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紙のデータ化~かさばる伝票類をスマートに保存

こんにちは、木村です。

 

伝票や書類などの社内文書を
保管するスペースに困っていませんか?

 

ペーパーレスが提案されて久しいですが、
そこまで手が回らず
膨大な文書を紙で管理しているという会社も
多いのではないでしょうか?

 

文書がスペースを圧迫し、
業務に支障が出る前には対策をしたいですよね。

 

紙の文書をデータ化するメリットは、
省スペースだけではありません。

 

紙のデータ化によるメリットを挙げてみましょう。

 

・コンパクトに保管できる
・省資源
・社内外とのやりとりが容易
・バックアップで破損や紛失のリスクが低くなる
・データの送付が速く簡単
・条件検索や抽出が容易
・担当者不在でも取り扱いやすい
・セキュリティ管理で第三者の閲覧を防止できる

 

主なものだけでも、これだけ挙げられます。

 

ただ、紙よりデータが100%有利かといえば、
けっしてそうとも言い切れません。

 

紙媒体には、主に以下のような優位点があります。

 

・パソコンなどがなくても使える
・完全な複製を作れない
・システムトラブルの影響を受けない

 

これらをふまえて、
紙保管が望ましい文書以外は
データ化することも一案でしょう。

 

また、専門業者をうまく活用して
データ化を委託するという方法もあります。

 

通常業務に支障をきたさずに、
スペースセービングと
業務の効率化をはかることができます。

 

こうした方法も考えつつ、
紙のデータ化を進めていきましょう。

 

各種データ入力サービスについては → こちら

 

 

 


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