したチェック体制を用意したり、第三者によるダブルチェックを実施するなど、正確性を維持するための体制や仕組みづくりが大切です。

ヒューマンエラーによる入力ミスが多い人の特徴

ヒューマンエラーによるミスが多い人には、それぞれ特徴があります。ヒューマンエラーを起こしやすい人の特徴をご紹介します。

集中力の維持ができない

正確なデータ入力作業を行うためには、集中力を維持する能力が不可欠です。

しかし、黙々と作業を続けることが苦手で集中力が続かない人の場合、作業ミスが生じやすい傾向があります。

また、個々の特性によるもの以外にも、「周囲がうるさく集中できない」「室温や湿度などが適正ではない」など、環境要因によって集中力が持続しないといったケースも少なくありません。

マルチタスクで入力作業を行っている

慢性的な人手不足に陥っている企業では、一人の従業員が複数の業務を兼務しているというケースが珍しくありません。

たとえば、データ入力を行う従業員が、問い合わせの電話応対を兼務しているケースは多いです。

このような場合、入力の途中で電話が入ることでどこまで作業を進めたのかわからなくなり、入力ミスが生じることがあります。

また、本来マルチタスクが苦手な従業員だったというときも、苦手分野を行うことで入力ミスにつながるケースもあります。

データ入力のマニュアルに沿った作業ができていない

作業マニュアルは、どの従業員が作業を行っても同じ品質の作業ができるようにするための重要なツールです。

しかし、従業員によってはマニュアルを見ながら作業を行うことで時間がかかったり、面倒に感じたりすることもあるでしょう。

その結果、最終的にマニュアルを無視した手順で作業をすることになり入力ミスが頻発することもあります。

データ入力のミスを防ぐためのポイント

データ入力のミスを防ぎ、精度の高いものに仕上げるためのポイントをご紹介します。

• 入力されたデータのダブルチェックを行う
• データ入力作業をマニュアル化する
• データ入力代行業者への外注も視野に入れる

入力されたデータのダブルチェックを行う

人の手によってデータ入力を行う以上、ミスが生じるリスクは避けて通ることのできない問題といえるでしょう。

リスクを可能な限り減らすためには、ダブルチェックの体制を整えることが大切です。

作業を終えたデータを第三者がチェックすることでミスが発見しやすくなり、作業のやり直しといった余計な時間を抑えることにもつながります。

また、システムやITツールなどを導入できれば、ダブルチェックに必要な人員を他の業務へ充てることができ、会社全体の作業効率化にもつなげることができるでしょう。

データ入力作業をマニュアル化する

作業マニュアルが整備されていない場合には、データ入力作業マニュアルを作成しておきましょう。

作業マニュアルは初めての人でも見たらすぐに作業ができるように、入力手順だけでなく、ダブルチェックの方法など作業が完了されるまでの手順を記載しましょう。

また、作業マニュアルは一度読んで終わりにさせることなく、定期的に読み合わせの機会を設けるなどマニュアル通りの作業を徹底させることが大切です。

データ入力代行業者への外注も視野に入れる

ダブルチェック体制の構築やデータ入力作業マニュアルの作成・指導などを行ってもデータ入力のミスが頻発する場合には、データ入力代行業者へ外注することも視野に入れてみましょう。

データ入力代行業者はデータ作成のプロであるため、依頼することで高い品質を提供してもらうことができるでしょう。

データ入力を外注するメリット

データ入力代行業者へ作業を依頼した場合、入力の精度や品質の向上が期待できます。

また、それまでデータ入力を担当してきた従業員をコア業務に専念させることで、会社全体の業務効率化ができ、コスト削減につなげることもできるでしょう。

データ入力の高い精度だけでなく、企業の業務効率化やコストダウンはデータ入力代行業者を活用する大きなメリットといえます。

データ入力代行業者を探すときの注意点

データ入力代行業者へ作業を依頼する場合、取り扱い製品やサービスに関する情報、顧客情報など機密情報を渡す必要があります。

そのため、万が一情報が漏洩してしまった場合には自社だけでなく顧客にも影響が生じ、最終的には信頼を失墜させるリスクを生じます。

可能な限りリスクを抑えるためには、プライバシーマークを取得していたり大手企業や官公庁との取引があるなど、信頼度の裏付けを明確に提示している業者を選ぶことがなによりも重要です。

