大量のプリントをデータ化することで得られるメリット｜方法や注意点も解説

保管や検索のしにくさが課題となる大量のプリント。

大量のプリントは、データ化して整理し、情報を引き出しやすい形に整えておかなければ業務効率や生産性の向上を目指すことができません。

本記事では大量のプリントを効率的にデータ化する方法、またデータ化する際の注意点などを詳しく解説します。

大量のプリントをデータ化することで得られるメリット

大量に保管しているプリントをデータ化することにより、次のようなメリットを得ることが可能です。

複合機の費用、用紙やインク・トナーなどコストの削減につながる
資料の検索速度が向上する
稟議書や報告書の回付が早くなるなど業務の効率化につながる
紙の書類の保管スペースを削減できる
重要な書類の紛失防止になる

データ化を進めることにより、オフィスの複合機にかかる用紙やインク・トナー代といったランニングコストを削減できます。

また紙の資料を探す手間がなくなり検索によって必要な情報をすぐに見つけられるため、業務の効率化にもつながります。

大量のプリントをデータ化する方法

プリントのデータ化にはいくつかの方法があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。

オフィス用の複合機でスキャンする

オフィス用の複合機は企業にとって非常に身近な手段であり、簡単にプリントの内容をスキャンできます。

ただし、機種によっては大量のスキャンに向かないものもあり、処理速度や給紙枚数に限界がある点がデメリットです。

自動給紙機能（ADF）付きスキャナーでスキャンする

ADF付きのスキャナーは、大量のプリントを高速で取り込むことができるだけでなく、精度も高く業務用にも適しています。

しかし、高性能ゆえに導入コストが高くなりやすいため、初期投資の面でデメリットがあります。

コンビニでスキャンする

コンビニのコピー機であれば、深夜や早朝など好きなタイミングで気軽にスキャンができますが、多くの人の目に付く場所ということもあり情報漏洩のリスクがつきまといます。

その他にも、セットした書類の取り忘れによる情報漏洩リスクもあるため、機密情報や個人情報を多く含む書類のスキャンには不向きな方法といえます。

スマートフォンのアプリでスキャンする

iPhoneやAndroid端末は、ともに標準アプリでプリントのスキャンが可能です。

しかし、1枚ずつの処理が基本となるため、大量の資料を扱う場合は作業効率が悪いというデメリットがあります。

スキャン代行の業者に依頼する

スキャン代行業者に依頼すれば、原本の受け取りから事前処理・スキャニング・データ加工・チェック・納品までをワンストップで対応してもらうことができます。

【業者に依頼した場合の流れ】

原本の預かり
前処理
スキャニング作業
データ加工
データチェック、ファイル名編集
後処理
納品、原本返却

また、専門業者にすることで次のようなメリットも得ることが可能です。

大量の原本を短時間で処理し、精度の高いデータを作成できる。
ホチキス外し、仕分け、ファイル名付与、フォルダ整理など前後工程も一括対応
機密文書・個人情報を保護する管理体制を完備
人件費や機材投資、機会損失を抑え、自社対応より総コストを削減。
データをクラウドや遠隔地に保管し、災害時も重要情報を確実に守れる。

