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文書管理マニュアル作成のポイント

 

こんにちは、森田です。

 

突然ですが、御社に“文書管理マニュアル”は

ありますか?

 

あったとしても、

「ちゃんと読んだことがない」

「内容が複雑で理解できない」

という方も多いのではないでしょうか。

 

文書管理マニュアルは、いわば社内のルールブック。

役職や雇用形態に関係なく、文書管理のあり方について

社員間で認識を共有するために欠かせないものです。

 

とはいえ、

「わかりやすいマニュアルってどうやって作ればいいの?」

と、お悩みの方もいらっしゃるでしょう。

 

今回は、文書管理における“ライフサイクル”を通じて、

文書管理マニュアル作成のポイントをご紹介します。

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働き方改革で注目したい文書管理

 

こんにちは、久保です。

 

「一億総活躍社会」を実現するための

取り組みのひとつとして、政府は

ワーク・ライフ・バランスの充実化と生産性の向上を目的とした

「働き方改革」を提唱しています。

 

これにより企業は、

働き手が減少していく中での

人手不足の解消と、労働時間の改善を

求められるようになりました。

そのうえで、収益の管理をしていかなければなりません。

 

労働力不足の対策として挙げられるのは、

(1)働き手を増やす

(2)出生率を上げる

(3)労働生産性を上げる

です。

 

この中で企業として取り組みやすいのは、(3)でしょう。

時間あたりの生産性を上げることができれば、

労働力不足のカバーにもつながります。

 

ただ、理解はしていても、

実際に何から始めたらよいか、悩ましいものです。

 

今回のブログでは、働き方改革を進めるうえで、

生産性の大幅な向上が期待できる

「文書管理」についてご紹介します。

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契約書電子化の効率的な進め方

 

こんにちは、森田です。

 

昨今は、契約書の管理業務においても、

情報の共有化や管理の負担軽減などの面から

文書の電子化を進める企業が増えています。

 

契約書の電子化は、一見すると、

複合機などを使い簡単にできるように思えるかもしれません。

 

しかし、膨大な量の文書のスキャニングは

時間がかかるだけでなく、とても煩雑な作業です。

無計画にはじめてしまうと途方にくれてしまい、

大半が途中で挫折してしまいます。
そうならないために、今回のブログでは

契約書電子化の効率的な進め方」についてご紹介いたします。

 

 

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業種別!文書の電子化によるメリットとは?

 

こんにちは、森田です。

 

業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットが期待できる

文書の電子化は、今日多くの企業で導入されている方法です。

 

では、紙の書類をデジタル化することによって、

具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか?

 

今回のブログでは、文書の電子化によるメリットを

金融業界、卸・小売業界、士業と、業種別にご紹介いたします。

 

どの業界でも文書の電子化における本質は同じですので、

同業種の方はもちろん、異業種の方もご参考ください。

 

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書類の電子化は、業務効率化とミス低減に有効!

 

こんにちは、久保です。

 

発注書や見積書、注文書といった定型書類は、

日々膨大に作成・提出されることもあり、電子化せずに

紙のままで管理している企業様は多いのでないでしょうか?

 

確かに定型書類を紙のままで管理するのは、

その場では楽かもしれません。

 

しかし、

「何年か前の発注書をどこに仕舞ったかわからない!」

「必要な書類をすぐに探し出せない…」

「誤った情報が訂正されておらず、送付先が不明!」

など、紙媒体で管理していたことが原因で、

作業効率の低下やケアレスミスを招く恐れがあります。

最悪の場合は、取引先の信用を失うことも…。

 

そんなときに有効なのが、「書類の電子化」です。

 

多種多様にある定型書類を電子化すれば、

上記のようなトラブルを未然に防ぐことが可能です。

 

今回は、「書類の電子化」による2大メリットをご紹介します。

 
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ワークスタイルの多様化から注目される「文書の電子化」

 

こんにちは、鈴木です。

突然ですが、御社には在宅勤務者がいますか?

