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準備から実施まで!業務改善の正しい進め方

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こんにちは、森田です。

 

コスト削減や生産性アップなどを目的に

業務改善に取り組まれている企業様は少なくありません。

 

しかし、“効果の出る業務改善”を行うためには、

最適な進め方をする必要があります。

場当たり的な手順では、逆効果になってしまうことも…。

 

そこで、今回は業務改善の正しい進め方を詳しくご紹介します。

 

 

 

◆進め方(1)業務改善の準備◆

何事も事前の準備が肝心だと言われていますが、

業務改善も例外ではありません。

業務改善の準備にあたって、重視すべきは下記の2点です。

 

・目的、目標の明確化

「誰が」「何を」「どのような方法で」「いつまでに」「いくらで」

業務改善するのか、目的・目標を明確にしましょう。

目的・目標は、数値化するのがポイントです。

 

曖昧な目的や目標で進めてしまうと、

業務改善の実施方法に個々でバラつきが生じてしまい、

期待していた効果が出ない恐れがあります。

 

・問題点、改善案の想定

現状で考えられる問題点や、

それに対する改善策を挙げてみましょう。

ここで挙げる問題点や改善策は、漠然としたもので構いません。

 

問題点や改善策をあらかじめ想定しておくことで、

業務改善に関わる人が共通認識を持って

プロジェクトを遂行できるようになります。

 

 

◆進め方(2)業務の現状把握◆

業務改善の準備が整ったら、

「業務が今どのような状況にあるのか」を調べます。

 

下記のような手順で現状把握を進めると、

より明確に業務の可視化・棚卸しを図ることができるでしょう。

 

1.BPMNを活用した分析

BPMN(ビジネスプロセスモデリング表記法)とは、

ビジネスプロセス図を作成するための規格で、

業務の流れや内容を図で可視化します。

 

BPMNを活用するメリットは、

現状の業務を視覚的に理解できること。

さらに、BPMNは国際標準規格で

規格化されているため(ISO19510)、

海外拠点と連携することも可能です。

 

2.現場のヒアリング

業務を可視化した次は、

「ムリ・ムダ・ムラ」が発生していないかを確認するために

・非効率な作業はないか

・不要な工程はないか

・業務の中で何が問題か

など、実際の現場の声をヒアリングしましょう。

 

 

◆進め方(3)問題点の洗い出し◆

業務の現状や現場の声を踏まえて、

何が問題になっているのかを洗い出します。

 

問題点を洗い出す際は、「なぜ?」を繰り返して

根本的な原因を突き止めるようにしましょう。

 

表面的な問題だけを解決しても、

真の業務改善にはつながりません。

 

あるひとつの問題に対して最低でも5回は「なぜ?」を繰り返し、

原因を徹底的に追及してください。

 

また、問題が発生している業務とはまったく別の業務が、

問題の原因になっているケースも少なくありません。

そのため、問題が発生している(と思える)業務に限らず、

関連業務もきちんと確認しましょう。

 

その際、部署間や社員間で情報共有・比較するのも、

客観的な視点から問題を把握するために有効な手段です。

 

 

◆進め方(4)業務改善計画の立案◆

業務改善の主な手法は、

「排除」「標準化」「代替」の3パターンに分けることができます。

 

それぞれ優先度は変わってくるため、

改善計画を提議するときは、

各業務や問題に対してどの手法が適切なのかを考え、

難易度の低い改善策から取り組むようにしましょう。

 

優先順位の付け方は下記のとおりです。

 

<改善計画の優先順位>

1.排除

既存業務の中で明らかにムダだったり、

なくなっても問題のなかったりする業務

2.標準化

現状で業務ルールが明確に定義されていない業務

3.代替

「排除」「標準化」もできない業務

 

1の「排除」は、既存業務の何かを廃止すれば済むので、

比較的簡単に業務改善が見込めます。

 

その点、3の「代替」は大規模な取り組みが必要なため、

改善策の優先順位としてはそれほど高くありません。

 

もしも、ある問題点に対して複数の改善計画がある場合は、

準備の段階で決めた目的や目標を踏まえて

最適なものを選ぶようにしましょう。

 

実施する改善計画が決定したら、KPIを設定します。

 

KPIとは、最終目標を達成するために設ける、評価指標のこと。

簡単に説明すれば、

最終目標のための短期・中間目標のようなものです。

 

 

◆進め方(5)業務改善計画の実施◆

業務改善計画ができあがったら、実際の行動に移します。

 

しかし、どれだけ入念に計画を立てても、

いざ実施してみると、さまざまなトラブルが発生するもの。

イレギュラーな事態が起こることも少なくありません。

 

もしものときは、

事前に設けたKPIに沿って、冷静に対処しましょう。

 

KPIを達成することができなければ、

せっかく立てた業務改善計画が成功することもありません。

 

KPIにズレが生じている場合は改善策に問題がないか確認し、

必要に応じて別の改善策を講じましょう。

 

また、実施した業務改善計画の内容や流れは

マニュアル化しておくことをおすすめします。

 

抜本的な業務改善を実現させるためには、

社員一人ひとりが意識して取り組む必要があります。

全社員が定期的に業務改善の進み具合をチェックできるように

業務改善マニュアルを作成しましょう。

 

 

◆業務改善の進め方まとめ◆

今回ご紹介したように、“業務改善”と一口に言っても

その実施には入念な準備や計画が必要です。

 

もちろん、手間や時間はかかりますが、

相応の手順を踏むことによって、

効果の出る業務改善へと近付くことができるでしょう。

 

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