また、詳細な見積もりを提示してもらえるかどうかも業者選びには必要です。

もし見積もりに不明点があり問い合わせても納得のできる回答が得られない場合、請求時に追加料金が上乗せされるなど、料金をめぐるトラブルに発展するケースも少なくありません。

信頼できるデータ入力代協業者の場合はWebサイトに過去の案件事例や実績を公開しているケースが多いので、依頼前に入念な確認をすることが大切です。

まとめ：データ入力代行ならプロセス・マネジメントにお任せください！

データ入力は一見簡単な作業に見られがちですが、長時間にわたる集中力と正確性が求められる作業です。

一方で、ヒューマンエラーによるミスが起こりやすく、業務に支障が出ることも少なくありません。

データ入力作業のミスが多く、「チェック体制を構築してもなかなか改善ができない」とお悩みの企業担当者様は、プロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントでは、顧客名簿や名刺、手書きの文書など書類で保管されている情報を正確に入力し、データ化するサービスを提供しております。

正確な作業はもちろん、高性能スキャナーを利用したOCRによるデジタルデータへの変換も可能です。

また、当社のスタッフは個人情報保護士の有資格者によって構成され、会社としてもプライバシーマークやDXマークも取得しているため、機密性の高いデータ入力作業も安心してお任せいただける体制を整えております。

正確なデータ入力による業務の効率化を検討されている方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントまでご相談ください。

新商品や新サービスの開発や顧客満足度調査などのように、さまざまなデータが求められる業務において、アンケート調査は効果的な手段といえます。

しかし、アンケートの量が膨大になると集計作業も煩雑化し、どのようにまとめれば良いのか分からなくなることも多いでしょう。

そこで本記事では、アンケート結果のまとめ方の基本を解説します。

アンケート結果のまとめ方

アンケート結果は、以下の3つのステップを経て有益なデータを手にすることができます。

1. 集計
2. グラフ化
3. 分析

はじめにアンケート結果を集計し、その結果をグラフ化します。

グラフ化することで数値を可視化できるようになり、全体の傾向を分析することが可能になります。

可視化された情報をもとに分析することで、アンケートの対象者の考え方、問題点、優先順位をつけた効率的な施策を打ち出すことが可能です。

関連記事：アンケートの作り方をわかりやすく解説｜テンプレートや例文を紹介

アンケート結果をまとめるための集計方法

アンケートの目的や種類によって集計方法は異なりますが、代表的な方法は以下の3種類です。

• 単純集計
• クロス集計
• 自由記述の集計

単純集計

単純集計とは、アンケートの設問に対する回答者数の実数や割合、平均値などを把握するために用いる集計方法です。

【例】

Q.商品Aを試食した感想をお聞かせください	回答数（N）	割合（%）
1.美味しかった	70	70%
2.どちらともいえない	20	20%
3.美味しくなかった	10	10%
計	100人	100.0%

