手書きアンケートを効率よく集計する方法を徹底解説
手書きアンケートを集計する場合、データ化することで効率よくマーケティングなどに活用することができます。
しかし、手書きアンケートの集計には様々な課題があり、把握しておかなければ業務効率が低下する可能性があるため注意が必要です。
本記事では、手書きアンケートの効率的な集計方法について解説します。
また、手書きアンケートの集計に関する課題も紹介するので、効率よくマーケティングに活用するための参考にしてください。
手書きアンケートを集計する方法
手書きアンケートの集計方法は、主に以下の4つが挙げられます。
- 手動で集計する
- スキャナを使用したデジタル化
- Webツールを使って集計する
- 専門業者へ外部委託する
それぞれの方法について、詳しく解説します。
手動で集計する
手動集計は、回答を手で読み取り、データを集計する方法です。
手作業で集計するので時間と労力がかかりますが、比較的低コストであり、小規模な調査や緊急時に有効です。
しかし、人為的ミスや読み取りミスのリスクがあります。
また、大量のデータを扱う場合は効率が悪く、作業の精度や速度に影響を及ぼす可能性があります。
スキャナを使ってデジタル化する
手書きアンケートをスキャンし、電子データ化する方法もあります。
集計の正確性や効率性はスキャン品質に左右されるため、正確な読み取りが必要ですが、大量のデータを効率的に処理できます。
スキャン品質が高ければ、手動集計よりも正確性が向上します。また、デジタルデータなので後から再利用する際に便利な点も見逃せません。
Webツールを使って集計する
Webツールによる集計は、オンラインアンケートツールを使用して回答を収集し、自動的に集計する方法です。
データをリアルタイムで入手することができるため、分析や可視化も容易に行うことが可能です。
しかし、回答も集計もインターネット接続が必要となるほか、技術的な問題やセキュリティへの配慮なども必要です。
専門業者へ外部委託する
専門業者への依頼は、手書きアンケートのデータ収集から集計までを外部の専門業者に委託する方法です。
専門家の技術と経験を活かした精度の高い集計結果を手に入れることができる一方で、自社で行うよりもコストが高くなるといった課題があります。
また、外部委託することで情報漏洩のリスクがあることも考慮する必要があります。
外部委託する際は業務実績だけでなく、セキュリティ面も考慮したうえで業者選定をすることが大切です。
自社で手書きアンケートを集計するときの課題
手書きアンケートには、次のような課題があります。
- 読み取りミス
- スキャンの品質に影響されやすい
- データ化の手間とコストがかかる
- 高いセキュリティとプライバシーの保護が必要
それぞれの課題について、詳しく解説します。
読み取りミス
読み取りミスは、手書きアンケートを集約する上での大きな課題の一つです。
手書きされた文字や筆跡が特徴的であったり、決められた枠内に回答がおさまっていなかったりすると、誤った文字認識をしてしまうケースがあります。
読み取りミスが起きたデータは、正確な分析結果が得られない可能性があります。
スキャンの品質に影響されやすい
スキャンの品質は手書きアンケートの集計に直接影響します。
スキャンの品質が低いと、文字がぼやけたり欠落したりする可能性があり、データ解析の正確性が損なわれる可能性があります。
良好なスキャン品質を確保することは、手書きアンケートの信頼性を高めるために重要です。
データ化の手間とコストがかかる
手書きアンケートの結果をデータ化するには手間とコストがかかります。
例えば、大量のアンケート結果を手作業で入力するには膨大な手間がかかります。
また、高性能な専用のソフトウェアやスキャナーを使用するには大きなコストがかかります。
高いセキュリティとプライバシーの保護が必要
手書きアンケートにおけるセキュリティとプライバシーの保護は重要な問題です。
個人情報や機密情報が含まれる場合、データの取り扱いには十分注意が必要です。
適切なセキュリティ対策を講じないと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。
関連記事：アンケート調査の分析方法とは｜分析の質を高めバイアスを排除するには
手書きアンケートを効率よく集計する方法
手書きアンケートを効率よく集計するためには、以下の4つの方法が考えられます。
- スキャンの品質を確保する
- データ化を想定したアンケートの設計
- 専用ツールの活用
- データ入力代行サービスの利用
それぞれの方法について、詳しく解説します。
