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紙のデータ化~かさばる伝票類をスマートに保存

こんにちは、木村です。

 

伝票や書類などの社内文書を
保管するスペースに困っていませんか?

 

ペーパーレスが提案されて久しいですが、
そこまで手が回らず
膨大な文書を紙で管理しているという会社も
多いのではないでしょうか?

 

文書がスペースを圧迫し、
業務に支障が出る前には対策をしたいですよね。

 

紙の文書をデータ化するメリットは、
省スペースだけではありません。

 

紙のデータ化によるメリットを挙げてみましょう。

 

・コンパクトに保管できる
・省資源
・社内外とのやりとりが容易
・バックアップで破損や紛失のリスクが低くなる
・データの送付が速く簡単
・条件検索や抽出が容易
・担当者不在でも取り扱いやすい
・セキュリティ管理で第三者の閲覧を防止できる

 

主なものだけでも、これだけ挙げられます。

 

ただ、紙よりデータが100%有利かといえば、
けっしてそうとも言い切れません。

 

紙媒体には、主に以下のような優位点があります。

 

・パソコンなどがなくても使える
・完全な複製を作れない
・システムトラブルの影響を受けない

 

これらをふまえて、
紙保管が望ましい文書以外は
データ化することも一案でしょう。

 

また、専門業者をうまく活用して
データ化を委託するという方法もあります。

 

通常業務に支障をきたさずに、
スペースセービングと
業務の効率化をはかることができます。

 

こうした方法も考えつつ、
紙のデータ化を進めていきましょう。

 

各種データ入力サービスについては → こちら

 

 

 

社内データを情報共有する理由とは

こんにちは、木村です。

 

業績や顧客のアンケート結果など、
企業にはさまざまなデータが存在しています。

 

手書きや原稿等の書類として
データを管理している企業も
今現在でも十分存在しておりますが、
パソコンなどを使ってデジタルデータに加工し
情報共有できる形にしておくと、
さまざまなメリットが生じます。

 

まずは、「人的ミスの防止」です。
データを手書きで記録すると、
誤記などの人的ミスが生じやすくなります。

 

一方、パソコンなどを使用してデータ入力すると、
変換機能や計算式の活用によって、
人的ミスをある程度防ぐことができるでしょう。

 

管理がしやすくなる」という点も、
大きなメリットと言えるでしょう。

 

データを保管する際には、書類のように
スペースを取ることがありませんし、
検索機能などを活用すれば
参照したいデータをすぐに見つけられます。

 

また、「データの一部を抜出して、
新しい資料を作りたい」などの
過去に作成したデータを加工したいという場面も
ビジネスの現場では非常に多いでしょう。

 

そんなときは、パソコンなどでデータ化しておけば
該当するデータやテキストの抜出しを
簡単に行うことができます。

 

このように、
社内データを情報共有できる形にしておくと、
企業全体の業務効率化につながります。

 
 
データ入力・テキスト入力サービスについては → こちら

 
 

データ電子化のメリット

こんにちは、久保です。
 

紙媒体のデータを電子化するメリットは多くあります。
今回は紙データを電子化する具体的なメリットを6つお伝えします。
 

1、保管スペースが縮小できる
紙媒体で積み重なっていたデータがパソコン、
もしくはハードディスク一つに収まります。
それにより、会社や事務所、デスクの空いたスペースを
有効に使うことができます。
 

2、バックアップや複写が簡単に作成できる
書類の場合、コピーを取るのに時間もお金もかかります。
(ボリュームが多ければそれに比例して時間、お金も増えます)
データ化すれば、これらはかからないので
コスト削減にもつながります。
 

3、長期間の保存がしやすい
パソコン機器本体が劣化することはありますが、
データ自体が傷むことはないので長期間の保存も可能です。
パソコン、ハードディスクなどのハード機器に気を付ければ
半永久的な保存も可能です。 

4、情報の転送や共有がしやすい
紙データであれば郵送、FAXの手段をとる必要がありますが、
電子データであれば、ネットワークがあれば、転送も共有も効率化できます。
配達業者も必要ないので、2.と同じくコスト削減につながります。
 

5、情報を素早く検索することができる
目次での索引だけでなく、キーワードから情報を検索することもできます。
情報の量が膨大になっても、電子化してあれば、
キーワードから簡単に欲しい情報を取り出すことが可能です。
 

6、簡単に情報を変更することができる
変更には追加や消去も含まれます。
変更できる分、データの管理体制には注意が必要ですが、
業務に柔軟性をもたらします。
 
 
 

今回はわかりやすいものを並べましたが、
他にも電子化するメリットは多々あります。
 
データの電子化で、業務の効率を上げましょう。
 


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