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ビジネスに欠かせない名簿データの管理

こんにちは、久保です。

 

ビジネスシーンにおいて、
名簿の管理・活用は必須事項といえます。

 

顧客や従業員の名簿はもちろん、
取引会社などの企業名簿や
会社が所属する団体などの会員名簿など、
業務上で名簿を扱う機会は数多くあるものです。

 

名簿の管理を紙の帳面で行う場合、
分量が多くなってくると
必要な詳細情報を探すのに苦労するようになってきます。

 

管理担当者が不在の時には
簡単には利用できないなど、
書面ゆえの困り事もあるでしょう。

 

名簿のデータ化で、紙では困難な
データの共有化やバックアップによる
紛失・破損リスクの低減が図れます。

 

また、データベース形式で保管することで
情報ごとの分類による
絞り込みやリスト化も簡便に行えます。

 

たとえば、顧客名簿から特定条件で
対象を選定してDMを送るときも、
データベース機能を活用すれば
対象顧客の抽出がすぐにできます。

 

高度なセキュリティ対策により、
第三者による閲覧や持ち出し、
許可なき複製なども防止できます。

 

Accessなどデータベース専用のツールもありますが、
社内でのデータ化は業務量的に困難な場合もあるでしょう。

 

専門で請け負ってくれる
外部の業者へ委託するという方法もあります。

 

いつもどおり通常業務を行いながら、
安全でクオリティの高い名簿データの運用を開始できます。
ぜひこの機会に検討されてみてはいかがでしょうか。

 

名簿データ入力サービスについては → こちら

 

社内データを情報共有する理由とは

こんにちは、木村です。

 

業績や顧客のアンケート結果など、
企業にはさまざまなデータが存在しています。

 

手書きや原稿等の書類として
データを管理している企業も
今現在でも十分存在しておりますが、
パソコンなどを使ってデジタルデータに加工し
情報共有できる形にしておくと、
さまざまなメリットが生じます。

 

まずは、「人的ミスの防止」です。
データを手書きで記録すると、
誤記などの人的ミスが生じやすくなります。

 

一方、パソコンなどを使用してデータ入力すると、
変換機能や計算式の活用によって、
人的ミスをある程度防ぐことができるでしょう。

 

管理がしやすくなる」という点も、
大きなメリットと言えるでしょう。

 

データを保管する際には、書類のように
スペースを取ることがありませんし、
検索機能などを活用すれば
参照したいデータをすぐに見つけられます。

 

また、「データの一部を抜出して、
新しい資料を作りたい」などの
過去に作成したデータを加工したいという場面も
ビジネスの現場では非常に多いでしょう。

 

そんなときは、パソコンなどでデータ化しておけば
該当するデータやテキストの抜出しを
簡単に行うことができます。

 

このように、
社内データを情報共有できる形にしておくと、
企業全体の業務効率化につながります。

 
 
データ入力・テキスト入力サービスについては → こちら

 
 

ビジネスチャンスにつなげる応募ハガキの集め方

こんにちは、久保です。

 

 

お客様へのプレゼントなどのキャンペーンや
先行予約などで活用される応募ハガキ。

 

 

この応募ハガキが企業にとって
どれだけのビジネスチャンスにつながることか
皆さまはご存じでしょうか?

 

 

応募ハガキには、主に

 

 

・氏名や住所、性別
・アンケートの回答

 

 

などを応募者に記入してもらいます。

 

 

記載できる欄があれば、

 

 

・年齢、職業
・フリーで記載できるご意見、コメント欄

 

 

などもあると、後々のマーケティング活動に
非常に有益な材料となることでしょう。

 

 

特に、アンケート回答者の情報は
消費者の傾向をつかむことに役立ちます。

 

 

情報をデータ化して管理しておけば
将来的にリストアップして
広告を送るといったこともできるでしょう。

 

 

ただし、ビジネスチャンスにつなげるためには
応募ハガキの集計やその後の活用方法について
しっかりと方向性を固める必要があります。

 

 

消費者のどのような情報を集めて
将来的にどう活用していきたいのか、
また、どのような方法で結果を集計して
データ化するのか…などによって、
応募ハガキのレイアウトや、
集め方を考えなければいけません。

 

 

また、可能な限り情報を収集できるように、
見やすくて応募者が記入しやすい
レイアウト・デザインを目指すことも、
重要なポイントと言えるでしょう。

 

 

このように、応募ハガキの目的は
ただただ応募者の数を
募ることだけではありません。

 

 

