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業務棚卸の定義と方法について

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業務改善において、ほとんどの方が

真っ先に取り組もうとするのが“業務の可視化”です。

確かに、作業内容やワークフローを明確にすることによって

業務効率化・時間短縮の糸口を見つけることができます。

 

しかし、実際に業務を可視化するにあたって

「可視化の具体的な手順がわからない…」

「業務量が多すぎて、どれから手をつけていいのか…」

とお困りの方も多いでしょう。

 

今回は、可視化の手段のひとつである「業務棚卸」について

解説するとともに、その手順をご紹介いたします。

 

 

◆業務棚卸の“定義”とは?◆

棚卸とは、もともと

決算や整理のために在庫商品などの種類・数量を調査し、

在庫の金額がどれだけあるか計算するという意味です。

 

そこから派生して、業務改善における棚卸とは、

「業務の種類や内容、作業時間、作業を担当しているメンバー

及び業務を行う上で利活用しているシステム全般を可視化する」

ことを指します。

 

可視化にあたり、ワークフローの書き出しから

始める方が多いですが、

まずは業務の仕分けから着手するのが望ましいでしょう。

ただし、工程の中でのスタートとゴールは

はっきり定義した上での着手が前提です。

 

ex.請求書発送の場合

スタート地点が売上計上

ゴール地点がお客様先へ請求書到着

 

 

 

◆業務棚卸の“方法”とは?◆

おすすめの方法は、業務体系をあらわす表を作成することです。

体系表をベースに棚卸を進めていくことで、

業務を仕分けしやすくなります。

 

まず、体系表には「大」から「小」まで、分類項目を設けましょう。

事務職を例にあげると、以下のようになります。

 

<大分類>

1.請求・支払い業務

 

<中分類>

1-1.請求業務

1-2.支払い業務

 

<小分類>

1-1-1.請求データダウンロード

1-1-2.請求データの登録

1-1-3.請求書発行

1-1-4.入金データ反映

……

1-2-1.当月支払いリスト作成

1-2-2.支払い承認

1-2-3.各種支払い

……

 

このように、一つひとつの業務を体系化することによって

簡単に棚卸が行えます。

 

ポイントは、

メニューの業務を具体的に誰が行えるか(実務可能か)

ということを付け加えることです。

そこで改めて属人業務が浮き彫りになり、

さらには誰がどれ位の業務をこなしているかの

モノサシを充てることができるようになります。

 

 

 

◆棚卸した業務を、改善する◆

棚卸が終わったら、いよいよ改善策を講じます。

現状のワークフローから無駄を発見し、

最良の進め方を新たに設定します。

 

大分類のメニューを高い精度で固めた上で

対象となるのは「中分類」の業務。

正式な手順が決まっていないものや、

対応時間が短いもの、頻度の低いものに関しては対象外とし、

対応時間が長いもの、業務量の多いものを選出してください。

 

すべての業務を対象とすると、かえって改善効率が

悪くなってしまうため、優先順位から抽出した

上位2割程度を改善対象にしましょう。

 

また、いきなりワークフローの改善に取り組むのではなく、

事前に各業務の対応時間を計ってください。

従来の対応時間をあらかじめ把握しておかないと、

改善によって成果が出たのか不明瞭になるからです。

 

さまざまな種類がある測定方法の中でも、

「実測法」がシンプルでおすすめです。

この方法では、あらかじめ業務対応時間の平均を出し、

改善後にその平均値を下回ったかどうかを評定指標とします。

 

なお、業務対応にかかる平均時間を算出する際は、

業務の熟練者を選定するようにしましょう。

初心者を対象としてしまうと、不慣れなため

必要以上に時間を費やしてしまうおそれがあります。

 

さらに、観測者がいることで、

作業者がいつも以上の力を発揮しようとする

可能性があることを考慮し、結果を適宜補正することも

大切です。

 

 

 

◆業務棚卸で、効果的な改革を◆

業務対応時間の観測が終わったら、

随時施策を実行して業務改善を図りましょう。

 

その際は「一回やって終わり」ではなく、

結果を分析し、さらなる改善案を考えるという

一連の流れを意識することが重要です。

継続的に取り組むことで、業務改善のノウハウも

身についていくでしょう。

 

「頭では理解できても、なかなか実行に移せない…」

という方は、ぜひ弊社の業務効率改善コンサルティング

ご利用ください。

 

今回ご紹介した体系表をもとに問題点を抽出し、

的確な業務棚卸と改善策のご提案を行います。

 

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