効率的に業務改善を行うための見える化とは？
品質向上やコスト削減、時間の効率化といった
業務改善は、多くの企業が掲げている大きな課題です。
しかし、いざ改善をしようとしても、
「何から手を着けていいのかわからず、
最初の一歩が踏み出せない」
という方も少なくないのではないでしょうか。
そこで、今回は業務改善の最初の一手として、
基本となる『見える化』についてお話ししたいと思います。
◆業務改善における『見える化』の定義◆
『見える化』とは、本来目に見えないものを、
画像や図、グラフなどにすることで
把握するための手段の一つです。
例えば、「作業量の偏り」や「特定社員に対する負担」
などの情報が、画像などで表すことによって、
目に見える情報として誰にでも分かるようになります。
具体的には、仕事の効率を下げる
「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見付け、
業務改善を図る中で取り組むべき課題を明確にします。
また、我々は
見える化＝広義
視える化＝狭義
と認識し活動を行っております。
◆業務改善における『見える化』の効果◆
・業務の「ムリ」を見つけ、パフォーマンスを高める
管理者が個々の仕事量を把握していないと、
部下へ適切な仕事の割り振りができず、
結果として全体の作業効率が低下してしまいます。
例えば、仕事ができるからという理由で
特定の社員にばかり仕事を割り振ってしまうと、
多大な負荷が原因でパフォーマンスが低下するばかりか、
最悪の場合離職してしまうことも考えられます。
個々に抱えている仕事量を視える化することで、
適切な量の仕事を割り振れるようになり、
「ムリ」のない効率的な仕事が実現できるでしょう。
・業務の「ムダ」をなくして、必要な仕事に集中する
限られた時間の中で効率よく業務をこなすには、
要不要を見極めた上で「ムダ」を省かなくてはなりません。
例えば、集計業務を手作業で行っていませんか？
こうした作業を表計算ソフトでデジタル管理すれば、
大幅な無駄を省くことができ、余った分のリソースを
他の仕事に回せるようになります。
業務内容を視える化することで業務の全体像が掴めれば、
必要な作業と無駄な作業の識別が可能になり、
より効率的に仕事を遂行できるでしょう。
・業務の「ムラ」を把握して、仕事を適切に分配する
社員ごとの業務量の差が大きいと、
「忙しい社員」と「暇な社員」が社内に発生し、
うまく業務を回すことが困難になります。
さらに、特定の社員ばかりが業務に追われている状況は、
納期の遅延やクオリティの低下といった
リスクを招くかもしれません。
時期ごとの仕事量や、社員の能力の「ムラ」を視える化すれば、
“限られた資源を最適に分配”
“リスクを認識することによるミスの回避”
など、さまざまな効果が期待できるでしょう。
◆業務改善における『見える化』のやり方◆
見える化に当たり注意しなければいけないのは、
「目的を明確にする」
「全員で情報を共有する」
「正確なデータを集める」ことです。
また、いきなり始めても満足な効果が
得られない恐れがあるので、
しっかりと準備をした上で行動に移しましょう。
例えば、残業時間の削減を目的にただ残業時間をデータ化しても、
残業時間の長さが分かるだけで、解決の糸口にはなりません。
この場合必要な情報は、残業が発生する理由・原因となる、
残業前の仕事内容です。
また業務改善の目的が曖昧だったり
必要なデータが取れなかったりすると、
ただ作業が増えるだけで何の解決にもつながりません。
リソースを無駄に消費することになれば、
本末転倒といえるでしょう。
『見える化』は、業務改善という
本来の目的を達成するための手段です。
見える化そのものが目的になってしまわないよう、
ゴールを明確にしておきましょう。
◆『見える化』に関するまとめ◆
見える化とは、日々の業務における「ムリ」「ムダ」「ムラ」を
浮き彫りにして、解決策を立てるための手段です。
ハッキリとした目的を見据え取り組むことで、
着実に業務改善を図ることができるでしょう。
より効率的に見える化を推し進めたいという場合は、
顧客管理システム等を導入する方法もあります。
「見える化の必要性は理解したが、
何から着手すればいいかわからない」
「業務改善に取り組むためのリソースを割くだけの余裕がない…」
とお困りの方は、ぜひ弊社までご相談ください。
弊社では、業務効率改善コンサルティングを行っています。
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