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ビジネスパーソン必見。名刺の上手な保管方法。

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こんにちは、久保です。

 

今年も残り10日を切り、そろそろ年末の大掃除を

される方も多いのではないでしょうか。

その際、多くのビジネスパーソンがついでに行うことの

一つに『名刺整理』が挙げられます。

 

今年一年、たくさんの方と出会った証でもある名刺は、

貴重な情報データではありますが、気をつけないと

すぐに煩雑な状態になってしまうもの。

今回は、そんな方々のために、

おすすめの名刺保管方法をお伝えいたします。

 

 

◆まずは名刺を分類してみましょう◆

無数にある名刺をしっかり情報データとして

扱うための第一歩は、『分類する』ことです。

まずは所有している名刺を、机の上に並べてみましょう。

その上で、ルールに則って分類してみると、

思いのほかスッキリするものです。

おすすめは、下記の3種類です。

 

<50音順:手間のかからなさはピカイチ>

一番分類の手間がかからないのが、50音順です。

なぜなら「あいうえお順」に並べるだけで良いから。

この際、会社名で並べる場合と個人名で並べる場合が

ありますが、おすすめは会社名で分類した後、

同じ会社内で個人名の50音順でさらに並べる手法です。

 

<業界別:活用のしやすさは魅力的>

50音順に比べて手間はかかってしまいますが、

業界別に分類するのも、非常におすすめです。なぜなら、

「小売店に営業かけたいけど、どの人だったかなぁ…」

といった状況を大幅に減らすことができるからです。

業種や業界別にしっかりとカテゴライズしておけば、

欲しい情報を一目で確認できるため、ビジネスのスピードも

自然と上がります。

 

<時系列:スケジュールと照らし合わせる人におすすめ>

名刺をもらった日付順に保管する方法も、

おすすめ方法の一つです。

手帳などでスケジュールを確認しながら、名刺を探すことが

できるため、「この人とは、こんな話をしたな」といった

補足情報も同時に確認できます。

もちろん、日付がわからなくなる前に分類する必要があるので、

基本的にはマメな方におすすめです。

 

 

◆保管方法にもこだわりましょう◆

名刺の代表的な保管方法としては、

主に『ボックス形式』と『ファイリング形式』が挙げられます。

どちらも一長一短ですので、分類方法に合わせて

保管方法も考えましょう。

 

<ボックス形式とは>

その名の通り、箱型(ボックス)のものに入れる形式です。

現在では、名刺を立てて入れられる箱型のものや、

回転しながら名刺をスムーズに探すことのできるものまで、

種類豊富に揃っています。

インデックスを付けて名刺を分類できる特性から、

『50音順』や『業界別』で分類される方におすすめです。

 

<ファイリング形式とは>

ファイリング形式は、名刺サイズのポケットが付いた

ファイルを利用して保管する形式です。

1ページで複数枚の名刺を同時に確認できる利点が

ありますが、後から並べ替えがしにくいという欠点もあります。

そうした特性から、『時系列』で分類する方におすすめです。

 

 

◆名刺にはどんどん書き込みましょう◆

もしも皆様が、

「もらった名刺はきれいな状態で保管しないといけない」

とお考えであれば、それは間違いです。

むしろ名刺には、名刺をもらった日付や場所、仕事の用件といった

基本情報を書き込んでおくことをおすすめします。

どれだけ記憶力の良い人でも、日々たくさんの人と

出会っているうちに、古い記憶は薄れていくものです。

だからこそ、気になる情報は名刺に書き込んでおき、

後ほど活用する際に役立てましょう。

 

 

◆名刺が増えた際は、名刺のデータ化がおすすめ◆

ここまで名刺の保管方法をお伝えしてまいりましたが、

やはり名刺が大量になってくると、

アナログな保管方法では限界があります。

そういうときにおすすめなのが、名刺のデータ化です。

 

弊社では、名刺のデータ化を行っておりますので、

「名刺が増えてきて、保管が大変…」

「名刺の情報を有効活用したい…」

とお悩みの際は、ぜひ弊社に名刺入力をご依頼ください。

 

弊社のデータ入力精度は99%以上と極めて高く

名刺のデータを正確に入力できるため、

DMの発送先リスト作成などに活用する場合にも、

安心してご利用いただけます。

 

名刺入力・名刺のデータ化に関することは、

ぜひ弊社にお任せください。

 

名刺入力・名刺のデータ化についてはこちら

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