上記の例では、全体として7割の回答者が「美味しかった」と回答し、好評を得たという結果が読み取れます。

このように設問一つずつのデータをまとめたものを、シングルアンサー（単一回答）形式の単純集計と呼びます。

一方で、複数の質問をまとめて集計するものは、マルチアンサー（複数回答）形式と呼ばれています。

比較的簡単に回答割合の総数などを把握できる一方で、性別や年齢層といった細かな属性までは分析できないといったデメリットがあります。

クロス集計

クロス集計は、単純集計をより詳細にまとめる集計方法です。

単純集計ではまとめられなかった、性別や年齢といった属性を踏まえて集計することが可能です。

【例】

上記の集計結果から、商品Aは特に女性の若年層に支持される割合が高い一方で、40代以降の男性では意見が割れる傾向があるといったことが分析できます。

自由記述の集計

自由記述とはその名の通り、複数の選択肢から回答してもらうのではなく、意見や考えを自由に記述してもらった内容をまとめる集計方法です。

単純集計やクロス集計のように機械的にデータを集計できることはできませんが、回答者の具体的な意見を数値化し、中央値や平均値などを算出することができます。

まとめたアンケート結果を可視化するグラフ

集計が終わったら、データの種類や特性に応じて、以下のようにグラフを使い分けることで、分析しやすいデータに変換することができます。

• 円グラフ
• 帯グラフ
• 棒グラフ
• 折れ線グラフ
• レーダーチャート

円グラフ

帯グラフ

棒グラフ

折れ線グラフ

レーダーチャート

関連記事：アンケートにおけるレポート作成のコツ

自由記述回答のアンケート結果のまとめ方

自由記述方式のアンケートをまとめる際には、主に数値データを集計する方法と、アフターコーディングとよばれる方法の2種類があります。

たとえば、「1日のランチにかけるお金は平均いくらですか？」という問いに対し、選択肢ではなく自由に金額を記述してもらうとします。

その場合には、そのデータを数値化したうえで平均や中央値、標準偏差、最小値・最大値などを求めます。

また、「ランチで食べたいメニューはありますか？」という問いの場合、数値化することはできないため記載された内容を一覧などにまとめる方法もあります。

アンケート結果のExcelでのまとめ方

アンケートの回答をまとめるために、日々の業務で使用しているExcelを活用することが可能です。

一例として、シングルアンサー形式のアンケート結果をまとめる簡単な手順をご紹介します。

1. 行（横）にアンケートの設問を入力
2. 列（縦）にアンケートの回答選択肢を入力
3. 回答者ごとに以下の表に入力していく

回答者1	設問1	設問2	設問3	設問4	設問5	設問6	設問7
選択肢A	1	0	0	1	0	0	0
選択肢B	0	1	0	0	1	0	0
選択肢C	0	0	0	0	0	0	0
選択肢D	0	0	1	0	0	1	0
選択肢E	0	0	0	0	0	0	1

上記のように、該当する項目には「1」それ以外は「0」を入力します。

そのうえで、関数のひとつである「COUNTIF関数」を利用すれば、選択した範囲のセルから「1」の条件にマッチしたセルをカウントすることができます。

ただし、簡単なアンケートであれば上記の例に従って集計できますが、複雑な内容になると知識や労力が必要であるため、Excelでの集計には限界があります。

関連記事：アンケート配布・回収・集計時のポイント

アンケート集計のまとめや分析は業者に依頼するのがおすすめ

アンケートの集計や分析は、全問業者へ依頼することがおすすめです。以下の点について解説します。

• 業者に依頼するメリット
• 業者を選ぶの際の注意点

業者に依頼するメリット

専門業者はアンケートの集計に関する専門的な知識やスキルに精通しているため、正確かつスピーディーにデータをまとめることが可能です。

また、分析しやすいグラフにより、どのような傾向が見られるのかといった精度の高い分析を実現できます。

さらに、専門業者へ集計と分析を委託することで、膨大なアンケートを集計する手間がなくなり、人的リソースをコア業務へ専念させることもできます。

業者を選ぶ際の注意点

一口に専門業者といってもさまざまな業者が存在し、なかには信頼性に乏しく満足な品質が期待できないケースもあります。

アンケート集計業者を探す際は提供しているサービスはもちろん、豊富な実績のある業者を選ぶようにしましょう。

アンケート結果をまとめるならプロセス・マネジメントにお任せ！

信頼できる専門業者をお探しの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントへご相談ください。

プロセス・マネジメントではアンケート回答結果のデータ入力から集計、グラフ化、データ分析までをワンストップで対応しています。

大学や研究機関からのご依頼も多く、精度の高いアンケート分析をご提供いたします。

さらに、アンケートの内容によっては機密情報や営業情報など機密情報尾が含まれているものも多いため、プロセス・マネジメントは、個人情報保護士資格を保有したスタッフで構成されています。

