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業務プロセスの定義と、正しい改善手順を簡単解説!

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突然ですが、「業務プロセス」という言葉をご存知ですか?

 

「業務プロセス」とは読んで字のごとく

「業務の過程」を意味します。

 

仕事のムリ・ムダ・ムラを省くためには

業務プロセス、つまり業務の過程の改善が必須です。

 

とはいえ、「業務プロセス」の正しい意味や、

改善手順を把握されている方は、それほど多くないでしょう。

 

今回は、「業務プロセス」の定義と

業務プロセス改善の手順について取り上げます。

 

 

◆「業務プロセス」の定義とは?◆

「業務プロセス」の定義は曖昧なところが多く、

それぞれの社員で解釈が異なる場合もあります。

 

人によって定義が違う状態では、

業務プロセスの改善が成功することはありません。

そのため、業務プロセスの定義を統一させることが重要です。

 

では、「業務プロセス」の正しい定義とは何でしょうか?

 

そもそも業務プロセスを改善するには、

既存の仕事の流れを可視化し、問題点を洗い出した上で、

プロセス(過程)を再設計する必要があります。

 

業務プロセスの課題は、

工程のつながりに存在する場合がほとんどなので、

単に個々の作業を可視化するだけでは不十分です。

 

つまり、問題を根本的に解決するためには、

“部門を超えた業務プロセスのつながり”を

明確にしなければなりません。

 

このことから、「業務プロセス」は、

“部門間をまたいだ業務の構造”だと定義できます。

 

 

◆業務プロセス改善の手順◆

STEP1 業務プロセスのモデル図を作成

まずは、BPMN(ビジネスプロセスモデリング表記)を用いて

業務プロセスのモデル図を作成しましょう。

BPMNは、世界標準(ISO19510)の記述方式です。

(記号で業務フローを表すやり方です)

STEP2 現場のヒアリング

業務プロセスのモデル図を作成したら、

実際の現場で現状の課題を聞き取ります。

・停滞・遅延している業務はないか

・個人のスキルに依存している(属人化)業務はないか

・リソースが足りない業務はないか

・部署間の連携がとれていない業務はないか

など、多角的な視野で課題の発見に努めましょう。

STEP3 優先度に応じた解決策の立案

見つかった課題には優先順位を付けます。

全社的な業務改善は失敗しやすい傾向にあるので、

最初は優先順位の高い問題から解決していきましょう。

スモールスタートが業務プロセス改善を成功に導く秘訣です。

STEP4 複数ケースのシナリオを作成

業務プロセスの改善においては、

想定していなかった事態に陥る場合があります。

想定外の出来事にも迅速に対処できるように、

「Aの事態になったらこう対応する」「Bの状態はこう解消する」など

複数ケースに応じたシナリオをあらかじめ作成しましょう。

STEP5 効果の望める解決策から実施

さまざまな解決策の中から、

最も改善効果の見込めるものを実行に移しましょう。

一般的には60日~90日をかけて改善に取り組んでいきます。

 

<ポイント 関連プロセスは同時進行で改善を!>

仕事は組織をまたがって複雑に存在しています。

特定の工程のみを改善しても、関連プロセスに問題があれば

失敗する可能性が高まってしまいます。

ただし、逆に特定の工程を改善することで、関連プロセスが

好転する場合もあります。

従って解決策を実施する場合は、

各工程の関連性も重視しましょう。

STEP6 効果測定と原因分析

解決策による取り組みが成功したのか失敗したのか、

数値化した評価基準(量、工数etc)を使って、

効果測定を行いましょう。

その際、課題の原因も併せて検証します。

STEP7 分析結果から新たな解決策を立案

効果測定や原因分析の結果を踏まえて、

新しい解決策を考えます。

仮に、評価基準における成功の基準値を満たしている場合でも

「まだ改善の余地はないか?」という観点から

よりよい策を練ってみましょう。

STEP8 定期的な進捗会議・ブラッシュアップ

業務プロセス改善の関係者及び

プロジェクト責任者(代表取締役社長か決定権限のある経営者)で

進捗会議を開き、

プロジェクトが滞りなく進んでいるのか、

想定外の事態が発生していないのか話し合います。

※基本的には必ずプロジェクト責任者は交え、

意思疎通のコンセンサスを取るようにしましょう。

 

また、STEP1からSTEP7までを繰り返し、

PDCAサイクルを回して

プロジェクトのブラッシュアップを図りましょう。

 

 

◆業務プロセス改善は弊社にお任せ!◆

今回は、「業務プロセス」の定義と改善手順をご紹介しました。

 

業務プロセスの改善は、一見簡単に思えるかもしれませんが、

手間や時間もかかるプロジェクトです。

 

「業務プロセスの定義はわかったけど進め方がわからない」

「業務プロセスの改善に何度も取り組んでいるが成功しない」

という方は、業務効率改善コンサルティングを行っている

弊社までお気軽にご相談ください!

 

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