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データ入力作業の依頼時におさえておきたいポイント

こんにちは、齋藤です。

 

データ入力をはじめとした作業を、
外部サービスに依頼する場合には
不安やわからないことがつきまとうと思います。

 

そこで本日は、外部委託業者を利用する際に
注意すべきいくつかのポイントをお教えします。

 

1.価格
余計なコストを支払わないためにも、
抑えておきたいポイントとなります。

 

各作業の相場というのは存在しますが
作業内容や納品形式によって価格帯は異なります。

 

なので、ここで重要になるのは
作業に関する概要や納品形式を
詳しくまとめておくことです。

 

これによって、正しい費用感で
業者に見積もってもらうことができます。

 
2.納期
これも作業内容やボリュームによりけりではありますが
どうしても譲れない納品期日があれば、
そこは正直に伝えましょう。

 

ここで無理にでもスケジュールを組もうとする場合には
念押しして確認することも重要になります。

 

無理に組まれたスケジュールでは
後々で納品に遅れが出る可能性もあります。

 

また、急ぎでなければ価格を優先しながら
スケジュールを提示してもらうのもひとつの方法です。

 
3.正確性
データ入力は料金が安かったり、
納品が早ければ良いというわけではありません。

 

入力データが誤っていれば、
納品物は実際に活用することができません。

 

その業者のデータ入力の精度を確認するには
入力体制や過去の実績を知ることが大事です。

 

どんな体制のもとで作業を行われるのかや、
過去にどんな作業を行っているかなど
業者の事業紹介ホームページに記載されていることも多いです。

事前のチェックもしっかりと行いましょう。

 

また、納品物のサンプルを用意している業者もあります。
もし可能なら、そういったものからも
確認しておくとより安心でしょう。
これらのポイントをおさえながら、希望にあわせた
データ入力を行ってくれる専門業者を探しましょう。

 

外部業者を有効活用する

木村です。

 

すべての業務を自社内で賄おうとすればそれに応じた人件費が伴います。

 

新たに人員を採用する場合には、採用コストが膨大となるでしょう。
新規採用せず既存社員のみで対応する際には残業が増えることでストレスが溜まり
社員のメンタルヘルスやモチベーションの面に支障を来しかねません。

 

そのため、一部の業務を外部委託するという方法があります。

 

特にデータ入力などは、代行業者に依頼することでさまざまな効果が期待できます。

 

当然ながら委託費が発生しますが、対応する社員の給与と照らし合わせると
むしろコストを抑える結果となる可能性が少なくありません。

 

代行業者では事前見積りに対応している場合も多いため
外部委託を検討する際にはまず要件をまとめて発注の打診をして
見積りの確認を行うと良いでしょう。

 

外部委託を有効活用するにはその業務を委託すべきか否かを見定めることが重要です。

 

外部委託により短期間でクオリティの高いデータの収集を求める場合や、
社員の負担を軽減することで経営上の効果も発揮します。

 

コストダウンにつながる業務委託

こんにちは、齋藤です。

 

「データ入力をわざわざ代行業者に依頼するのはコストの無駄だ」
このように考えている企業も少なくないと思います。

 

確かに入力作業を委託すれば、その分だけコストが発生します。

 

しかし社内で対応する場合、
社員はデータ入力に貴重な業務時間を割いていることとなるでしょう。
当然ながら社員には給与が発生しています。
では入力を社員が行った場合、いったいどれだけの給与分を
その入力業務に使っているのでしょうか。
一度、確認してみることをおすすめします。

 

そのうえで、外部に委託した場合のコストと比較してみてください。

アウトソーシングを利用した方が、実はコストダウン(削減)に繋がるというケースも多いです。

さらに業者に任せれば、社員はその他のより生産性の高い業務に集中することができます。
たとえば、営業職であれば月間の商談件数を増やして
より多くの売上獲得が遂げられるのではないでしょうか。

 

そうすればコスト削減のみならず、さらに収益を拡大させることへとつながっていきます。

コスト削減、あるいは収益拡大という視点から見ても
入力の代行活用は大きく貢献してくれるのです。

 


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