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データ化した紙文書は、データベースで管理しましょう

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こんにちは、鈴木です。

 

紙文書のデータ化に取り組んだご担当者様の中には、

「データ化で棚はすっきりしたけど、情報が探しづらくなった」

「情報の格納先について、社員から聞かれることが増えた」

などとお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか?

 

せっかく手間暇をかけてデータ化した情報も、

どこにあるのかわからなければ、活用することはできません。

また、閲覧したいデータの格納先がわかっても、

「データを開いてみないと内容がわからない」という場合、

必要な情報を探し出すために時間がかかってしまいます。

 

こうした問題を解決する方法としてオススメなのが、

データ化した紙文書をデータベースで管理すること。

情報が検索しやすく、管理しやすいデータベースを構築できれば、

情報を探す時間が短縮され、業務効率も飛躍的に高まるでしょう。

 

ここでは、データベースでの管理を始める前に押さえておきたい

「紙文書データ化のポイント」をご紹介いたします。

 

 

 

◆紙文書データ化のポイント◆

<ポイント1 データ化すべき情報を精査する>

紙文書の掲載内容をすべてデータ化するのには、

多大な手間と負担がかかります。

また、図表やイラストを多用している資料などは、

テキストデータではなく、画像データに変換して

保管しておくほうが実用的です。

 

データベースで管理しない場合であっても、

紙文書のデータ化を進める上で大切なのは、

データ化の要否を検討し、情報を精査すること。

 

資料の特性や利用目的を踏まえて、

「どの程度、データ化するか」

「どういった形式のデータにするか」

という2点を決めておきましょう。

 

 

<ポイント2 インデックスデータを作成する>

インデックスデータとは、索引情報のこと。

書籍やパンフレットなどについている「目次」のようなものです。

紙文書のタイトル、内容などをインデックスとして設定し、

格納先(フォルダ名など)と一緒に登録しておけば、

必要な情報がすぐに見つけられるようになります。

 

このインデックスデータは、紙文書をテキストデータではなく、

画像データに変換して管理する場合にも便利です。

それぞれの画像データに紐づく情報が登録されていれば、

インデックスデータを開いて検索するだけで、

「どんな画像データが、どこにあるのか」が瞬時にわかります。

 

なお、設定すべきインデックスの種類は、

その紙文書の掲載内容によって異なります。

紙文書をデータ化する際には、下記の例を参考に、

どのようなインデックスが必要なのかを考えましょう。

 

■ インデックスの例 ■

<例1> 広報誌・業界紙の電子化

号数/発行年/目次/記事タイトル/著者名 など

 

<例2> 商品パンフレットの電子化

製品名/メーカー名/製品種別/発売日/価格 など

 

 

 

◆紙文書のデータ化はお任せください◆

紙文書の掲載内容をすべてテキストデータにする場合、

誤入力などがないかを確認する工程も含めると、

かなりの労力とコストがかかるもの。

 

また、紙文書を画像データに変換する場合でも、

データベースで管理するのであれば、

インデックスデータを作成しなければなりません。

 

こうした紙文書のデータ化から、インデックスデータの作成まで、

手間のかかるテキスト入力は、すべて弊社にお任せください。

御社の大切な資料を個人情報保護士がお預かりし、

正確かつ迅速に、間違いのないデータを提供いたします。

 

「ある程度データ化が進んでいる」という企業様も、

「これからデータ化を検討する」という企業様も、

どうぞお気軽にご相談ください。

 

テキスト入力サービスについてはこちら

 

 

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