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大切な名刺の整理とデータ化は、信頼できる委託先に

こんにちは、鈴木です。

 

日々たまっていく名刺の整理にお困りではありませんか?

例えば、1日1枚のペースで名刺が増えていくと、

1年間で約240枚、10年で2,400枚に……。

こうした名刺の山から目的の名刺(顧客情報)を探すのに

1日2分かかっているとしたら……、

1年間で8時間も名刺を探していることになります。

 

このように、名刺をそのままの状態で保管することは、

業務効率の観点からオススメできません。

名刺はデータ化して管理する時代です。

 

ここでは、名刺をデータ化して整理する際の流れと、

データ化を外部に委託するメリットについてご紹介いたします。

 
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テキスト入力サービスを活用し、紙をデータ化することで変わること

こんにちは、久保です。

 

現在、御社に紙の状態で保管・管理している資料はありませんか?

社内マニュアルやプレゼン資料、契約書など、

事業活動においてさまざまな紙資料を扱うかと思いますが、

その中でも使用頻度が高いのは「顧客リスト」です。

 

「お客様全員に、新商品の案内を送りたい」

「条件に該当する取引先にだけ、資料を郵送したい」

「最近、付き合いのない顧客にアプローチしたい」

といった際に、顧客リストを閲覧する機会は多いでしょう。

 

しかし、紙台帳などで顧客リストを管理している場合、

五十音順・業種別などでわかりやすく整理していたとしても、

ある特定の顧客情報を探し出すのには時間がかかるもの。

「資料を送るだけなのに、1日かかった…」などといった

経験のある方もいらっしゃるかもしれません。

 

こうした場合にオススメなのが、

テキスト入力による「紙資料のデータ化」です。

紙資料に記載された各種情報をデータにすれば、

「情報の活用・検索・共有」が格段にスムーズになります!

 

ここでは、テキスト入力で紙資料をデータ化するメリットについて、

顧客リストを例にご紹介いたします。

 
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テキスト入力によるデータ化で、スムーズな情報共有を

こんにちは、鈴木です。

 

現在、御社にこのような悩みはありませんか?

 

「顧客名簿はあるけれど、すべて紙でデータがない…」

「テキストデータがあれば、資料作りがスムーズなのに…」

「過去に作成したマニュアルを更新したいけれど、

 肝心なテキストデータがないので手打ちするしかない…」

 

過去に作成した資料やマニュアルの中には、

「ワード、エクセルなどのテキストデータが残っていない」

というものも多いのではないでしょうか。

 

そうした場合、紙資料をもとにテキスト入力したり、

専用ソフトを使ってデータ化したりする必要がありますが、

本業と並行して進めるのは簡単ではありません。

 

こうしたお客様にオススメなのが、

プロによるテキスト入力サービスです。

ここでは、そのメリットについてご紹介いたします。
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顧客名簿の作成はエクセルでOK。その際、注意すべき点は?

こんにちは、木村です。

 

突然ですが、御社の「顧客管理」は万全でしょうか。

 

「社内のどこに顧客名簿があるのか知らない」

「顧客情報は、営業スタッフが個々に管理している」

「部長の退職とともに、常連客に連絡する術(すべ)を失った」

 

もしも、このような状況であれば、

顧客情報を適切に管理できているとはいえません。

 

属人的な管理しかできていない場合は、

まず社内で共有できる顧客名簿をつくりましょう。

 

「顧客管理」と聞くと、データベースの構築や

管理システムの導入を考えがちですが、

管理する顧客情報がそこまで多くなければ、

「エクセルで作成する顧客名簿」で十分です。

 

ここでは、エクセルで顧客名簿を作成する際の

注意点についてご紹介いたします。

 

 
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回収したアンケートをエクセルで集計するメリットと事例

こんにちは、久保です。

 

お客様の声や要望を把握するために、

アンケートを定期的に実施している企業や店舗は多いでしょう。

しかし、本来の業務に追われて

「アンケートを回収しただけで、何もしていない…」

「ハガキのまま、箱の中に入れっぱなし…」

などといったご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

アンケート調査の目的は、集めることではありません。

お客様の要望に応え、商品・サービスの開発に活かすには、

アンケート結果をデータ入力し、集計する必要があります。

 