特にセキュリティ体制が整っている業者であれば機密情報も安心して任せられるため、企業内の人的コストを大幅に削減できます。

自社で大量のプリントをデータ化することで生じるデメリット

プリントのデータ化は自社で行うことも可能ですが、次のようなデメリットを伴うリスクがあります。

データ化するためのシステム導入コストがかかる
データ化のための時間と人的コストがかかる
新たにセキュリティ対策が必要になる

上記のなかでも、特に専用システムや機材の購入コスト、人的コストの発生を避けることは難しいです。

また、膨大な資料をスキャンする作業には時間と人員が必要なため、通常業務との両立に支障がでる可能性も高いです。

自社で大量のプリントをデータ化する際の注意点

プリントをデータ化する際は、情報管理の観点から以下のポイントを守って行うことが大切です。

USBメモリーなど持ち運びできるものに保存しない

USBメモリーなど、持ち運びが容易な記録媒体は非常に便利ではあるものの、紛失や盗難による情報漏洩リスクが高く危険です。

プリントのデータ化後はクラウドや社内サーバーなど、セキュリティの高い環境下で保管・管理することが重要です。

データ化の方法・データ化後の取り扱いルールを定める

社内でデータ化を進める場合、対応者ごとに異なる方法で進めてしまうと、ファイル名やファイル形式がバラバラで検索しにククなり、かえって業務効率が低下する恐れがあります。

また、データ化後の取り扱いルールが不明瞭な場合は、情報漏洩によるさまざまなリスクを伴うことにあります。

自社でデータ化をする場合はデータ化の方法やデータの取り扱いルールを明確に定めたうえで社内全体へ共有し、厳格な対応をするようにしましょう。

電子帳簿保存法に対応しているかを確認する

請求書や領収書・経費清算書類など、「電子帳簿保存法」に該当する場合は法的要件を満たすことが求められます。

法的要件を満たしていない場合は監査や税務調査で問題となるリスクがあるため、データ化する前に法律を確認したうえで適切な処理をするよようにしましょう。

プリントのデータ化を外部委託する際のポイント

プリントのデータ化を専門業者に依頼する際は、次のポイントをおさえて安心して任せられる業者を見極めることが重要です。

導入事例や実績が公開されているか

業者を選ぶ際は、これまでの導入事例や実績を必ずチェックしましょう。

過去にどのような企業や団体が利用しているのかが分かると、信頼性はもちろん得意分野の把握にもつながります。

厳重なセキュリティ対策がされているか

書類のデータ化では、個人情報や機密情報を扱うケースも多いため、情報セキュリティ対策は必須です。

プライバシーマーク（Pマーク）などの認証を取得している業者であれば、情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。

