こんにちは、齋藤です。

現代では顧客や従業員などの情報や
ビジネスに使われるさまざまな情報を
テキストデータに変換して管理している企業も
多く見られるようになりました。

では、なぜ手書きの書類ではなく、
テキストデータとして管理する企業が
増えたのかをご存じでしょうか？

人的ミスの防止も重要な理由ですが、
テキストデータの大きなメリットは
「管理がしやすいこと」にあります。

テキストデータとしてまとめておけば、
USBメモリなどの記録メディアや
パソコンに情報を統合できるため、
大量の書類やファイルのように
保管スペースが必要になることはありません。

データのバックアップを取ることも簡単なため、
紛失防止にもつながるでしょう。

情報の変更や追加、参照などがスムーズにできる点も
テキストデータのメリットと言えます。

情報をテキストデータ化しておけば
事務や経理など、さまざまな業務の効率がアップします。

さらに、データベースの活用や
検索機能・計算機能などを活用すれば、
業務の正確性や生産性も高まるでしょう。

また、テキストデータは
社内全体で共有しやすい形であり、
情報の持ち運びにも便利です。

このようにテキストデータには
さまざまなメリットがあります。

御社のビジネスをさらに加速させるためにも
情報のデータ化について考えてみてはいかがでしょうか。

こんにちは、齋藤です。

データ入力をはじめとした作業を、
外部サービスに依頼する場合には
不安やわからないことがつきまとうと思います。

そこで本日は、外部委託業者を利用する際に
注意すべきいくつかのポイントをお教えします。

1.価格
余計なコストを支払わないためにも、
抑えておきたいポイントとなります。

各作業の相場というのは存在しますが
作業内容や納品形式によって価格帯は異なります。

なので、ここで重要になるのは
作業に関する概要や納品形式を
詳しくまとめておくことです。

これによって、正しい費用感で
業者に見積もってもらうことができます。

 
2.納期
これも作業内容やボリュームによりけりではありますが
どうしても譲れない納品期日があれば、
そこは正直に伝えましょう。

ここで無理にでもスケジュールを組もうとする場合には
念押しして確認することも重要になります。

無理に組まれたスケジュールでは
後々で納品に遅れが出る可能性もあります。

また、急ぎでなければ価格を優先しながら
スケジュールを提示してもらうのもひとつの方法です。

 
3.正確性
データ入力は料金が安かったり、
納品が早ければ良いというわけではありません。

入力データが誤っていれば、
納品物は実際に活用することができません。

その業者のデータ入力の精度を確認するには
入力体制や過去の実績を知ることが大事です。

どんな体制のもとで作業を行われるのかや、
過去にどんな作業を行っているかなど
業者の事業紹介ホームページに記載されていることも多いです。

事前のチェックもしっかりと行いましょう。

また、納品物のサンプルを用意している業者もあります。
もし可能なら、そういったものからも
確認しておくとより安心でしょう。
これらのポイントをおさえながら、希望にあわせた
データ入力を行ってくれる専門業者を探しましょう。

こんにちは、木村です。

企業では、日々さまざまなデータを扱っています。
その中でもビジネスの現場で増えていく情報といえば
挨拶の場で交換する名刺ではないでしょうか。

名刺情報は、データ化することで
情報の整理ができます。

さまざまなもののデジタル化が進む現代では
交換した名刺の情報をデジタル端末に移すことで
より活用することが可能となります。

昔では、名刺をファイリングした
分厚いファイルを1枚1枚めくりながら
相手の情報を探すのがあたりまえでしたが、
現代では名刺の情報を電話帳データなどに移し替えて
そのまま電話発信することもできます。

便利な世の中になりました。

ただ、その便利なツールを使うためにも
名刺情報をデータ化する必要があります。

それも膨大な数の名刺情報を
ひとつひとつ、手入力をするとなった場合は
相当な集中力と、作業工数が必要となります。

入力作業を自社内で行うと、
社員の貴重な時間を割かざるを得ませんし、
その分他の業務タスクが滞ってしまいます。

そんなときに、効率的に
外部業者へアウトソースする企業も
昨今はとても増えております。

特にこれからの季節は、
お歳暮や年賀状を発送する際に
名刺の整理を行い、お取引先を確認して
年の暮れや年始の挨拶の準備を進めます。

早めに申し込むと割引をしてくれるサービスも
業者によっては対応してくれますので
早めに動かれることをお勧めします。

賢く外部業者を活用して、
年末年始の準備に取り掛かりましょう。

こんにちは、久保です。

ビジネスの現場では、ペーパーレスが進んでいる現代でも、
各種データを紙で出す風習が根強く残っています。

やはり紙で出す方が明確に内容を見せることができるため
特に商談や打ち合わせなどの場では
紙での資料を出すことが多いでしょう。

また、契約や受発注に関しても、電子化が進んでいますが
履歴を残すためにも紙でプリントアウトして
保管している企業もあるかと思います。

紙ベースで書類を出すことで、
スムーズに業務が行えるのはあたりまえですが
では、その紙ベースの書類を
効率的に残すにはどうしたら良いでしょうか。

この紙データは、企業にとって貴重な情報といえるでしょう。
だからこそそのまま保管するのではなく、
電子化することによってさまざまなメリットが得られます。

・保管スペースのスマート化
紙データを電子化して利活用すれば、
まず紙を保管するスペースの削減につながります。
保管スペースを占領しないため、
オフィスの収納を有効活用できます。

・データ化による管理、共有の効率化
データをオンラインで管理すれば、
社内の誰もがデータへアクセスできるようになります。

・データの利活用によるビジネスチャンスの拡大
取引先や顧客の情報をデータ化して
データを営業アプローチに活用したり、
顧客への販促活動に利用することができます。

代表的な例としては、こういったメリットが挙げられます。

書類データの電子化によって
さまざまな面での利活用が実現できます。
活用方法をぜひ、ご検討してみてください。