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契約書電子化の効率的な進め方

 

こんにちは、森田です。

 

昨今は、契約書の管理業務においても、

情報の共有化や管理の負担軽減などの面から

文書の電子化を進める企業が増えています。

 

契約書の電子化は、一見すると、

複合機などを使い簡単にできるように思えるかもしれません。

 

しかし、膨大な量の文書のスキャニングは

時間がかかるだけでなく、とても煩雑な作業です。

無計画にはじめてしまうと途方にくれてしまい、

大半が途中で挫折してしまいます。
そうならないために、今回のブログでは

契約書電子化の効率的な進め方」についてご紹介いたします。

 

 

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研修の後は、アンケートで効果測定を!

 

こんにちは、久保です。

 

新人研修やスキルアップ研修などを実施した際、

終了後にアンケートをとっていますか?

研修をただ機械的に行うだけでは、参加者に知識やスキルは

身につきませんし、研修の質を上げることもできません。

 

特に、社外の会議室などを押さえ、著名な講師に講義を

依頼している場合は、講師料に見合う内容でなければ

費用対効果の悪い研修となってしまいます。

 

研修後のアンケートは、社内外を問わず非常に効果的です。

なぜなら、参加者の「熱」が冷めないうちに

意見を集めることで、より次回に活かせる情報が

得られるからです。

 

今回は、研修後の効果的なアンケート方法について

ご紹介します。

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効果的なDMのデザイン方法とは?

 

こんにちは、森田です。

 

DM(ダイレクトメール)を制作する際、

載せる文章や送付方法以外にも

重要なポイントがあります。

 

それは、デザインです。

 

いくら読み手の心を引きつける文章を作っても、

読んでもらえなければ意味がありません。

効果的なデザインのDMを制作することによって

はじめて内容を隅々までしっかり読んでもらえ、

ひいては顧客からのレスポンス・成約率のアップに

つなげることができます。

 

上記を踏まえた上で、今回は

DMにおけるデザインのコツをご紹介しましょう。

 

 

 

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スキャン代行でペーパーレス化する3つのメリット

こんにちは、久保です。

 

大量の紙資料をバインダなどに入れ、

保管されている企業も多いかと思いますが、

今回は、そうした書類をすべてスキャンして、

ペーパーレス化するメリットについてご紹介いたします。

 

「回収したアンケート用紙が大量に放置されている…」

「調査票に記載されたお客様情報をまとめる時間がない…」

「社内資料を確認しに、保管庫へ行くのが面倒…」

「いつも持ち歩いている資料が重たくて困っている」

 

スキャン代行でペーパーレス化すれば、

こうした悩みをすぐに解消することができます!

 

各種書類のスキャンをご検討中の方は、

まず下記のメリットをご覧ください。

 
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お客様アンケート実施のプロセスとメリット

こんにちは、木村です。

 
今日は、お客様アンケート実施のプロセスと
メリットについて考えてみましょう。

 
お客様アンケートの真意は、

 
「現時点での顧客の満足度を調査し、
その結果に基づいて
これから顧客満足度をより高めるための施策につなげる」

 
ことにあると言えるでしょう。

 
漫然とアンケートを行うのではなく、
実施プロセスの段階で
「得た結果をふまえどう動くか」を考えることが
非常に大切になります。

 
・目的を定める
(結果から何を知りたいのか)
・アンケート形式を決める
(Webか紙か、選択式か記述式か)
・集計結果の活用法
(内部資料とするか、公表するかなど)

 
最低限でもこの3つは
事前に明確にしておきましょう。

 
お客様アンケートの場合は
顧客属性によるリスト化などで
データの説得力が増すため、
設問内である程度の顧客情報は得ておきましょう。

 
とはいえ、お客様アンケートは
単に顧客管理のためにだけに行うのではありません。

 
時代や情勢によって移り変わる
顧客の満足度やニーズを、
その都度把握できるというメリットがあるのです。

 
Webを活用すれば、短期間で広範囲の調査ができ
結果のデータ化もスムーズに行えます。

 
顧客満足度を常に把握し、向上をめざすなら
アンケートの定期的な実施と回収は
大きな意味を持つことでしょう。

 

 

アンケート入力・集計サービスについてはこちら

 

 

ビジネスに欠かせない名簿データの管理

こんにちは、久保です。

 

ビジネスシーンにおいて、
名簿の管理・活用は必須事項といえます。

 

顧客や従業員の名簿はもちろん、
取引会社などの企業名簿や
会社が所属する団体などの会員名簿など、
業務上で名簿を扱う機会は数多くあるものです。

 

名簿の管理を紙の帳面で行う場合、
分量が多くなってくると
必要な詳細情報を探すのに苦労するようになってきます。

 

管理担当者が不在の時には
簡単には利用できないなど、
書面ゆえの困り事もあるでしょう。

 

名簿のデータ化で、紙では困難な
データの共有化やバックアップによる
紛失・破損リスクの低減が図れます。

 

また、データベース形式で保管することで
情報ごとの分類による
絞り込みやリスト化も簡便に行えます。

 

たとえば、顧客名簿から特定条件で
対象を選定してDMを送るときも、
データベース機能を活用すれば
対象顧客の抽出がすぐにできます。

 

高度なセキュリティ対策により、
第三者による閲覧や持ち出し、
許可なき複製なども防止できます。

 

Accessなどデータベース専用のツールもありますが、
社内でのデータ化は業務量的に困難な場合もあるでしょう。

 

専門で請け負ってくれる
外部の業者へ委託するという方法もあります。

 

