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名刺管理をデータ化して変わる業務効率

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こんにちは、久保です。

 

スケジュール帳などのビジネスツールが次々と電子化される中、

いまだに名刺だけは紙のままです。

最近では、名刺をデータ化して管理する方も増えてきましたが、

まだまだ名刺をファイルに入れて保管している方が多いでしょう。

 

そうした中、下記のような経験をされたことはありませんか?

 

「上司から、ある名刺を探すように“箱”を渡された…」

「あの担当者に連絡したいのに、肝心な名刺が見つからない…」

「DMを送る際、1件1件名刺を見ながら宛名書きしている…」

 

こうした悩みをまとめて解消できる方法としてオススメなのが、

“名刺をデータとして管理すること(名刺管理のデータ化)”です。

 

今回は、その主なメリットについてご紹介いたします。

 

 

 

◆名刺管理をデータ化するメリット◆

<その1> 名刺ファイルが必要なくなる

人と会う機会の多い営業スタッフの中には、

名刺を複数のファイルに分けて管理している人も多いでしょう。

「先月、名刺交換した後、どのファイルに入れたのか忘れた…」

などといった経験はありませんか?

 

大量の名刺を保有している場合でも、

名刺の情報をひとつのデータファイルにまとめてしまえば、

名刺ファイルを手元に置いておく必要はありません。

 

もう使わない名刺ファイルはキャビネットなどに入れれば、

煩雑になりがちなデスクまわりがすっきりするほか、

何より、複数のファイルから1枚の名刺を探し出すといった

余計な手間と時間がなくなります。

 

 

<その2> 希望の連絡先がすぐに見つかる

ファイルで名刺を管理している場合、

いただいた順番でファイリングしている方もいれば、

五十音順などで保管している方もいるでしょう。

しかし、どのような方法にせよ、

目的の名刺を探すのには、それなりの手間がかかります。

 

その点、名刺管理をデータ化してしまえば、

データファイル上で「会社名」や「担当者名」を検索するだけで、

いま使いたい連絡先をすぐに見つけることが可能です。

 

 

<その3> データがそのまま「取引先リスト」になる

大量の名刺をもとに作成されたデータファイルは、

それだけで「取引先リスト」として活用できます。

 

例えば、

「複数の取引先に、年末年始の休業日をお知らせしたい」

「最近、お付き合いのない取引先にDMを送りたい」

といった場合、データファイルから該当する取引先だけ抽出して、

メールやDMを送ることが可能です。

 

また、複数の名刺をまとめたデータファイルがあれば、

名刺を見ながら長いメールアドレスを入力したり、

DMの宛名書きをしたりする必要もありません。

 

アナログな作業から解放される分、

本来の業務に集中できるようになるでしょう。

 

 

 

◆全社員の名刺管理をデータ化しませんか◆

名刺管理を個々の社員に委ねている企業の場合、

取引先の担当者名、電話番号などが社内でうまく共有できず、

「A社に連絡できるのは、Bさんだけ」といった状況に陥りがちです。

 

上記のケースであれば、

Bさんが欠勤してしまうとA社に連絡できなくなり、

業務に大きな支障が出てしまう可能性があります。

 

特に、法人営業の場合、取引先情報の共有は必要不可欠です。

社内でスムーズに情報を共有するためにも、

弊社では全社員の保有する名刺を

データ化して管理することをオススメします。

 

名刺管理をデータ化し、社内できちんと共有できていれば、

急な部署異動や退職・休職があった場合でも、

引き継ぎをスムーズに進めることができるでしょう。

 

なお、名刺の連絡先などをデータ化する際は、

どうしても“入力ミス”が発生しがちです。

大量の名刺をデータ化する場合には、

プロによるサービスの利用も検討してみてください。

 

名刺入力サービスについてはこちら

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