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スキャン代行でペーパーレス化する3つのメリット

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こんにちは、久保です。

 

大量の紙資料をバインダなどに入れ、

保管されている企業も多いかと思いますが、

今回は、そうした書類をすべてスキャンして、

ペーパーレス化するメリットについてご紹介いたします。

 

「回収したアンケート用紙が大量に放置されている…」

「調査票に記載されたお客様情報をまとめる時間がない…」

「社内資料を確認しに、保管庫へ行くのが面倒…」

「いつも持ち歩いている資料が重たくて困っている」

 

スキャン代行でペーパーレス化すれば、

こうした悩みをすぐに解消することができます!

 

各種書類のスキャンをご検討中の方は、

まず下記のメリットをご覧ください。

 

 

 

◆スキャン代行の3つのメリット◆

<その1 執務室などがスッキリ片付く>

「増え続ける書類の整理に、毎年キャビネットを買い足している」

「広かった執務室も、書類のせいで徐々に手狭になってきた」

「このキャビネットがなければ、もっとスッキリするのに…」

などといったお悩みはありませんか?

 

弊社にスキャン代行を依頼されるお客様の中には、

書類・紙資料の保管場所にお悩みの方が多くいらっしゃいますが、

場所を取る書類・紙資料をすべてスキャンしてしまえば、

もう保管場所に悩む必要はありません。

 

スキャン後に要らなくなったキャビネットを処分して、

空いたスペースにデスクを配置したり、

共有スペースにしたりすることも可能です。

スペースの有効活用をお考えの方は、

紙資料・書類のペーパーレス化をご検討ください。

 

 

<その2 どこでも手軽に閲覧できるようになる>

社内のスタッフが頻繁に使う紙資料・書類は、

“共有のキャビネット”に保管されていることが少なくありません。

しかし、誰でも閲覧しやすいよう保管場所に配慮していたとしても、

その場所に行くまで時間がかかってしまうものです。

「いますぐ確認したい」といった場合に、

もどかしさを感じている方も多いのではないでしょうか。

 

その点、社内で共有している紙資料・書類を

すべてスキャンしてデータ化した上で、

パソコンや社内の共有フォルダに入れておけば、

必要なとき、スムーズに閲覧できるようになります。

 

保管場所まで書類を取りに行く時間が省ける分、

本業に集中できるようになるでしょう。

 

 

<その3 資料などの持ち運びが楽になる>

営業スタッフの場合、取引先との打ち合わせで、

社内資料を持参する機会も多いかと思いますが、

紙の書類は重たい上にかさばるものです。

その持ち運びにお悩みの方も多いでしょう。

 

その点、取引先に持っていく書類・紙資料を

すべてスキャンしてデータ化すれば、

資料の持ち運びもスムーズになります。

 

例えば、プレゼン資料、見本誌、参考文献などを

すべてスキャンしてタブレット端末などに保存すれば、

“社内の保管庫”並みの資料を持ち運ぶことも可能!

 

また、分厚い専門書や論文集などをスキャンして、

スマートフォンやタブレット端末に入れて持ち運べば、

通勤中の電車でも楽々読むことができます。

 

 

 

◆スキャンデータの全文検索も可能◆

弊社のスキャニングサービスでは、

お預かりした紙資料をスムーズにデータ化できるほか、

お客様の目的に合わせて集計・グラフ化することも可能です。

 

また、各種書類のスキャンデータは、

「全文検索」できる形式で納品しているため、

スキャン代行後の情報検索もスムーズ!

キーワードなどで検索するだけで、

必要な情報をすぐに入手することができます。

 

大量の紙資料の保管スペースにお悩みの方、

重たい書類の持ち運びにお悩みの方は、

ぜひ弊社のスキャニングサービスをご利用ください。

 

スキャニングサービスについてはこちら

 

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