サービスの品質と料金が適正か

料金が安いだけで選んでしまうと、仕上がりの品質が不十分になる可能性があります。

サンプルを提示してくれたり、具体的な費用の内訳を示してくれたりと、品質とコストのバランスが取れた業者を選ぶことが大切です。

作業内容を柔軟にカスタマイズできるか

スキャンするだけでなく、ファイル名の付与やフォルダ整理・OCRによる文字認識などの追加作業に対応しているかどうかも重要です。

自社の業務フローに合わせて柔軟に対応できる業者なら、データ活用の幅がさらに広がります。

納品後のサポート体制が整っているか

データの納品が終わった後に修正や追加対応が必要になる場合があります。

納品後のアフターフォロー内容など、どのようなサポート体制が用意されているかは必ず確認しましょう。

大量のプリントをデータ化するならプロセス・マネジメントまで

プロセス・マネジメントでは、単なるスキャン作業に留まらず、前後工程を含めた一括対応が可能です。

ホチキス外しや仕分け、ファイル名の付与、フォルダごとの整理、セキュリティ体制の下でのデータ管理までを包括的にサポートいたします。

また、Pマーク、DXマーク、ESGマークの第三者認証を取得しており、お客様の情報取扱いや管理においても安心してご依頼いただくことが可能です。

大量のプリントを効率的にデータ化し、業務効率化とコスト削減をお求めの方は、ぜひ私たちプロセス・マネジメントへご相談ください。

まとめ

大量のプリントをデータ化するにはさまざまな選択肢があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

自社の状況に合わせた最適な方法を選び、効率的かつ安全な文書管理が重要ですが、通常の業務に支障が出る可能性もあります。

大量のプリントのデータ化をご検討されているなら、まずは私たちプロセス・マネジメントへご連絡ください。

大切なプリントなど資料を安全にお預かりし、経験豊富なスタッフが迅速にデータ化、また、その後の保管方法についてもご提案させていただきます。

大量の書類を効率的にスキャンしたい場合の選択肢を紹介！

保管されている紙の書類をスキャンして保管効率を向上したくても、書類が多すぎてなかなか手をつけられないとお悩みの企業様は少なくありません。

そこで本記事では、大量に溜まってしまった書類をスキャンする方法、そして効率化するために外部委託をする際のメリットやチェックポイントを詳しく解説します。

大量の書類をスキャンする方法

はじめに、大量の書類をスキャンする方法を5つご紹介します。

自動給紙機能（ADF）付きスキャナーを使用

一度に複数の書類をセットし、自動的に給紙・スキャンができる自動給紙機能付きスキャナーを使用することにより、手作業で一枚ずつ書類をセットする手間を省略することができます。

また、両面スキャンに対応した機種を使用すれば、書類を裏返す手間も省けて効率的です。

オフィス複合機を使用

オフィス複合機でも、大量の書類をまとめてスキャンすることが可能です。

近年のオフィス複合機には前述した自動給紙機能を搭載した機種も多く、効率よくスキャンすることができます。

スマホアプリを使用

近年では、スマートフォンの写真機能を活用したスキャン用のアプリも多く公開されています。

アプリによって搭載されている機能は異なりますが、大量の書類をスキャンする場合は読み取りを自動で認識できるものがおすすめです。

自動読み取り機能を搭載したスマホアプリを、特徴とともに幾つかご紹介します。

Adobe Scan：OCR機能付き。PDFやJPEGなどの形式で保存が可能。
CamScanner：OCR機能付き。PDFやWord、Excelなどの形式で保存が可能。
iScanner：TXT形式でも保存できるため、テキスト編集も可能。

手持ちのスマートフォンにアプリをインストールすることで気軽にスキャンできることが最大のメリットですが、一枚一枚の書類をご自身で差し替える必要があるため、大量の書類をスキャンする場合は時間と手間がかかるといったデメリットがあります。

コンビニのスキャナーを使用

コンビニエンスストアに設置されているマルチコピー機でも、スキャンすることができます。

設置されているコンビニチェーンによってスキャンのやり方は異なりますが、USBメモリーや専用アプリケーションがインストールされたスマートフォンにスキャンデータの保存が可能です。

24時間営業のコンビニならいつでもスキャンできるといったメリットがありますが、書類一枚あたりのスキャンに30円前後の利用料金が発生するため、大量の書類をスキャンするとコストが高くなる点がデメリットです。

スキャン代行サービスを利用

スキャン代行サービスを活用し、外部委託することも一つの方法です。

代行業社はスキャンによる書類の電子化を専門としているため、紙の書類を見やすく適切なファイルサイズにしてもらうことが可能です。

大量の書類のスキャンを外部委託するメリット

大量の書類をスキャンする方法はさまざまですが、なかでも外部委託をすることで多くのメリットを得ることができます。

時間と労力の大幅な削減になる

大量の書類を自社でスキャンする場合、多くの時間と労力を必要とし、人的コストもかかります。

しかし外部へスキャン作業を委託することで、本来スキャンにかかる予定だった時間と労力の負担を大幅に削減することができます。

短期間で大量の書類を高品質に電子化できる

スキャンの代行を行っている業者は、専門的なノウハウを保有しています。

そのため、大量の書類を短時間で、さらに高い品質で電子化することが可能です。

検索性の高い状態で管理できる

スキャン代行業者はただスキャンを行うだけでなく、スキャンして電子化データを素早く検索できるような状態にすることも可能です。

検索性の高い状態で電子ファイルを保管できれば、必要なときに必要なデータを素早く取り出し、業務効率の向上にもつなげることができます。

自社スタッフがコア業務に従事できる

スキャンを外部委託することで、本来スキャン業務をする予定だった自社スタッフがコア業務へ従事できるため、通常業務を遅滞なく進めることができます。

セキュリティ・法令に配慮された管理ができる

高いセキュリティ対策がされているスキャン代行業者へ依頼することで、自社の機密情報や個人情報などが記載された書類も安全にスキャン・管理ができます。

また、専門業者によっては電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保管も可能です。

多様な書類の形式・サイズに対応できる

大量の書類が溜まってしまっている場合は書類形式やサイズが異なるケースは多く、その都度スキャンの設定を切り替えるなど多くの手間がかかるだけでなく、使用する機会によっては対応できない場合もあります。

