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業務マニュアル作成の手順とポイント

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業務の効率アップや定型化に重要な役割を果たすのが

「業務マニュアル(手順書)」です。

 

しかし、

「作らなくても問題ない」と考えている方は少なくないようです。

また、必要性を感じていても

「どの業務のマニュアルを作るべきか…」

「どこまで書けばよいのか…」

などと悩み、なかなか作成に踏み出せない方も多いでしょう。

 

業務マニュアルは、正しい手順で作成すれば

会社にとって有益なもの(社有財産)になります。

 

今回は、業務マニュアル作成の

手順やポイントをご紹介いたします。

 

 

 

◆業務マニュアルとは?◆

業務マニュアルとは、

「だれもが同じ品質で

業務を遂行できるようにするための指示(手順)書」

のことです。

 

業務マニュアルには、

 

・業務全体の流れ

・ステップごとの作業内容と担当者

・業務の達成基準(数値や時間)

・業務マニュアルで使われる用語の解説

・ノウハウやトラブルシューティング方法

 

が記載してあるため、仕事の全容が把握でき、

対応するにあたっての考え方から業務の詳細までを、

「だれでも」「いつでも」確認することが可能です。

 

 

 

◆業務マニュアルの作成手順◆

作成は以下の流れで進めるとよいでしょう。

 

(1)範囲を決める

まず、「マニュアルにどこまで書くか」を決めることが重要です。

範囲を決めておくことで基準ができ、内容がブレにくくなります。

 

範囲を決めるときに大切なことは、

・どの業務のマニュアルを作るのかを意識する

・範囲を広げすぎない

ということです。

 

例えば、イベントを開催する場合、

開催前だけでなく、開催中、終了後など

それぞれの場面でマニュアルが必要になるかもしれません。

作成前に、

「だれが読むのか?」「どの業務の内容か?」

などを考慮してください。

 

大事なのは、途中で投げ出さないこと。

一度に全部を作ろうとすると大変なので、

「ひとつ作り終えたら次に取りかかる」といったように、

着実に進めていきましょう。

 

なお、マニュアルを作る際は

重要な部分から作成していくことをおすすめします。

 

(2)目次、構成を考える

範囲が決まったら、目次や構成案(骨組み)を考えます。

 

●構成案の作り方のポイント

 

時系列で区切り、仕事の始まりから終わりまでに

やるべきことを、とにかくリストアップしていきましょう。

 

(3)事項を並べる

やるべきことをリストアップした後は、それらを並び替えます。

業務マニュアルは、仕事の流れに沿って書くと分かりやすいため、

まずは時系列にして、

そこから担当者とその仕事を並べていきます。

 

●記載例

 

1.イベント開催前にやること

-部長担当

・〇〇

-Aさん担当

・△△

 

2.イベント当日にやること

-部長担当

・□□

・××

-Aさん担当

・☆☆

・▽▽

 

……

 

(4)仮運用する

上記で作成したマニュアルに従って実務を行います。

いきなり運用することに不安もあるかもしれませんが、

業務マニュアルは運用を重ねることで、完成に近づきます。

 

仮運用の際には、

・改善点

・「改善できないかも…」と思うこと

を意識します。そして、それらをフィードバックしましょう。

 

(5)改善する

仮運用でのフィードバックをもとにマニュアルを改善していきます。

仮運用では、必ず予期せぬことが発生するものです。

それらの予防策を加えることで、

二度と同じトラブルが起きないようにします。

 

コストと効果も踏まえたうえで、

改善できる範囲で解決策を練りましょう。

 

 

 

◆業務マニュアル作成のポイント◆

業務マニュアルを上記の手順で作成するにあたって、

主に以下の3点に注意してください。

 

<注意点1.考え方と行動を分ける>

業務マニュアルに記載する内容は、大きく分けると

「考え方」と「行動」の2種類。

作成時は、できるだけ「行動」を詳しく書くことが大切です。

なぜなら、考え方は受け取り方が人によって異なるからです。

行動であれば、何をすればよいのかが分かります。

 

<注意点2.フローチャートを入れる>

業務をスムーズに行うために作成するのがマニュアルです。

分かりやすくなければ意味がありません。

全体の流れがみえる、フローチャートを作成すると

だれにでも伝わりやすくなります。

 

<注意点3.メンテナンスや改善を行う>

作成手順で述べたとおり、

マニュアルは未完成でも早めに仮運用を行うことが大切です。

作成者には分かりやすくても、

記載内容が充分であるとは限りません。

そこで、早い段階で実際に使ってもらい、

その反応に合わせて調整していく必要があります。

 

 

 

◆業務マニュアルで協力しあえる環境を◆

業務マニュアルの目的は、

仕事の共有や引継をスムーズにすることです。

 

会社では、一人の従業員がずっと同じ業務を

担当し続けることはありません。

昇級や部署移動などにより、

担当業務が増えたり変わったりしていきます。

 

きちんとしたマニュアルがあれば、

他の人に自分の業務をサポートしてもらえる

環境が作れます。

また引継の際も、基本的な業務内容に関しては

「これを見てください!」のひと言で済んでしまいます。

 

業務マニュアル作成にあたり、プロのサポートが

必要な方は、ぜひ弊社の

業務効率改善コンサルティングをご利用ください。

 

御社の業務を分かりやすく仕組み化することで、

業務効率改善に貢献します。

 

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