このデータ集計に便利なのが、

一般的な事務などでも多用する「エクセル」です。

 

ここでは、回収したアンケートを「エクセルで集計するメリット」と

「集計したデータの活用事例」についてご紹介いたします。

 

 
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65,536行

こんにちは。吉川です。
 
ある住所録を加工するため、郵便局のホームページにある
CSVの郵便番号データをダウンロードしたのですが、
全国版だと10万件以上のデータがあり、excel2003では
開くことができませんでした。
excel2003の行数は65,536行が最大ですから、
それより下の行が切れてしまうんですよね。
別のマシーンに移動してexcel2010(最大行1,048,576行)
で開いたのですが、わざわざ移動しなくてもwordかメモ帳で
開けば良かったんだと、後から気付きました。
 
普段65,536行を超える膨大なデータに接する機会は
あまり頻繁にはないのですが、アンケート入力などの
案件では列が256列では足りない場面に時折遭遇するんですよね。
 
excel2010では列も最大16,384列になってますので
この場合は、マシンを移動するしかありません。
 
まだまだコンピュータやソフトウエアは
進歩し続けているのですね。
 

EXCEL2010

こんにちは、吉川です。
 
昨日は、新しく導入したパソコンのセットアップをしました。
当然のことながら、excelとかのバージョンは2010。
 
永く2003以前のexcelを使い込んでたので、
どうにも今のバージョンのリボンという方式に馴染めず、
四苦八苦しながら使ってます。
 
ところが、何気にVectorを覗いてたら、
excel2010のメニューバーを2003以前のものと
同じような様式にしてくれるフリーソフトが
あるではないですか。
もう早速インストールしちゃいました。
 
本当は新しいシステムに馴染んでいかなきゃ
ダメなんでしょうけど、
オジサンになると、ダメですね…。

グラフ作成にもひと工夫

先日アンケート集計でグラフを作成したお客様から、
色合いが良かったと褒められ、追加のご注文を頂きました。
回答選択肢がそれぞれ独立したタイプの設問ではなく、
大変良い、やや良い、どちらでもない等、5段階で評価をする
作りの設問だったので、excelのグラフウィザードで自動的に
割り当てられる色だとあまりにイメージが飛び飛びになって
しまうので、寒色系から徐々に暖色系に変わるように直したのです。
 
じつはこれ、ある日当社の社長が何気なく
「excelの表で使われてる小豆色が嫌いなんだよな?」
と呟いてたのを思い出して何気にやってみたことなんです。
 
お客様に喜んで頂ける仕事のヒントって、
ちょっとした所に転がっているものなんですね。
 

 

アンケート集計

今月も引き続き、アンケートの集計業務
追われる日々が続いています。
色んな所で、色々なアンケートが
行われているもんなんですね。
 
集計していて、ふと感じることですが、
質問の設定の仕方などで回答率が違ってくる
ことがよくあるんです。
 
例えば、両面印刷になっていて、
紙の裏側にまで問題が用意されている場合、
裏面は見落とされ、回答されない例が多いですし、
あてはまるものに○を付けて下さい。といった
設問の場合、せっかく回答して頂いているのに、
どの選択肢に○が書かれているのか判らないような
微妙な位置に書かれていて、
無効回答にせざるを得ないものなど…。
  
せっかく手間かけて答えて頂いている訳ですから、
少しでも有効回答率の高くなる設問方法にした方が
いいですよね。

たくさんのアンケートに囲まれて

最近、アンケート集計の仕事が多くなってきて、
1日中表計算ソフトとにらめっこなんて日もあったりします。
 
僕自身が直接データ入力することは少ないのですが、
集計や校正をしているだけでも、結構excelの機能を覚えます。
 
例えば、
データベースを作成する際、一番左の列にレコード№を
付けることがよくあります。
見栄えを良くするため桁数を揃えようと、001と表記させたい場合、
数字として入力すると頭の00が消えてしまいます。
文字として入力すれば良いのですが、それだとオートフィルターで
011以上020以下のレコードだけを表示させたいとかいう場合に機能しません。
 
そういう場合には、セルの書式設定をユーザー定義で、
000;-000;;
としてみて下さい。
 
数字でありながら001とか002のような表示ができますよ。
0000;-0000;;とすれば0001と表示されます。
 
チョイ技ですが、みなさん、知ってました?


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