こんにちは、木村です。

伝票や書類などの社内文書を
保管するスペースに困っていませんか？

ペーパーレスが提案されて久しいですが、
そこまで手が回らず
膨大な文書を紙で管理しているという会社も
多いのではないでしょうか？

文書がスペースを圧迫し、
業務に支障が出る前には対策をしたいですよね。

紙の文書をデータ化するメリットは、
省スペースだけではありません。

紙のデータ化によるメリットを挙げてみましょう。

・コンパクトに保管できる
・省資源
・社内外とのやりとりが容易
・バックアップで破損や紛失のリスクが低くなる
・データの送付が速く簡単
・条件検索や抽出が容易
・担当者不在でも取り扱いやすい
・セキュリティ管理で第三者の閲覧を防止できる

主なものだけでも、これだけ挙げられます。

ただ、紙よりデータが100%有利かといえば、
けっしてそうとも言い切れません。

紙媒体には、主に以下のような優位点があります。

・パソコンなどがなくても使える
・完全な複製を作れない
・システムトラブルの影響を受けない

これらをふまえて、
紙保管が望ましい文書以外は
データ化することも一案でしょう。

また、専門業者をうまく活用して
データ化を委託するという方法もあります。

通常業務に支障をきたさずに、
スペースセービングと
業務の効率化をはかることができます。

こうした方法も考えつつ、
紙のデータ化を進めていきましょう。

各種データ入力サービスについては　→　こちら

こんにちは、木村です。

業績や顧客のアンケート結果など、
企業にはさまざまなデータが存在しています。

手書きや原稿等の書類として
データを管理している企業も
今現在でも十分存在しておりますが、
パソコンなどを使ってデジタルデータに加工し
情報共有できる形にしておくと、
さまざまなメリットが生じます。

まずは、「人的ミスの防止」です。
データを手書きで記録すると、
誤記などの人的ミスが生じやすくなります。

一方、パソコンなどを使用してデータ入力すると、
変換機能や計算式の活用によって、
人的ミスをある程度防ぐことができるでしょう。

「管理がしやすくなる」という点も、
大きなメリットと言えるでしょう。

データを保管する際には、書類のように
スペースを取ることがありませんし、
検索機能などを活用すれば
参照したいデータをすぐに見つけられます。

また、「データの一部を抜出して、
新しい資料を作りたい」などの
過去に作成したデータを加工したいという場面も
ビジネスの現場では非常に多いでしょう。

そんなときは、パソコンなどでデータ化しておけば
該当するデータやテキストの抜出しを
簡単に行うことができます。

このように、
社内データを情報共有できる形にしておくと、
企業全体の業務効率化につながります。

 
 
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