スキャンの品質を確保する
スキャンの品質を確保することは、手書きアンケートの効果的な集計に欠かせません。
品質の低いスキャンでは文字がぼやけたり欠落したりするため、正確なデータ収集が妨げられます。
スキャナの設定を適切に行い、清潔な状態を保ち、適切な解像度でスキャンすることが重要です。
データ化を想定したアンケートの設計
データ化を想定したアンケートの設計は、後でのデータ解析をスムーズにするために重要です。
質問のレイアウトを整え、適切なスペースを確保し、回答形式を明確にすることで、データの読み取りや入力作業が効率的になります。
また、分析のための適切な項目やオプションを含めることも大切です。
専用ツールの活用
専用ツールの活用は、手書きアンケートの集計を自動化し、作業効率を向上させるための有効な手段です。
スキャンやデータ解析、結果の可視化などを行う専用ソフトウェアやアプリケーションを活用することで、ヒューマンエラーや時間の浪費を軽減できます。
データ入力代行サービスの利用
データ入力代行サービスの利用は、大量の手書きアンケートを効果的に集計する方法の一つです。
専門のデータ入力業者にアンケートのデータ入力作業を委託することで、作業負荷を軽減し、精度の高いデータを短時間で得ることができます。
データ入力作業にかかる時間や労力を最小限に抑えることができます。
関連記事：アンケート結果のまとめ方を解説｜自由記述はどうやってまとめる？
手書きアンケートの集計を外部委託するメリット
手書きアンケートの集計を外部に委託するメリットは、主に以下の4つです。
- 作業効率の向上
- コスト削減
- データの正確性向上
- 保管スペースの削減
それぞれのメリットについて、詳しくご紹介します。
作業効率の向上
外部委託での集計は、手作業に比べて作業効率を大幅に向上できます。
自社内で行う集計作業よりも正確に進めてくれるため、時間と労力を節約できます。
これにより、調査やアンケートの結果が素早く利用可能になり、迅速な意思決定が可能になります。
コスト削減
外部委託での集計では人件費や時間を節約できるため、長期的にコスト削減に貢献します。
自社内で集計するよりも効率的な集計作業ができるため、コストが削減されます。
また、エラーによる再作業や誤った分析による損失も少なくすることができます。
データの正確性向上
外部委託での集計では人為的ミスや読み取り誤りを最小限に抑えられます。
データの整合性や一貫性が保たれ、正確な集計結果が得られます。これにより、信頼性の高いデータに基づいた意思決定が可能になります。
保管スペースの削減
手書きアンケートの集計を外部に委託することで、集計後の紙を外部業者で廃棄する場合は、大量の紙の保管スペースを削減できます。
自社内で文書やファイルの収納にかかるスペースを最小限に抑えることができ、オフィスの縮小や他用途への転用などができるでしょう。
関連記事：アンケートの作り方をわかりやすく解説｜テンプレートや例文を紹介
手書きアンケートの入力・集計・分析ならプロセス・マネジメントまで
手書きアンケートの入力・集計・分析ならプロセス・マネジメントにお任せください。
プロセス・マネジメントの「アンケート入力・集計サービス」では、アンケート回答結果のデータ入力やデータ集計・グラフ化、データ分析のサービスを提供しています。
アンケートを正確に集計するだけでなく、アンケート結果を有効活用するためのノウハウもご用意しておりますので、アンケートを自社のマーケティングに適切に活用することが可能です。
個人情報保護士資格を有したスタッフが担当し、会社としてもプライバシーマークを取得しているため、セキュリティ面は万全だと自負しています。
手書きアンケートの入力・集計・分析を外部委託したいと検討されている方は、ぜひプロセス・マネジメントにご相談ください。
まとめ
手書きアンケートの集計には多くの課題がありますが、高品質のスキャナーを使用したり事前にデータ化を想定したアンケートを設計したりすることで、効率的に集計できるようになります。
アンケート集計のデータ化には、正確性の向上やリアルタイムでのデータ分析、セキュリティ向上など多くのメリットがあります。
手書きアンケートの入力・集計・分析を効率よく、正確に活用したいとお考えの方は、まずはお気軽にプロセス・マネジメントへご相談ください。
【例文付き！】アンケートの作り方をわかりやすく解説
営業戦略の立案や新製品・新サービスの開発に向けた緻密なマーケティング戦略では、有効なツールとしてアンケートが用いられるケースは少なくありません。