会社としてもプライバシーマークを取得しているため、安心してお任せいただける環境とサービスをご提供いたします。

まとめ

アンケートの結果をまとめるためには、地道な集計作業とグラフによるデータの可視化、さらには高度な分析といったプロセスが必要です。

しかし、アンケートの設問数や内容によっては集計方法が複雑化したり、分析がしづらくなる可能性もあるため、専門家に業務を依頼することがおすすめです。

信頼性が高く安心して任せられるアンケート集計業者をお探しの方は、プロセス・マネジメントへぜひお気軽にご相談ください。

取引先や顧客からいただいた名刺、アンケート調査の回答、経理伝票など、紙に印刷・手書きされた文字をデータとして管理するためには、データ入力作業が必須です。

一見簡単そうに見えるデータ入力ですが、ミスを最小限に抑えスピーディーに作業を遂行するのは意外と難しいものです。

このような面倒な作業を効率化するために役立つ「データ入力代行業者」について、依頼するメリットや料金相場、業者選定のポイントなどを中心に解説します。

データ入力代行サービスでできること

データ入力代行サービスとは、その名の通りさまざまなデータ入力の業務を請け負うサービスのことです。

たとえば、マーケティング部門であればアンケート調査の結果を集計しリストにまとめたり、営業部門であれば自社の顧客情報を一覧にまとめて顧客リストを作ったりと、日々の業務のなかには多くの工数を必要とするものが少なくありません。

そのような定型的な業務を、専門の外部企業へ委託することができるのがデータ入力代行サービスです。

上記以外にも、データ入力代行サービスでは以下のような業務を委託できます。

• 経理伝票の入力・記帳
• 勤怠情報の入力・リスト化
• 請求データの入力
• 支払いデータの入力
• 名刺データの入力
• 手書き文字のデータ化（テキスト入力）　

など

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データ入力を業者に代行するメリット

データ入力を外部の専門業者へ委託することにより、自社にとってどういったメリットがあるのでしょうか。

社員が他の業務に集中できる

データ入力は量が膨大になるほど多くの手間と時間を要します。

そのため、自社の社員で全てのデータ入力を内製化するとなると、そればかりに人手がとられてしまいマーケティング戦略や営業活動といったコア業務を圧迫することもあるでしょう。

データ入力代行を利用することで定型的な業務の負担を大幅に軽減し、専門性や高度なスキルが求められる業務に集中できます。

コスト削減を狙える

作業に慣れていない自社スタッフがデータ入力を行うと、作業効率は決して高いとはいえず人件費ばかりが膨らんでしまいます。

データ入力代行サービスを担う会社は、多くの企業からの委託を受けておりスピーディーなデータ入力作業を行うことができます。最小限のコストで効率的なデータ集計・入力ができれば、結果としてコスト削減にもつながるでしょう。

ミスのないデータ管理が可能

データ入力代行サービスを担う会社は、スピーディーな作業と同時にミスの少ない正確な作業も行うことができます。

入力ミスが多いと修正や追加など手戻りの作業も増え、業務効率の低下を招いてしまいます。しかし、外部の専門業者へ委託することでそのような懸念もなく、生産性向上が期待できます。

データ入力代行サービスの選び方

データ入力代行サービスを提供する企業は数多く存在し、どこを選べば良いのか迷ってしまうものです。信頼性・品質が高いデータ入力代行サービスを選ぶために、特に注意しておきたい5つのポイントをご紹介しましょう。

1.実績

これまでどういった企業からの依頼を受けてきたのか、案件数や受託企業の実績を確認しましょう。データ入力代行サービスによっては、Webサイトにこれまでの実績を掲載しているところも少なくありません。