 

近年、ライフスタイルやインターネット技術の発展などから、

在宅勤務のような従来とは異なった働き方が増えています。

そのため、企業側もワークスタイルの変化を受け入れるような

柔軟な体制づくりが求められています。

 

そうした中、ワークスタイルの多様化と共に

注目されているのが、「文書の電子化」です。

 

勤務場所が会社内だけとは限らないため、

いつ・どこにいても紙の文書を閲覧できなければ、

効率的に業務を進められない場合もあります。

 

今回のブログでは、多様化するワークスタイルの現状と

文書の電子化の関係について、ご紹介いたします。

 
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保存義務のある文書を電子化する際の注意点

 

こんにちは、鈴木です。

 

毎日の暮らしや事業活動にIT技術が広く浸透している現在、

日本の企業においては、「紙文書中心の業務」から

「電子文書中心の業務」への移行が着実に進んでいます。

 

こうした流れを受け、2005年には「e-文書法」が施行され、

それまで法令等で“紙での保存が義務”だった文書も、

“電子化による保存”が認められるようになりました。

 

とはいえ、これまで法令等の関係で「紙で保存してきた文書」を

スキャニングなどで電子化して保存・運用していくためには、

法令等で定められた「要件」を満たさなければなりません。

 

いわゆる“保存義務のある文書”の電子化に際しては、

まず各府省が定めている要件を把握しておくことが必要です。

ここでは、文書の電子化を検討しているご担当者様に向けて、

保存義務のある文書を電子化する際の注意点をご紹介します。

 
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スキャニングで電子化した文書をシステムで管理するには?

こんにちは、木村です。

 

現在、調査票やアンケート用紙、注文書、契約書、

商品企画書、建築図面、社内報などをスキャニングし、

データとして管理する企業が増えてきました。

 

こうした文書の電子化には、

オフィスの省スペース化につながる

紙代・印刷代を削減できるなど、

さまざまなメリットがありますが、

その中でも大きいのが

あらゆるデータをシステマチックに管理できること。

 

システム上で電子データを保存し、適切に管理することで、

業務効率やセキュリティレベルをさらに高めることができます。

 

ここでポイントとなるのは、

システム導入時に適切なフローを踏むこと。

今回は、スキャニングで文書を電子化した後、

そのデータをシステムで適切に管理していくために

必要なフローをご紹介いたします。

 
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テキスト入力サービスを活用し、紙をデータ化することで変わること

こんにちは、久保です。

 

現在、御社に紙の状態で保管・管理している資料はありませんか?

社内マニュアルやプレゼン資料、契約書など、

事業活動においてさまざまな紙資料を扱うかと思いますが、

その中でも使用頻度が高いのは「顧客リスト」です。

 

「お客様全員に、新商品の案内を送りたい」

「条件に該当する取引先にだけ、資料を郵送したい」

「最近、付き合いのない顧客にアプローチしたい」

といった際に、顧客リストを閲覧する機会は多いでしょう。

 

しかし、紙台帳などで顧客リストを管理している場合、

五十音順・業種別などでわかりやすく整理していたとしても、

ある特定の顧客情報を探し出すのには時間がかかるもの。

「資料を送るだけなのに、1日かかった…」などといった

経験のある方もいらっしゃるかもしれません。

 

こうした場合にオススメなのが、

テキスト入力による「紙資料のデータ化」です。

紙資料に記載された各種情報をデータにすれば、

「情報の活用・検索・共有」が格段にスムーズになります!

 

ここでは、テキスト入力で紙資料をデータ化するメリットについて、

顧客リストを例にご紹介いたします。

 
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名刺管理をデータ化して変わる業務効率

こんにちは、久保です。

 

スケジュール帳などのビジネスツールが次々と電子化される中、

いまだに名刺だけは紙のままです。

最近では、名刺をデータ化して管理する方も増えてきましたが、

まだまだ名刺をファイルに入れて保管している方が多いでしょう。

 

そうした中、下記のような経験をされたことはありませんか?

 

「上司から、ある名刺を探すように“箱”を渡された…」

「あの担当者に連絡したいのに、肝心な名刺が見つからない…」

「DMを送る際、1件1件名刺を見ながら宛名書きしている…」

 

こうした悩みをまとめて解消できる方法としてオススメなのが、

“名刺をデータとして管理すること(名刺管理のデータ化)”です。

 

今回は、その主なメリットについてご紹介いたします。

 

 
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