しかし、アンケート調査の経験やノウハウがない場合、アンケートの構成や設問の作り方など、分からないことも多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、回答率の高いアンケートの作り方をご紹介します。
併せて、アンケートを作るために抑えておきたいポイントや、導入文・謝辞の文面で活用していただける例文もご紹介するので、アンケート作成に悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
アンケート調査の種類
アンケートを作り正確な調査を行うためには、アンケート調査の種類を理解しておくことが大切です。
はじめに、「定量調査」と「定性調査」という2つのアンケート方法について解説します。
定量調査
定量調査とはアンケートの結果を集計し数値化して分析するときに使われ、一定のパターンや傾向を把握することができます。
たとえば、ある製品やサービスの利用率、満足度の平均値、市場シェアの割合などをデータとして得ることができます。
注意点として、定量調査によって正確な傾向を把握するためには一定量以上の回答数が必要です。
そのため、十分な回答数が得られないと調査結果に偏りが生じたり、正確な結果が得られなかったりすることがあります。
定性調査
定性調査とは、回答者の主観的な意見や情報を収集し分析するときに使われ、数値化が難しい内容を汲み取ったり、潜在的なニーズを掴んだりすることができます。
主な調査方法としては、1対1でのインタビューや自由記述式のアンケートが挙げられ、「ブランドに対して抱いているイメージ」「自社に対してどのような期待を抱いているか」など、より具体的な回答を求める場合に適しています。
回答率の高いアンケートの作り方
回答率を高め、質の良いデータを蓄積するためのアンケートを作る手順は以下のとおりです。
- アンケートの目的・ターゲットを明確にする
- アンケートの実施方法を決める
- アンケートの実施期間を決める
- 回答しやすい設問を設定する
- 導入・謝辞の文面を考える
それぞれの手順ごとに、詳しく解説します。
1.アンケートの目的・ターゲットを明確にする
アンケートを行う目的やターゲットが明確になっていない場合、精度の高いデータが得られない可能性があります。
アンケートの目的を整理し、明確にすることで質問内容を絞り込むことができ、求めるデータに合ったアンケートを作ることができます。
また、ターゲットの絞り込みも重要なポイントです。
ターゲットの絞り込みをすることで、ターゲット層に適した表現や質問方法にし、より精度の高い回答が得られるアンケートになるでしょう。
2.アンケートの実施方法を決める
アンケートの目的・ターゲットが決まったら、アンケート調査の実施方法を具体的に決定します。
アンケート調査の主な方法としては、街頭などオフラインの場で対面方式で回答を集める方法と、アンケートサイトなどを活用して回答を集める非対面方式での方法があります。
非対面方式でのアンケートの注意点として、アンケートサイトにはポイントや景品など謝礼を目的としたユーザーもいるため、精度の高い回答が得られない可能性が挙げられます。
3.アンケートの実施期間を決める
アンケートの実施時期や期間によって、調査結果に影響が出ることがあります。
たとえば、夏季に販売する予定の新製品を開発するためのデータが欲しい場合、冬場よりも実際に販売する季節に行うことで具体的なデータが得られる可能性が高いです。
その他に、学生をターゲットとするアンケートであれば、夏休みなど長期休暇に併せて実施することで回答数を増やすことができるでしょう。
4.回答しやすい設問を設定する
続いて、実際に回答を求めるアンケートの設問内容を考えます。
設問を設定する際は、「同じカテゴリの製品で選んでいるブランド」「その商品を購入している理由」「購入を検討する価格帯」など、具体的にするとマーケティングに役立つデータを蓄積することができます。
一方で、設問の数が多すぎるとアンケートの途中で離脱されてしまったり、長い文章が面倒に感じて設問内容をしっかり読まないまま回答されたりする可能性もあるため、簡潔な設問文面にすることが大切です。
また、回答形式を「1.商品A 2.商品B 3.商品C 4.その他」といったように、回答形式を選択型にすると簡単に回答できるため、アンケートの回答率が高まるでしょう。
5.導入・謝辞の文面を考える
アンケート内容が作成できたら、最後にアンケートの導入部分および末尾に入れる謝辞の文章を考えましょう。
導入部分では、なぜこのアンケートを行っているのか、その目的や狙いを回答者に説明します。