集めたユーザーのデータを集計・分析すること、
そして、そのデータを
有効活用するということを踏まえた上で、
慎重に応募ハガキの内容を決めていきましょう。

 
 
応募ハガキ入力サービスについては → こちら

 
 

アンケート回答者データの集計とその見せ方とは

こんにちは、久保です。

 

実施したアンケートを有効活用するためには、

1.回答結果を集計(データ化)する
2.データ化したものを分析する

以上の2つの工程が必要不可欠となります。

 

集計に関しては、主に

「単純集計」「クロス集計」の2つの方法があります。

 

前者は各項目をデータ化する方法、
後者は複数の項目をデータ化する方法を指します。

 

性別や年代別など
ある属性の特徴をつかみたい時には、
クロス集計の方が効果的です。

 

グラフを用いてデータ化を行う場合には、
グラフの種類にも注意する必要があります。

 

データで主に使用されるグラフとしては
「円グラフ」「帯グラフ」「折れ線グラフ」
「棒グラフ」などが挙げられます。

 

集計方法や参照するデータの数によって、
使用するべきグラフの種類は異なるため、注意しておきましょう。

 

集計方法・データ数ごとに適している
グラフの種類をご紹介します。

 

○単純集計
単一のデータ…円グラフ・帯グラフ
複数のデータ…折れ線グラフ・棒グラフ

 

○クロス集計
単一のデータ…帯グラフ
複数のデータ…折れ線グラフ・棒グラフ

 

適したグラフを用いてデータ化すれば
報告書にまとめたときに見やすく、
報告事項により説得力が増すでしょう。

 
 
アンケート入力・集計サービスについては → こちら

 
 

さまざまな書類をテキストデータにするメリット

こんにちは、齋藤です。

 

現代では顧客や従業員などの情報や
ビジネスに使われるさまざまな情報を
テキストデータに変換して管理している企業も
多く見られるようになりました。

 

では、なぜ手書きの書類ではなく、
テキストデータとして管理する企業が
増えたのかをご存じでしょうか?

 

人的ミスの防止も重要な理由ですが、
テキストデータの大きなメリットは
「管理がしやすいこと」にあります。

 

テキストデータとしてまとめておけば、
USBメモリなどの記録メディアや
パソコンに情報を統合できるため、
大量の書類やファイルのように
保管スペースが必要になることはありません。

 

データのバックアップを取ることも簡単なため、
紛失防止にもつながるでしょう。

 

情報の変更や追加、参照などがスムーズにできる点も
テキストデータのメリットと言えます。

 

情報をテキストデータ化しておけば
事務や経理など、さまざまな業務の効率がアップします。

 

さらに、データベースの活用や
検索機能・計算機能などを活用すれば、
業務の正確性や生産性も高まるでしょう。

 

また、テキストデータは
社内全体で共有しやすい形であり、
情報の持ち運びにも便利です。

 

このようにテキストデータには
さまざまなメリットがあります。

 

御社のビジネスをさらに加速させるためにも
情報のデータ化について考えてみてはいかがでしょうか。

 

さまざまな書類をテキストデータにするメリット

こんにちは、久保です。

 

ビジネスの現場では、ペーパーレスが進んでいる現代でも、
各種データを紙で出す風習が根強く残っています。

 

やはり紙で出す方が明確に内容を見せることができるため
特に商談や打ち合わせなどの場では
紙での資料を出すことが多いでしょう。

 

また、契約や受発注に関しても、電子化が進んでいますが
履歴を残すためにも紙でプリントアウトして
保管している企業もあるかと思います。

 

紙ベースで書類を出すことで、
スムーズに業務が行えるのはあたりまえですが
では、その紙ベースの書類を
効率的に残すにはどうしたら良いでしょうか。

 

この紙データは、企業にとって貴重な情報といえるでしょう。
だからこそそのまま保管するのではなく、
電子化することによってさまざまなメリットが得られます。

 

・保管スペースのスマート化
紙データを電子化して利活用すれば、
まず紙を保管するスペースの削減につながります。
保管スペースを占領しないため、
オフィスの収納を有効活用できます。

 

・データ化による管理、共有の効率化
データをオンラインで管理すれば、
社内の誰もがデータへアクセスできるようになります。

 

・データの利活用によるビジネスチャンスの拡大
取引先や顧客の情報をデータ化して
データを営業アプローチに活用したり、
顧客への販促活動に利用することができます。

 

代表的な例としては、こういったメリットが挙げられます。

 

書類データの電子化によって
さまざまな面での利活用が実現できます。
活用方法をぜひ、ご検討してみてください。

 

 

 


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