文書管理を成功させるための要点とは？
こんにちは、森田です。
年度末が近づき、書類の整理や保管体制の見直しを
お考えの企業様も多いのではないでしょうか。
文書を上手に管理するためには、
押さえておくべきポイントがあります。
倉庫整理やオフィスでの座席の移動に伴って
文書を整理する際は、古い書類を移動・廃棄して、後々
「あの書類はどこに置いたっけ…」とならないように
注意しましょう。
◆「管理」＝「保管するだけ」ではない◆
お客様から受け取った契約書や納品書といった書類は、
原本を利活用することは少ないため、処理後は
「倉庫や金庫にしまったまま」という企業様も多いでしょう。
しかし、文書をそのまま眠らせておくのは宝の持ち腐れ。
上記書類をはじめ、個人情報書類や見積書などは
あるときはデータベースとなり、またあるときは過去の事例を
参照するための具体的な資料となります。
「アンケートをとりたいけれど、実施する時間がない…」
「イレギュラー案件なので、マニュアルに対処法の記載がない…」
このような場合ゼロから対処方法を考えるのでなく、
保有している情報を用いることで、
素早い解決に結びつくことがあります。
文書はただ「保管」するのでなく、上手に「活用」することが
重要です。中でも利用頻度の高い文書は、
すぐに取り出せるようにしておきましょう。
◆利点だけでなくリスクにも目を光らせる◆
書類を紙媒体で管理するメリットとして、
「どこでも読むことができ、閲覧のための装置を必要としない」
「ひと目で概要を把握しやすい」
「書き込むことができる」
「文書の内容を改ざんしにくい」
などが挙げられます。
その中でも「誰でも簡単に扱うことができる」というのが
最大の特長ではないでしょうか。
一方で、「保管スペースが必要」「紛失・持ち出しの恐れがある」
といった管理面や、「一冊のファイルにまとめても、他の人と
同時に見られない」というような活用面でのデメリットもあります。
さらに、火災や地震などの災害に見舞われてしまった場合、
顧客情報の流出や蓄積したノウハウの消失が懸念されます。
これらの問題を一気に解決するためには、
「文書のスキャニング」が有効です。
◆文書管理体制を整えた上で、有効活用を◆
スキャンした文書を管理する際にまず大事なのは、
「何の文書がどこにあるのかが簡単にわかる」こと。
データをただ一ヶ所に集約するだけでは、必要な情報を
取り出すのにかえって手間がかかってしまいます。
ITに詳しくない社員でも把握・利用できるように
細かくフォルダ分けしたり、関連ツールと連動させたりするなど
データの種類・量に応じて文書を管理しましょう。
以下に、社内インフラ整備にあたり
注意が必要な事項を記載します。
＜ポイント1：アクセス権限をしっかり決める＞
倉庫や金庫の鍵を管理する担当者が決まっているように、
スキャンした文書にもアクセス権限を設けることが必要です。
社内情報なら「人事関係」「経理・総務関係」、
社外情報なら「顧客リスト」「名刺データ」など、
情報別にアクセスできる部署、担当者を決定しましょう。
＜ポイント2：説明・研修をしっかり行う＞
社内でも、部署や年代によってIT知識に差があります。
ルールを記載した書類を配布するだけでなく
直接説明する場を設けることで、文書のデータ化への移行期間を
短くすることができ、また情報漏えいの防止にもつながります。
特に営業部署などではデータよりも紙での取り扱いに
慣れている場合が多く、また社外の人とのやり取りも多いため、
データの誤送信などのリスクがつきまといます。
スキャニング文書の価値を最大限に発揮するには、
会社全体で利用方法を共有し、適切に取り扱うようにしましょう。
◆大量のスキャニングは弊社にお任せ◆
文書管理において重要なのは、「保管」と「活用」のバランスを
保つこと。その第一歩となるのが、紙媒体のスキャニングです。
しかし、文書のデータ化が完了してから、
「あのデータはどこに格納されていたっけ…」
「紙媒体だった頃の方が扱いやすかった…」
となってしまっては本末転倒です。
弊社では、個人情報取り扱いの
プロフェッショナルである個人情報保護士の
資格を持った社員が、お客様の大切なデータをお預かりします。
煩雑なスキャニング作業はもちろん、
情報を「活用」できるようサポートいたしますので、
まずはご相談ください。