また、アンケート集計や顧客リスト作成、経理代行など、受託業務の内容や継続率の高さなどもサービス選定のポイントとなるでしょう。

2.アフターサービス

専門業者とはいえデータ入力を行うのはスタッフである以上、入力ミスを完全になくすことはできません。

重要なのは、ミスや漏れなどが見つかった際に迅速に対応してくれるか、そのような体制が整っているかという点です。

また、業者によっては修正や再依頼の際に追加費用がかかるところもあるため、問題が生じた際のアフターサービスの内容や条件をしっかりと確認しておきましょう。

3.セキュリティ対策

取り扱うデータによっては個人情報や機密情報が含まれる業務も少なくありません。

外部企業に委託するとなると、委託先から大切な情報が漏れるリスクもあることから、セキュリティ対策がしっかりと講じられているかも確認しておきたいところです。

たとえば、データや情報はどのように保管しているか、セキュリティ対策が施された端末を使用しているかなどは最低限チェックしておきましょう。

セキュリティ対策が出来ているかどうか、を確認する際の一つの指針として資格などを取得しているかどうか、も基準となります。プロセス・マネジメントは会社としてもプライバシーマークやDXマークを取得しており情報セキュリティ対策も万全です。

4.急な作業に対応してくれるか

データ入力代行は納期が決められており、ある程度余裕をもって依頼することが基本となります。しかし、ときには業務の締め切りが数日後まで迫っており、短納期で仕上げなければならないこともあるでしょう。

そのような急な作業依頼にも対応できるか、その際の追加料金なども含めて確認しておくと安心です。

5.料金体系

データ入力代行サービスでは、たとえば「住所・氏名の入力が1件あたりそれぞれ◯円」、「シングルアンサー形式のアンケート回答の入力◯円」といったように、料金体系が決められているケースがほとんどです。

委託業者によっても単価は異なるほか、スキャニングやホッチキス外しなどの業務によってオプションが設定されているケースもあります。

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データ入力代行業者の料金相場

データ入力代行サービスはどの程度の料金で依頼できるのでしょうか。入力項目に応じた料金相場をご紹介します。

【データ入力基本項目】

• 氏名 2〜4円
• フリガナ 2〜4円
• 性別 1円
• 年齢 1〜2円
• 郵便番号 1〜2円
• 住所 4〜5円
• 生年月日 1〜2円
• 電話番号 2〜3円
• 会社名 2〜4円
• 部署名 2〜3円
• 役職名 2〜3円
• メールアドレス 3〜5円
• URL 3〜4円

【アンケート入力項目】

• シングルアンサー（選択肢から1点を選ぶアンケート） 1円
• マルチアンサー（選択肢から複数を選ぶアンケート） 2〜3円
• フリーアンサー（自由記述式のアンケート） 0.2〜0.5円/文字

たとえば名刺や記名式アンケートなどの場合、「氏名・会社名・住所・電話番号・メールアドレス・URL」など複数の項目を入力しなければなりません。このような場合を想定し、多くのデータ入力代行サービスでは複数の入力項目がセットになったプランも用意しており、たとえば名刺であれば1枚30円から50円程度が相場となっています。

データ入力ならプロセス・マネジメントにご相談ください

品質・信頼性が高いデータ入力代行サービスを探すのは簡単なことではなく、入力ミスや漏れが頻発したり、セキュリティ対策が不十分であることが発覚したりといったケースは少なくありません。

業務改善を請け負っているプロセス・マネジメントでは、経験豊富な日本人スタッフによる正確な入力作業と目視・システムによる二重検査体制を構築しており、99.9%以上という高い入力精度を実現しています。

また、当社には「DXアドバイザー」の資格をもった専門家が在籍しており、ペーパーレス化やDX化に向けたオペレーションの見直しもご提案できます。

セキュリティ面ではプライバシーマークも取得し、万全のセキュリティ体制を構築しているため個人情報や機密情報を取り扱う業務も安心してお任せいただけます。

データ入力作業を委託し業務効率化や生産性向上を図りたいとお考えの企業様は、ぜひプロセス・マネジメントまでご相談ください。

まとめ

データ入力代行サービスの利用はコスト削減や作業ミスを軽減し、企業にとっては生産性向上につながるメリットがあります。

料金体系やアフターサービスの内容、セキュリティ対策なども代行業者によって異なるため、今回紹介した選定ポイントを中心に信頼できる業者を選びましょう。