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年末の下準備として、顧客リストのデータ化はお早めに!

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こんにちは、鈴木です。

 

1年も残り約3分の1となり、総務部の皆様は

そろそろ年末の準備に取り掛かる時期ではないでしょうか?

 

冬の賞与や歳末決算、お歳暮、年賀状など、

様々な業務が重なる年末は、早めの下準備が肝心です。

 

社内には「12月に入ってから準備すればいい」と

考えている部署も少なくありませんが、

“気付いたときにはすでに下準備が完了している”

という状況を作り出すことも総務部の重要な役割です。

 

そこで今回は、総務部の方に向けて、

お歳暮や年賀状に関わる業務を進めるにあたり

必須のタスク・留意点をご紹介いたします。

 

 

 

◆円滑な業務遂行を実現する下準備とは◆

<お歳暮>

日頃の感謝の気持ちを込めて贈るお歳暮は、

スムーズに準備を進め、最適な時期に届けたいものです。

早い段階で実務的な部分の下準備を進め、

いざというときに慌てることのないようにしましょう。

 

・顧客のリスト化

まずはどの顧客にお歳暮を送付するのかを

把握しなければなりません。

できるだけ早く、各部署に送付先を決めてもらいましょう。

 

郵便番号や住所はもちろん、正式な企業名・代表名など、

送付する際に必要となる情報をまとめてもらいます。

 

お歳暮の時期に慌てないようにするには、

各部署への早め早めの案内が非常に有効です。

 

・品物の選定

どのデパートのどんな品物を発注するのかを

検討しなければならないため、品物に関しても

各部署から早めに情報を入手しておきましょう。

 

「送付先が多く、品物を一つひとつ聞いていられない…」

という場合は、あらかじめ金額に応じて

贈る品物を決めておくのもひとつの方法です。

 

各部署に送付先ごとにランクを付けてもらい、

そのランクに応じて決まった品物を贈るようにすれば、

品物を選ぶ手間や余計な発注を削減できます。

 

 

<年賀状>

新年に向けた準備も、年末の段階で進める必要があります。

特に会社名義で出す年賀状は、

企業にとって重要な儀礼のひとつ。

気持ち良く新年の挨拶ができるよう、ミスなく進めましょう。

 

・デザインの検討

デザイン確認→社内承認→仕上がり確認→印刷…と、

年賀状作成には意外と時間を要するものです。

そのため、12月に入ってから準備を行うのは避けましょう。

 

元旦に届けるためには、発送の期限があります。

できれば11月中にはデザインの検討を進め、

12月初旬までには社内に配布できる段取りがベストです。

 

・送付先のリスト化

宛名書きを各自で書いてもらわず、総務部で対応する場合は、

送付先をリスト化しなければなりません。

 

顧客リストに関しても、早めに各部署に提出を依頼し、

送付に必要な情報を得るようにしておきましょう。

 

 

 

◆顧客リストのデータ化は弊社にお任せ!◆

上記に従ってお歳暮や年賀状を送付する顧客リストを入手したら、

次はその顧客リストのデータ化です。

 

とはいえ、通常業務と並行して顧客リストのデータを

入力するのは、決して容易ではありません。

 

「確認する時間がなかったため、顧客リストにミスがあった!」

「他の業務に追われて、顧客リストのデータ化が終わらない!」

「そもそも顧客リストをデータ化する時間がない!」

など、困ってしまった経験はありませんか?

 

そのような顧客リストのデータ化に関してお悩みの場合は、

ぜひ弊社に顧客リストの作成をご依頼ください!

 

入力精度99%を誇る弊社なら、ミスが発生する心配は不要。

余計な時間や手間を削減するのにも有効です。

 

本業に集中できる環境を作り上げて

他部署と連携を取りながらタスクを進めるためにも、

お歳暮や年賀状送付の下準備である

顧客リストのデータ化は、弊社にお任せください。

 

名簿入力サービスについてはこちら

 

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