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業務改善につながる3つの方法をご紹介!

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会社で働く中で、社長や上司から

「業務効率を改善しましょう」

「ムダな業務をなくして、残業を減らしましょう」

と言われた経験はありませんか?

 

そのたびに改善策を提案・実行しても、

実際に改善につながったケースは少ないのでは

ないでしょうか。

 

全社的に決めたはずのルールなのに、

内容が細かすぎてかえって負担になり、いつの間にか

「元のやり方に戻ってしまう」「担当者独自のやり方になる」

…ということは組織において珍しくありません。

 

今回は業務改善の目的やメリットなどを

改めて解説した上で、3つの解決方法をご紹介します。

 

 

 

◆業務改善のメリットと、3つの方法◆

業務改善の目的は、主に

「コスト削減」と「作業の効率化」です。

 

作業が効率化されれば、社員のモチベーションアップや

残業時間の減少につながり、ひいては

社員の定着やコスト削減などが期待できます。

 

「ウチは特殊な仕事だから、効率化が難しい…」

「以前に業務改善に取り組んで、失敗したことがある…」

という方は、次にご紹介する3つの方法を検討してみてください。

 

<方法1:業務の“やり方”を改善する>

ありがちなのが、

「残業は原則禁止します。それぞれ自身の業務を

振り返って効率化し、ムダのないよう働いてください」

という具体性に欠ける指示。

 

しかし、電話応対を中心とするカスタマーサポートなど、

業務の内容によっては効率化や短縮が

難しい場合があります。

これでは、かえって社員の不満を募らせてしまうかもしれません。

 

そうした事態を避けるためには、

社員に任せきりにするのではなく、会社側も

改善につながる取り組みを積極的に進めていく

必要があります。

 

先述のカスタマーサポート部門の場合、

受電を拒否することはできませんし、電話を

早々に切り上げることも難しいでしょう。

 

そこで、やり方(角度)を変えて、

「電話による問い合わせを減らす」

という視点で考えてみましょう。

 

例えば、多く寄せられる質問をまとめ、会社のホームページに

「よくあるご質問」などのコンテンツを設けることで、

電話による問い合わせを減らすことができます。

 

また、ショッピングサイトなら、お届け日数や料金といった

エンドユーザーが特に気にする情報を

分かりやすく掲載すれば、顧客満足度の向上にもつながります。

 

<方法2:業務の“ツール”を改善する>

新しいツールの導入も、業務改善には有効です。

 

例えば、オフィスにプリンターが1台しかないのであれば、

もう1台追加することで、印刷の待ち時間が減り、

大量印刷が必要な際も周囲の利用状況を

気にする必要がなくなります。

 

また、毎月の経理業務を手作業でこなしているのであれば、

勤怠管理ソフトや表計算ソフトなどを

活用するのも良いでしょう。

作業時間が短縮できるだけでなく、手作業ゆえに起きる

ケアレスミスの心配もありません。

 

「予算的に、どうしてもツールの導入が難しい」

という場合は、オフィスの配置換えも効果的です。

 

「全員が使う資料は、特定の部署の棚にしまわない」

「倉庫を整理して、どこに何があるのか分かりやすくする」

といった単純なことでも、業務改善につながります。

 

<方法3:不必要な業務は、いっそ捨てる(やめてしまう)>

「そもそも、本当に必要な業務なのか」を

定期的に見直すことも、業務改善には重要です。

 

まずは今やっている業務をすべてリストアップし、

「業務の目的」「得られる成果」を考えてみましょう。

 

「毎日書いている日報は、ちゃんと読まれているのかな…?

日々の業務を把握するのなら、別の方法があるのでは?」

 

「営業から預かった名刺の情報は

とりあえずデータ化しているけれど、

実際にこのデータを利用したことあったかな…?」

 

「ルーチンワークだから」「ルールだから」と、いつまでも

続けるのではなく、一度問題意識を持って、現在の

業務を振り返ってみてはいかがでしょうか。

スクラップ&ビルド、一度壊してから立て直すのが

実は近道である可能性もあります。

 

 

 

◆業務改善の方法まとめ◆

今回ご紹介した3つの方法は、すべて

実行すれば良いというわけではありません。

 

新しいルールやツールが増えすぎると

管理などが煩雑になり、

「これまで以上に忙しくなってしまった」

となる恐れがあるからです。

 

業務管理でお困りの際は、ぜひ弊社にご相談ください。

弊社では、業務効率改善コンサルティングを行っています。

 

業務改善のプロがお客様のお悩みを解決し、

業務の可視化・効率化・仕組み化に貢献します。

 

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