いつもどおり通常業務を行いながら、
安全でクオリティの高い名簿データの運用を開始できます。
ぜひこの機会に検討されてみてはいかがでしょうか。

 

名簿データ入力サービスについては → こちら

 

名刺データ活用の先にあるものとは

こんにちは、齋藤です。

 

ビジネスの現場では
さまざまなタイミングで名刺交換が行われています。

 

ご存知のように、名刺には

 

・氏名
・会社名
・所属部署名
・役職
・連絡先
・所在地

 

などの情報が記載されています。

 

これらの情報は単なる自己紹介として
記載されているわけではありません。

 

担当者の氏名や会社名などを知ってもらい、
その後のビジネスチャンスにつなげるための
いわば「広告」のような役割も担っているのです。

 

また、受け取った名刺データを管理しておくと
さまざまなタイミングで役立ちます。

 

例えば、

 

・年賀状やお歳暮などをおくるとき
・特定の商品やサービスを利用したいとき
・特定の企業に向けて、営業をしたいとき
・顧客管理を行いたいとき

 

などに名刺データを活用すれば、
作業の効率化につながるでしょう。

 

そのため、受け取った名刺に関しては、
データ化しておくことが望ましいと言えます。

 

さらに、何らかの発送物を送るときのために
発送先リストのようなリスト化をしておけば、
さらに作業の効率は高まります。

 

このように、名刺のデータは
さまざまな場で活用できるため
しっかりと管理することを意識してみましょう。

 
 
名刺データ入力サービスについては → こちら

 
 

ビジネスに活用できる名簿データのススメ

こんにちは、木村です。

 

皆さまの会社では、顧客や取引先の情報を
どのように管理していますか?

 

手書きで書類にまとめる方法や
名刺をまとめておく方法など、
管理の方法は会社によってそれぞれです。

 

きちんと情報を管理できれば、
どのような方法を選んでも
基本的に問題はありません。

 

ただし、「業務の効率化を図りたい」
「ビジネスチャンスを増やしたい」
などと感じている場合には、
情報を「名簿データ」として
管理する方法をぜひ考えてみましょう。

 

顧客や取引先の情報でリストを作り、
名簿データとして管理しておけば
情報の変更や更新、管理をスムーズに行えます。

 

また、テレマーケティングや
ダイレクトメールの発送といった、
ダイレクトマーケティングのアプローチに
活用することができるという点も
名簿データを所有する大きなメリットでしょう。

 

住所や年齢、性別など、特定の要素から
データを抽出できるため、
ターゲットへの情報発信がスムーズになります。

 

例えば、特定の年齢層に向けたサービスの宣伝、
キャンペーンのお知らせなども
ターゲットリストの作成から配信まで
非常に効率的に実行することが可能になります。

 
 
名簿入力サービスについては → こちら

 
 

アンケート回答者データの集計とその見せ方とは

こんにちは、久保です。

 

実施したアンケートを有効活用するためには、

1.回答結果を集計(データ化)する
2.データ化したものを分析する

以上の2つの工程が必要不可欠となります。

 

集計に関しては、主に

「単純集計」「クロス集計」の2つの方法があります。

 

前者は各項目をデータ化する方法、
後者は複数の項目をデータ化する方法を指します。

 

性別や年代別など
ある属性の特徴をつかみたい時には、
クロス集計の方が効果的です。

 

グラフを用いてデータ化を行う場合には、
グラフの種類にも注意する必要があります。

 

データで主に使用されるグラフとしては
「円グラフ」「帯グラフ」「折れ線グラフ」
「棒グラフ」などが挙げられます。

 

集計方法や参照するデータの数によって、
使用するべきグラフの種類は異なるため、注意しておきましょう。

 

集計方法・データ数ごとに適している
グラフの種類をご紹介します。

 

○単純集計
単一のデータ…円グラフ・帯グラフ
複数のデータ…折れ線グラフ・棒グラフ

 

○クロス集計
単一のデータ…帯グラフ
複数のデータ…折れ線グラフ・棒グラフ

 

適したグラフを用いてデータ化すれば
報告書にまとめたときに見やすく、
報告事項により説得力が増すでしょう。

 
 
アンケート入力・集計サービスについては → こちら

 
 

さまざまな書類をテキストデータにするメリット

こんにちは、齋藤です。

 

現代では顧客や従業員などの情報や
ビジネスに使われるさまざまな情報を
テキストデータに変換して管理している企業も
多く見られるようになりました。

 

では、なぜ手書きの書類ではなく、
テキストデータとして管理する企業が
増えたのかをご存じでしょうか?

 

人的ミスの防止も重要な理由ですが、
テキストデータの大きなメリットは
「管理がしやすいこと」にあります。

 

テキストデータとしてまとめておけば、
USBメモリなどの記録メディアや
パソコンに情報を統合できるため、
大量の書類やファイルのように
保管スペースが必要になることはありません。

 

データのバックアップを取ることも簡単なため、
紛失防止にもつながるでしょう。

 

情報の変更や追加、参照などがスムーズにできる点も
テキストデータのメリットと言えます。

 

情報をテキストデータ化しておけば
事務や経理など、さまざまな業務の効率がアップします。

 

さらに、データベースの活用や
検索機能・計算機能などを活用すれば、
業務の正確性や生産性も高まるでしょう。

 

また、テキストデータは
社内全体で共有しやすい形であり、
情報の持ち運びにも便利です。

 

このようにテキストデータには
さまざまなメリットがあります。

 

御社のビジネスをさらに加速させるためにも
情報のデータ化について考えてみてはいかがでしょうか。

 


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