業者によって異なりますが、スキャン代行サービスを提供している業者なら一般的な書類から大判図面、フィルムなどさまざまな形式・サイズのスキャンの対応が可能です。

スキャン業者を選ぶときのチェックポイント

スキャン業者を選ぶときにチェックしていただきたいポイントをご紹介します。

実績・対応件数

豊富な実績や対応件数は、サービスの高い品質や信頼性の証でもあります。

そのため、顧客ごとに異なるニーズへ柔軟な対応が期待できるだけでなく、電子化された書類の最適な保管方法の提案なども期待できます。

セキュリティ管理体制（ISMS、Pマークなど）

セキュリティ管理体制がしっかりしている業者を選ぶことも大切です。

スキャンを依頼する場合、一時的とはいえ重要な書類を第三者へ預けることになり、万が一にも漏洩してしまったときは自社の社会的信用を損なうリスクが生じます。

ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証やPマーク（プライバシーマーク）の取得など、どのようなセキュリティ管理体制がされているかを必ず確認しましょう。

料金体系の明確さ

本来自社で行う予定だったスキャンを外部委託することで委託コストが発生します。

スキャン代行の料金は業者によって異なるため、委託するときは事前に料金提示を依頼し、透明性がある料金体系の事業者へ依頼をすることがおすすめです。

なお、私たちプロセス・マネジメントが紙原稿のモノクロスキャンをADF（自動給紙機能）スキャナーでスキャンさせていただく場合の料金目安は、5円〜/1枚となります。

書類サイズや数量、保存するデータ様式などによって金額は異なるので、詳細についてはお気軽にお問い合わせください。

スキャン後の廃棄対応の有無

せっかくスキャンを依頼して電子化できても、紙の書類が手元に戻ってきては保管スペースの圧迫といった弊害が生じます。

「スキャン後の書類はもういらない」といった場合は、適切な廃棄が可能な事業者を選びましょう。

【Q＆A】よくある質問

弊社は、これまで企業様はもちろん、大学や研究機関など多くのお客様にご利用いただいてきました。

ご依頼時のご質問のなかでも特によくいただくご質問をご紹介します。

スキャンできない書類の例は？

ステープラーや糊などで製本されているものの場合、綺麗にスキャンできなかったり、機械が破損したりする可能性があります。

また、紙以外の素材（布や金属箔、ラミネートされた書類など）もスキャンをすることができません。

機密文書でも大丈夫？

問題ありません。

弊社はプライバシーマークを取得し、高いセキュリティ管理体制のもとでサービスを提供しております。

また、個人情報保護士といった専門資格を有するスタッフも在籍しており、多くの企業様や機密性の高い大学や研究機関からもご依頼いただくなど、信頼と実績がございます。

見積もりだけでも可能？

もちろん可能です。

ホームページに参考料金は提示させていただいておりますが、書類の仕様や数量、スキャン後のご対応などによって料金は異なるため、まずはお気軽にお問い合わせください。

もちろん、お見積もりは無料でご案内させていただきます。

まとめ

書類の大量スキャンを自社で行う場合、仮に自動給紙機能（ADF）のついた機械があったとしても、多くの時間と人的コストを必要とします。

また、書類の量が多くなるほど重複スキャンなどのリスクが高くなり、スキャンしたデータを全て確認し直す作業が必要となるケースも少なくありません。

このような問題でお悩みの方は、ぜひ一度プロセス・マネジメントまでご相談ください。

信頼と実績の豊富なスタッフが、スキャン後の保管方法も含めた最適なご提案をさせていただきます。

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