また、アンケートの末尾では回答いただいたことへの感謝を記載しましょう。
合わせて、個人情報の取り扱いに関する事項についても必ず入れておきましょう。
関連記事：【個人情報保護法】アンケート調査で注意すべき個人情報の取り扱いと注意点
回答率の高いアンケートを作るポイント
アンケート調査を実施しても、十分な回答数が得られずに終わってしまうことも少なくありません。
回答率の高いアンケートを作るポイントをご紹介します。
導入文でアンケートの意図が明確に伝わるようにする
初対面の相手に突然「アンケートに答えてください」と声をかけられたり、質問の意図がよくわからないアンケート用紙を渡されたりした場合、断るケースが少なくありません。
そこで、アンケートを行う目的や意図を明確に伝え、親近感を抱いてもらえるようにすることが大切です。
また、意図を明確にすることでターゲットの絞り込みもしやすくなります。
ストーリーに沿った設問の順番を意識する
アンケートの順番にストーリー性を持たせることも大切です。
たとえば、「普段愛用している美容液は何ですか？」という設問の後に、「なぜその商品を使っているのか」や「購入頻度」、「購入場所」といったように、論理的かつ答えやすい質問順序にしてみましょう。
設問の順番に飽きさせない工夫をすることで、正確な回答も得やすくなるでしょう。
設問数は多くても30問まで
設問数は少ないほど回答しやすく、回答率の向上も期待できます。
やむを得ず質問が増える場合でも、30問を一つの目安としておきましょう。
多くなってしまった設問を絞り込む際は、重要な情報を得るために必要な設問に焦点を当てることが大切です。
自由記述式の設問は少なくする
自由記述式の回答は、回答者が考える手間と時間を必要とするため回答率が低下しがちです。
できるだけ自由記述式の設問は少なくし、アンケートの作り方の章でも解説したような選択式の設問を心がけましょう。
分かりやすい文章を意識する
設問の文章が分かりづらかったり、長すぎたりすると回答者は面倒に感じてしまいます。
複雑で難解な文言は避け、できるだけ短くわかりやすい言葉で設問を作りましょう。
アンケートの導入文や謝辞の例文
アンケートの設問以外の文章に頭を抱える方は少なくありません。
そこで、導入文やアンケートの最後に記載する謝辞の例文をご紹介します。
導入文
【顧客満足度アンケートの例文】
当店をご利用いただきありがとうございます。
お手数をおかけしますが、今後のサービス品質向上のためアンケートへのご協力をお願いいたします。
アンケート回答の所要時間は1〜2分程度です。
【顧客ニーズ調査を目的としたアンケートの例文】
当社では現在、お客様にご満足いただける新製品開発のために市場調査を実施しております。
お手数をおかけしますが、現在お使いの製品についてアンケート調査のご協力をお願いいたします。
アンケート回答の所要時間は4〜5分程度です。
ご回答いただいた方の中から抽選で◯名様に、当社限定グッズ◯◯をプレゼントさせていただきます。
謝礼の例文
【顧客満足度アンケートの例文】
ご回答いただきありがとうございました。
いただいたご意見をもとに、今後さらなるサービス品質向上を目指してまいります。
今後とも当店をよろしくお願いいたします。
【顧客ニーズ調査を目的としたアンケートの例文】
ご回答いただきありがとうございました。
いただいたご意見は、お客様にご満足いただける新製品開発のために活用させていただきます。
なお、当社限定グッズ◯◯の当選者様には、◯月◯日にメールでご連絡させていただきます。
今後とも当社をよろしくお願いいたします。
まとめ
アンケートの作成は、調査目的やターゲットの明確化などをしたうえで、わかりやすい設問や回答方法などにも配慮することが大切です。
しかし、アンケートは回答を集めて終わりではなく、それらを集計し分析する必要があります。
一方で、「回答数が膨大で集計に手間を要している」「分析の仕方が分からず、どういった傾向が見られるのか判断できない」といった悩みを抱えるケースも少なくありません。
このようなアンケート集計の悩みを抱えている場合には、お気軽にプロセス・マネジメントへご相談ください。
10年以上にわたってアンケート集計業務を行ってきたノウハウを活かし、膨大なデータから傾向を正確に分析したアンケート結果を提供させていただきます。
また、プライバシーマークやDXをしており、情報セキュリティ対策も整っております。
時間をかけて作ったアンケートの結果を正確に分析し、経営戦略に活かしたいと検討されいてる方は、ぜひプロセス・マネジメントへご連絡ください。