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業務改善とは?その効果や進め方を簡単解説!

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こんにちは、久保です。

 

企業活動において、安定して利益を上げるためには

「無駄なコストを省く」ことも大切です。

そのため、日々、業務改善に取り組まれている

企業様も多いでしょう。

 

しかし、“業務改善”と一口に言っても、

さまざまな方法があり、その実現は決して容易ではありません。

 

そもそも、業務改善とは具体的に

どのようなことを指すのかご存知でしょうか?

 

今回は、「業務改善とは何か?」という観点から

PDCAの考え方、必要性、メリット、進め方に至るまで、

“業務改善”の基本的な事柄をわかりやすく解説します。

 

◆企業活動における、業務とは?◆

まず、企業活動における「業務」とは

どのような意味なのか考えてみましょう。

 

辞書を引いてみると、業務とは、

「毎日継続的に行う商売に関する仕事のこと」とあります。

 

つまり、「人や物、お金を投じて、

お客様が望む商品・サービスを提供すること」が、

企業活動における“業務”だと言えます。

 

 

 

◆業務改善の「改善」とは?PDCAとは?◆

では、業務改善の「改善」とは何を指すのでしょうか?

 

「物事をよくするために改めること」という

言葉が持つ本来の意味のとおり、

企業活動における改善とは、

「商品・サービスの提供にあたって

より効率的でスムーズな流れを構築する」ことです。

 

そのために用いられる手法のひとつが、PDCAです。

 

PDCAは、

Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Action(対策)

を継続的に繰り返すことで、業務改善を図るという考え方です。

 

 

 

◆なぜ、業務改善が必要なのか?◆

冒頭でも述べたように、

企業活動において利益を確保するためには、

業務の「ムリ、ムダ、ムラ」を排除する必要があります。

 

・形式的になってしまったルーチンワークをなくす

・毎日行っていた作業の頻度を減らす

・手順や担当者を変更する

など、「ムリ、ムダ、ムラ」を排除することは、

会社が抱える問題の根本的な解決へとつながります。

 

そのために有効な方法が、PDCAなのです。

 

 

 

◆業務改善で得られる効果◆

では、PDCAなども取り入れながら

業務改善を図ることによって、

具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか?

 

<業務改善で期待できる効果>

・余計なコストの削減

・業務にかかる時間を短縮

・作業効率の向上

・生産性の向上

・残業代の削減

・社員ごとの仕事量のバラつきを是正

・業務パフォーマンスの維持

・不良品率の低減

・空いた時間の有効利用

 

このように、業務改善に取り組むことによって、

ヒト・モノ・カネといった企業活動における問題を

トータルで解決へと導けるため、

様々なメリットを得ることができます。

 

 

 

◆業務改善の進め方◆

業務改善の基本的な考え方や必要性、

そのメリットについてはご理解いただけたでしょうか?

 

次は、業務改善の進め方を紹介します。

 

(1)業務の可視化・棚卸し

まずは、業務の「可視化」を図りましょう。

このとき、日々の作業はもちろん、イレギュラーな事項も

しっかりと洗い出しておくことがポイント。

各部署で発生する業務すべてを棚卸しします。

 

また、業務の種類・担当者・発生頻度・難易度など、

いくつかの項目に分けて整理すると、

業務内容がより明確になります。

 

(2)問題点の洗い出し

時間や経費、社員の業務量など、多角的な視点から

「ムリ・ムダ・ムラ」が発生していないか確認しましょう。

 

・業務の遂行にあたって不要なフローはないか

・システム化などによって簡略できる作業はないか

・社員によって担当している仕事量に大きな差はないか

など、業務における問題点を徹底的に洗い出します。

 

(3)比較と共有

部署間や社員間で情報共有・比較し、

「タスク処理が早い人はどのような工夫をしているのか」

「社員ごとの業務遂行手順に違いはないか」

といったことを細かくチェックします。

 

さらに、他社の財務諸表などを参考にできる場合は、

自社と比較し、客観的な視点から課題を明確にしましょう。

 

(4)優先順位を付ける

何から取り組むべきなのかを把握するために、

各業務に優先順位を付けていきましょう。

 

その際、棚卸時の分類情報を参考にすると

スムーズに進めることができます。

 

(5)改善策を考える

優先順位が決まったら、

“改善の難易度(改善にかかるトータルコスト)”

“改善後の効果”を含めて改善策を考えましょう。

 

ただ漠然と案を出すよりも

難易度や効果も踏まえるほうが、

的確な業務改善が可能になります。

 

(6)マニュアル化する

上記を踏まえて適切な改善フローが見つかった場合は、

業務改善の効果を全社的に反映させるために、

その内容や方法をしっかりとマニュアル化しましょう。

 

 

 

◆業務改善に関するまとめ◆

業務改善とは、日々の業務の中で「ムリ・ムダ・ムラ」といった

問題点がないか見直して、継続的に改善を図ること。

 

コストや手間の削減はもちろん、

生産性アップといった多くのメリットがあるため、

企業活動において重要な位置を占める取り組みです。

 

しかし、業務改善は一朝一夕でできるわけではありません。

 

改善策を実行したあとに、その結果を検証することで

初めて業務改善の効果を把握することができます。

そのため、業務改善は焦らず長期的に行っていきましょう。

 

「業務改善の基本はわかったが、どうすればいいかわからない」

「日々の作業が忙しくて、業務改善に取り組む暇がない…」

とお困りの場合は、ぜひ弊社までご相談ください。

 

弊社では、業務効率改善コンサルティングを行っています。

興味のある企業様は、お気軽にお問い合わせください。

 

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